小議呼叫中心職能管理職位的KPI設(shè)定

王丹丹 2011/02/09

　　對于具備一定規(guī)模的呼叫中心來講，除各級運營管理職位以外，還需要同時設(shè)置不同的職能管理職位，比如：培訓(xùn)專員、報表專員、人事行政專員、績效專員等。這些職能管理職位其工作職責、目標方向各有不同，但卻是呼叫中心正常運營中不可獲缺的組成部分，與各運營職位一起保障了呼叫中心的正常良性運營。本文將從不同崗位的職責推導(dǎo)出不同崗位的KPI，最終再對不同KPI的設(shè)定目的進行總結(jié)點評這一思路，對這些職能管理職位的KPI設(shè)定進行簡單的分析闡述。

【培訓(xùn)專員】
一、崗位職責
 負責新員工入職培訓(xùn)及考核；
 負責在崗員工的培訓(xùn)及考核；
 負責制定年度、季度、月度培訓(xùn)計劃，并組織實施；
 負責搭建并完善培訓(xùn)框架和培訓(xùn)體系；
 負責根據(jù)培訓(xùn)計劃，整理、開發(fā)新課程并組織實施；
 負責整理、更新培訓(xùn)教案和培訓(xùn)資料，以及更新維護知識庫；
 負責建立并完善培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)資料管理制度；
 負責對培訓(xùn)工作進行分析總結(jié)，并提出工作改進方案。

二、 KPI
 新員工培訓(xùn)通過率；
 新員工培訓(xùn)流失率；
 新員工試用期通過率；
 新員工試用期流失率；
 在崗員工考試通過率；
 培訓(xùn)計劃完成遵循度；

三、 設(shè)定目的
新員工培訓(xùn)通過率
--設(shè)定目的：檢驗新員工培訓(xùn)期的培訓(xùn)效果。
--計算方法：通過人員數(shù)量/參加考試人員數(shù)量X100%
新員工培訓(xùn)流失率
--設(shè)定目的：檢驗新員工培訓(xùn)期的人員穩(wěn)定性。
--計算方法：流失人員數(shù)量/【（培訓(xùn)開始時的人員數(shù)量+培訓(xùn)結(jié)束時的人員數(shù)量）/2】X100%
新員工試用期通過率
--設(shè)定目的：檢驗新員工試用期的工作表現(xiàn)，根本目的在于檢驗培訓(xùn)出的新員工是否能夠真正適應(yīng)崗位要求。
--計算方法：通過人員數(shù)量/參加轉(zhuǎn)正評估人員數(shù)量X100%
新員工試用期流失率
--設(shè)定目的：檢驗新員工試用期的人員穩(wěn)定性，根本目的在于檢驗培訓(xùn)出的新員工是否能夠真正適應(yīng)崗位要求。
--計算方法：流失人員數(shù)量/【（上崗時的人員數(shù)量+轉(zhuǎn)正后的人員數(shù)量）/2】X100%
在崗員工考試通過率
--設(shè)定目的：檢驗在崗員工的培訓(xùn)效果。
--計算方法：通過人員數(shù)量/參加考試人員數(shù)量X100%
培訓(xùn)計劃完成遵循度
--設(shè)定目的：檢驗培訓(xùn)計劃的完成情況。
--計算方法：實際培訓(xùn)場次或時長/培訓(xùn)計劃的場次或時長X100%

【報表專員】
一、崗位職責
 負責所有基礎(chǔ)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的搜集和整理；
 負責制作并按時報送各類運營、業(yè)務(wù)和績效報表；
 負責建設(shè)和維護報表庫；
 負責制定并貫徹實施報表管理規(guī)范，同時對各報表報送負責人的報送工作進行監(jiān)督檢查，對于出現(xiàn)的問題及時指出并給予考核；
 負責根據(jù)報表數(shù)據(jù)對運營工作提出改善性意見和建議；
 負責根據(jù)話務(wù)數(shù)據(jù)進行班次的合理安排。

二、 KPI
 報表完成及時率；
 報表完成準確率；
 排班吻合度；
 整體運營KPI考核成績；

三、 設(shè)定目的
報表完成及時率
--設(shè)定目的：檢驗報表完成的時效性。
--計算方法：規(guī)定時間內(nèi)報送的報表數(shù)量/報表總量X100%
報表完成準確率
--設(shè)定目的：檢驗報表完成的準確性。
--計算方法：準確無誤的報表數(shù)量/報表總量X100%
排班吻合度
--設(shè)定目的：檢驗班次安排的合理性。
--計算方法：時段實際排班人數(shù)/應(yīng)排班人數(shù)X100%
整體運營KPI考核成績
--設(shè)定目的：檢驗報表數(shù)據(jù)及分析對運營工作的指導(dǎo)意義。
--計算方法：直接采集整體運營KPI考核得分

