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CRM的變身術(shù)

徐立洋 2008/09/26

  對上航和搜狐來說,CRM之于他們更像是ERP,支撐著公司的日常運營。其實CRM叫什么不重要,重要的是它能在玩轉(zhuǎn)它的人手里變成自己想要的樣子,并成為企業(yè)生存的呼吸機。

  航空業(yè)和新媒體,兩個行業(yè)看上去截然不同,但事實并非如此。說起來這兩種行業(yè)賣的都是“位子”,一個是賣飛機上的座位,一個是賣網(wǎng)頁上的廣告位。

  上海航空股份有限公司(以下簡稱“上航”)和搜狐網(wǎng),這兩個從地理位置和行業(yè)現(xiàn)狀都相去甚遠的企業(yè),如今卻不謀而合走到了同一個路口—CRM系統(tǒng)的實施。

  不過,他們的CRM都不是新系統(tǒng)了,2008年1月1日,是搜狐第二套CRM系統(tǒng)全新上線的日子,對于搜狐來說,這是徹底推倒了舊有的CRM系統(tǒng)重新來過;而上航也在這個1月邁出其CRM二期工程“三遷”的第一步,該工程將在10月接近尾聲。

  其實,不論公司銷售的是產(chǎn)品還是服務(wù),抑或是位子,其CRM的核心都是想更接近他們的客戶。而且對上航和搜狐來說,CRM之于他們更像是ERP,支撐著公司的日常運營。

  CRM,學(xué)名客戶關(guān)系管理,但在上航CIO王魯平和搜狐CIO張軍的眼里,它還可以叫呼叫中心、電子商務(wù)、常旅客管理、媒體資源管理、合同管理……CRM叫什么不重要,重要的是它能在玩轉(zhuǎn)它的人手里變成自己想要的樣子,并成為企業(yè)生存的呼吸機。

  如果說2008年北京奧運會前后,北京成為中國旅游業(yè)前所未有的巨大商機的最大受益城市,那么奧運過后,上海的旅游熱正逐漸升溫,大有趕超北京,成為國外旅游者“最受青睞的首選目的地”的勢頭。

  奧運會期間,上海作為北京奧運的重要協(xié)辦城市,以其特有的風(fēng)情吸引了眾多中外游客。特別是2010年世博會這一難得的歷史機遇,又給了上海一個展示國際大都市良好形象的絕佳機會。

  于是,奧運過后,上海航空股份有限公司與“去哪兒”(www.qunar.com)旅游搜索引擎正式開展業(yè)務(wù)合作。從現(xiàn)在開始,在“去哪兒”網(wǎng)上,用戶將能搜索到上海航空公司的所有優(yōu)勢航線產(chǎn)品。上航成為繼山東航空公司之后,與旅游搜索這一精準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)直銷模式合作的又一家國有航空公司。

  在“去哪兒”網(wǎng)的機票搜索結(jié)果頁面可以看到,上航的優(yōu)勢預(yù)定航班赫然位列榜首。每隔30分鐘,“去哪兒”還會更新一次航空公司的產(chǎn)品信息,以保證航空公司和機票代理商的優(yōu)勢產(chǎn)品信息,在第一時間被用戶捕獲。

  “去哪兒”的關(guān)鍵排序功能也能為用戶在第一時間搜索到上航提供的各種優(yōu)勢航線產(chǎn)品,包括上航所有國內(nèi)航班的價格、航班準(zhǔn)點率、平均晚點時間等基本信息,這些信息對于出行的旅客無疑具有很高的實用價值。

  繁瑣冗余的CRM

  面對龐大的市場,航空公司尤其是地處上海的航空公司需要將自己的優(yōu)勢產(chǎn)品通過有效渠道,提供給有出行需求的消費群體,以滿足他們的不同需要。

  作為星空聯(lián)盟成員的上航,對此次和“去哪兒”的合作寄予了高度期望,因為這是上航和新網(wǎng)絡(luò)營銷渠道結(jié)合的一次嘗試,對于信息化一向敢于爭先的上航來說,此舉能協(xié)助其電子商務(wù)和呼叫中心將用戶拉至直銷渠道,并以方便快捷的服務(wù)黏住用戶。

