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CRM產(chǎn)品
個人工作者也需要CRM系統(tǒng)
2003/11/24
“保持聯(lián)系！”但是，你怎么保持？
想象下列情境：你的老板突然要你研究一下汽車產(chǎn)業(yè)，以便對于下星期的商務(wù)拜訪進(jìn)行沙盤推演。問題是你對汽車業(yè)并不熟悉，而從網(wǎng)絡(luò)上能找到的資料卻通常非常浮面，這時候你該怎么做？
如果能有個熟悉汽車產(chǎn)業(yè)的人可以讓你咨詢，或許你能夠在很短時間內(nèi)解決疑惑，掌握最關(guān)鍵的精隨。翻開大本的名片簿，里面躺了將近三百張名片。滿頭大汗的尋找，卻找不出任何跟汽車產(chǎn)業(yè)有關(guān)的人。
這樣的場景每天在辦公室里頭上演著。大部分工作者，在工作了幾年以后一定會累積大量的名片。這些名片透過各種場合收集到：商務(wù)拜訪，研討會，記者會等等。
傳統(tǒng)上，整理這些名片的方法，不外乎是用名片簿收集起來。幾年下來，這些名片累積到兩三百張是很正常的，超過兩三百張，管理起來就很不容易，而且查詢困難。
問題的重點(diǎn)正在于分類的方式。名片的分類方式有的人用姓氏筆劃分類，有人用行業(yè)類別分類。不論哪一種方式，都各自有優(yōu)缺點(diǎn)。但只要是使用傳統(tǒng)的名片簿，就不可能以多重方式對名片進(jìn)行分類。
結(jié)果就是這些名片等于是死的人脈。因?yàn)椴樵兣c檢索不容易，所以當(dāng)真正要使用的時候往往幫不上忙。加上名片上難以附加各式紀(jì)錄，搞不好某人的親戚正身處汽車產(chǎn)業(yè)，卻因?yàn)闀r間久遠(yuǎn)而忘了有這回事。
此時，你需要將這些名片資料數(shù)碼化。很難想象的是，你的人脈會因此而活過來，而不再只是躺在名片簿里的一張紙。
舉例來說，當(dāng)你真的想起名片本中某人的親戚是汽車產(chǎn)業(yè)的人，但是這個某人你其實(shí)已經(jīng)很久沒有聯(lián)系，根本也不熟，其實(shí)很不好意思請人家?guī)瓦@個忙�；蛟S因?yàn)楹芫脹]連絡(luò)，打電話過去根本就已經(jīng)離職。
而名片數(shù)碼化的好處，最重要的在于留下對方電子郵件帳號。筆者經(jīng)常會根據(jù)對方的產(chǎn)業(yè)別寄送一些產(chǎn)業(yè)訊息，等于在平日就保持一定程度的接觸，不需要沒事就打上三百通電話去跟每個人保持接觸。
一旦寄出去的信件被退回，往往表示對方可能離職，此時可以在第一時間與對方馬上聯(lián)系（公司電話或者行動電話），除了表示祝福之外，還可以取得對方最新的聯(lián)系方式，真正做到“保持聯(lián)系”。
名片數(shù)碼化的最大好處，就是可以以多重的方式分類，因此可以用多重方式尋找資料�？梢杂眯帐蠈ふ乙粋�人，可以用產(chǎn)業(yè)找，也可以用工作內(nèi)容找。甚至可自行定義類別，例如死黨，有點(diǎn)熟，不太熟等。
名片數(shù)碼化，會讓你變成人脈中心。朋友打電話來問，有沒有認(rèn)識科技線的記者，馬上可以給出幾個名單�；蛘哂袥]有認(rèn)識跑歐洲的業(yè)務(wù)人員，馬上可以給出幾個名單。沒多久大家就認(rèn)為你交游廣闊。
問題是名片該怎么數(shù)碼化呀？其實(shí)現(xiàn)在每個人的計(jì)算機(jī)里面幾乎都有微軟的Outlook軟件，本身就已經(jīng)提供了良好的名片管理功能。但是只要想到必須一筆一筆把名片打字輸入，就幾乎會瘋掉。
還好目前市面上已經(jīng)出現(xiàn)了名片掃描儀之類的工具，小小一臺掃描儀專門掃描名片，掃描完成后會自動辨識名片上的文字，轉(zhuǎn)換成數(shù)碼檔案。辨識率無法達(dá)到100％，還是需要手動校正，但已經(jīng)很節(jié)省時間。
筆者自從名片數(shù)碼化以來，頓時感覺人脈管理的效率增加不少。特別是在工作繁忙的時候，還能跟幾乎每個人保持一定程度的接觸。唯一的困擾是，在接觸的過程中有著工具無法統(tǒng)一的問題。
名片掃描完成后儲存在專用的軟件中，該軟件無法發(fā)送電子郵件，必須呼叫Outlook出來發(fā)信。有些比較熟的朋友會用 MSN或者ICQ之類的通訊軟件聯(lián)系，但是所有的接觸紀(jì)錄卻又與Outlook無法關(guān)聯(lián)。
特別是當(dāng)筆者想要針對某個人，去查詢跟這個人的所有接觸紀(jì)錄時，例如寫過哪些信給他，跟他在MSN上面聊過什么話之類的，無法以單一軟件來完成查詢，換言之這些接觸紀(jì)錄散落在各處，十分凌亂。
以上的情境已經(jīng)把個人的名片管理問題，提升到數(shù)碼化人脈管理的層次了。人的記憶力有限，你無法記得三百個人你曾經(jīng)跟他說過什么話。但是有時候解決問題的關(guān)鍵，就在那些對話紀(jì)錄中。
例如如果我們能夠?qū)νㄔ捈o(jì)錄來查找“汽車”兩字，你可能會赫然查出，原來曾經(jīng)跟某人通訊時，他曾提過他的親戚在某汽車公司工作。你從而解決了老板交付的難題。
截至目前為止，筆者尚沒有看到一個好的解決方案能符合這樣的需求。往往必須在電子郵件信箱中，MSN的通訊紀(jì)錄中翻箱倒柜地尋找資料。雖然這已經(jīng)比翻名片簿不知道好了幾千倍，卻總覺得還是不夠。
名片掃描，名片管理，發(fā)送郵件，傳送訊息，接觸紀(jì)錄的管理。這是個人的小型CRM系統(tǒng)，如果能開發(fā)出來的話絕對有其商機(jī)。不知道有沒有軟件公司已經(jīng)看到這個商機(jī)了？
ChinaByte(e.chinabyte.com)
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