【人事行政專員】
一、崗位職責
 負責招聘管理工作，包括招聘需求及計劃的提出制定，以及招聘各環(huán)節(jié)的操作；
 負責員工入職、離職、轉(zhuǎn)崗等人事手續(xù)的辦理；
 負責為員工辦理轉(zhuǎn)正和保險手續(xù)；
 負責呼叫中心內(nèi)部文化建設(shè)工作；
 負責呼叫中心辦公用品預(yù)算制定，以及申領(lǐng)和發(fā)放工作。

二、 KPI
 人員招募完成率；
 新員工培訓(xùn)通過率；
 新員工培訓(xùn)流失率；
 行政預(yù)算超支率；

三、 設(shè)定目的
人員招募完成率
--設(shè)定目的：檢驗新員工招聘工作的時效性。
--計算方法：時限內(nèi)實際招聘人員數(shù)量/時限內(nèi)應(yīng)招聘人員數(shù)量X100%
新員工培訓(xùn)通過率
--設(shè)定目的：檢驗新員工招聘工作的人員質(zhì)量。
--計算方法：通過人員數(shù)量/參加考試人員數(shù)量X100%
新員工培訓(xùn)流失率
--設(shè)定目的：檢驗招聘新員工在培訓(xùn)期的穩(wěn)定性。
--計算方法：流失人員數(shù)量/【（培訓(xùn)開始時的人員數(shù)量+培訓(xùn)結(jié)束時的人員數(shù)量）/2】X100%
行政預(yù)算超支率
--設(shè)定目的：檢驗行政費用支出的合理性。
--計算方法：超支金額/費用預(yù)算金額X100%

【績效專員】
一、崗位職責
 負責建立呼叫中心的績效體系，包括績效制度和方案的制定及貫徹實施；
 負責根據(jù)績效成績，提出具有針對性的意見和建議，并貫徹實施；
 負責根據(jù)績效成績及出現(xiàn)的具體問題，定期對各項規(guī)章制度和考核細則進行補充、修訂和完善；
 負責質(zhì)量監(jiān)督工作的組織實施，及時制定和報送質(zhì)控報表；
 負責制作質(zhì)量分析報告，與培訓(xùn)專員配合，對質(zhì)量問題進行分析改善；
 負責典型案例的搜集整理，并組織案例分享及培訓(xùn)；
 負責重大投訴的分析、通報及后續(xù)培訓(xùn)。

二、 KPI
 整體質(zhì)檢成績；
 整體滿意度；
 整體一次性解決率
 整體投訴率；
 整體績效成績；

三、設(shè)定目的
整體質(zhì)檢成績
--設(shè)定目的：檢驗質(zhì)量控制工作的完成效果以及績效考核體系的規(guī)范性。
--計算方法：取整體質(zhì)檢平均得分
整體滿意度
--設(shè)定目的：檢驗質(zhì)量控制工作的完成效果以及績效考核體系的規(guī)范性。
--計算方法：取整體滿意度平均得分
整體一次性解決率
--設(shè)定目的：檢驗質(zhì)量控制工作的完成效果以及績效考核體系的規(guī)范性。
--計算方法：取整體一次性解決率平均得分
整體投訴率
--設(shè)定目的：檢驗投訴控制效果。
--計算方法：取整體投訴率考核得分
整體績效成績
--設(shè)定目的：檢驗績效體系的規(guī)范性。
--計算方法：取整體績效考核平均得分

　　本文中所涉及到的KPI指標，多是從整體運營工作的完成角度出發(fā)所設(shè)定，也即整體KPI指標居多，當然除此之外比如個人出勤率指標也是需要納入考核項的。同時，職能管理職位是否需如此設(shè)定、崗位職責是否如此劃分，以及所對應(yīng)的考核KPI是否就是這些，尚需根據(jù)不同呼叫中心的實際情況差異化調(diào)整。但是，無論如何調(diào)整，設(shè)定這些職能管理職位以及其考核KPI的目的和宗旨卻是相同的，那就是：向整體運營工作、向整體運營效果負責，與其他管理職位一起，共同保障呼叫中心運營工作的順利開展。

作者供稿 CTI論壇編輯


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