  要黏住客戶,僅憑借力新媒體是遠遠不夠的,上航自己也在大力發(fā)展電子商務(wù)和呼叫中心。2002年,上航與IBM共同開發(fā)、第一次構(gòu)建了上航的CRM系統(tǒng),這種當(dāng)時還算新型的管理系統(tǒng)在國內(nèi)航空業(yè)中還是首次實施,原先功能單一的訂座終端換成了PC機,航班查詢、訂票、常旅客服務(wù)、訂房、訂車等業(yè)務(wù)全都整合為一體,以“以客戶為中心”這一理念建成的呼叫中心取代了原有的800電話訂票業(yè)務(wù)和常旅客服務(wù)系統(tǒng)。

  在實施CRM之前,上海航空的800訂票系統(tǒng)與網(wǎng)上的常旅客服務(wù)系統(tǒng)是分離的。對于一個經(jīng)常乘坐上航班機的乘客,空乘人員往往詢問他許多早就應(yīng)該熟知的個人信息,而給客戶提供的也是一堆他并不需要的航班信息。當(dāng)時上航投資千萬元去建設(shè)CRM一期工程,成功地解決了這個問題。

  而后的發(fā)展逐漸帶來了新問題。像電信、移動、銀行一樣,航空公司呼叫中心的語音菜單也常常讓客戶像進入迷宮一樣,不知該如何選擇,這種繁瑣的分級菜單對客戶的耐心是一種極大的考驗,他們往往會因為不耐煩而不得不轉(zhuǎn)接人工服務(wù),由此造成很多進入人工服務(wù)的客戶,并非真正需要人工服務(wù)。

  這樣一來,呼叫中心在IVR(Interactive Voice Response,交互語音應(yīng)答)系統(tǒng)上的投資就沒有真正發(fā)揮出其價值,無異于付諸東流。

  其實,IVR產(chǎn)品提供了很強的應(yīng)用開發(fā)能力,產(chǎn)品的維護相對更簡單,但IVR設(shè)計的重點和難點往往在非技術(shù)因素上。比如每一級語音菜單應(yīng)該設(shè)置多少個選項?如何布置客戶常用的選項?選用什么樣的背景音樂?如何讓語音提示顯得簡單、清晰?類似這些細節(jié)問題都需要技術(shù)人員與業(yè)務(wù)人員相互配合,找到適當(dāng)?shù)姆椒ò阉鼈兘鉀Q掉。

  如果把各項功能按照大類分布在各個IVR層次上,那么隨著交易的增加,不斷橫向增加語音樹的排列,最后導(dǎo)致的結(jié)果是客戶聽了十幾項功能,還沒找到自己需要的那一個,這時客戶已經(jīng)感到厭煩了,即使是有點耐心的客戶,聽了后面忘記前面,最后還是不知道該選擇哪個鍵。

  利用CRM系統(tǒng)對客戶進行細分,實施差別化服務(wù)正是航空公司呼叫中心競爭的焦點之一。實施差別化服務(wù)的前提就是能夠識別客戶的身份,當(dāng)客戶進入IVR時,如果還需要輸入號碼,再進入不同層次的語音界面,那么呼叫中心的身份識別等于是依靠客戶被動接受來完成辨認(rèn)過程,并沒有實現(xiàn)真正意義上的“以客戶為中心”。

  不僅如此,一直以來都有旅客反映上航的客服電話10105858很難接通,為了體驗真實的感受,上海航空股份有限公司信息技術(shù)部經(jīng)理王魯平也曾親自打過這個電話。果然,他發(fā)現(xiàn)總是在聽背景音樂,很少能有接通的時候。后來上航自己對此也做了統(tǒng)計,發(fā)現(xiàn)這個數(shù)據(jù)還真是很驚人—只有50~60%的接通率。

  那就是說將近一半打進電話去查詢航班時刻和預(yù)訂機票的客戶都吃過不折不扣的閉門羹。這樣下去,不要說吸引新的客戶,就連常旅客也會因備受冷遇而轉(zhuǎn)投別家。坐席數(shù)量設(shè)置得不夠、資源太少是一方面,在搞技術(shù)的王魯平看來,呼叫中心的流程安排和功能設(shè)計不合理是亟待解決的另一原因。

  利用CRM系統(tǒng)對客戶進行細分,實施差別化服務(wù)正是航空公司呼叫中心競爭的焦點之一。

  歷經(jīng)三“遷”的CRM

  按照長期的統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析來看,大部分打進電話的客戶并不是要購買機票,更多的只是查詢航班而已。而查詢航班的操作相對簡單,這部分業(yè)務(wù)量如果分流至自助查詢,將省卻相當(dāng)一部分人工力量。而且,對查詢航班進行服務(wù)的人員也只需要簡單的培訓(xùn)即可,這樣就可以把業(yè)務(wù)操作熟練的員工安排去給金卡、銀卡、VIP和常旅客等高端客戶提供服務(wù)。

  除了對呼叫中心業(yè)務(wù)流程上的優(yōu)化之外,IVR菜單的功能設(shè)計也得到了精簡。首先把繁雜的IVR菜單簡化為兩級,第一級選擇中英文,第二級菜單項目前為六項,不設(shè)第三級菜單;其次,在接電話的服務(wù)流程上對高端旅客開設(shè)直通車,因為這些高端旅客的常用電話都被記錄在案,所以一旦來電就可通過電話號碼進行身份識別,不用經(jīng)過IVR菜單選擇,直接進入直通車到達坐席服務(wù);第三是把業(yè)務(wù)細化、分流,比如大量增加簡單培訓(xùn)過的坐席人員,只負責(zé)航班問詢,對需要進一步查詢的用戶提供人性化菜單,不需要輸入指令,在菜單上就能很快完成。
  2008年,上航呼叫中心的升級是對改善用戶體驗最直接有效的手段,也是王魯平本年度的最得意之作。配合公司呼叫中心的擴容,整個呼叫中心的系統(tǒng)、功能、性能、容量上都擴大了,并且已經(jīng)初顯成效,10105858的客服電話接通率、答復(fù)率、交易量都大幅提高,接通率超過90%,比原來提高了20%~30%,王魯平將這次呼叫中心的升級稱為上航CRM的二期工程。他說,呼叫中心的擴建,實施過程中有三個風(fēng)險比較大的節(jié)點。

  其一就是遷址。2008年春節(jié)之前的1月底,上航呼叫中心從江寧路搬到廣靈路,這次搬家對系統(tǒng)和設(shè)備是個不小的考驗,線路要遷移,坐席要重新安排,新的客服中心要開張,還要考慮將來的流程設(shè)計。特別是搬遷過程中需要停機,暫停對外服務(wù),所以要盡量縮短時間,盡快完成搬遷,還要在新址把設(shè)備整理重裝。所有這些動作都是在一個夜晚完成的,由上海電信配合,當(dāng)晚將線路也切換了過去。

  第二次大考驗是把呼叫中心的平臺遷移,這第二“遷”的風(fēng)險在于原來所有的軟件,包括CTI(Computer Telephony Integration,通信和計算機技術(shù)的集成)都在舊的哈里斯平臺之上,現(xiàn)在要全部切換到Avaya平臺上,軟件和平臺的接口程序都要重新寫過,在能否支持原來的功能還未知的情況下,還要支持?jǐn)U展功能,不可預(yù)見的問題數(shù)不勝數(shù)。王魯平說:“盡管我們事先做了非常詳細周密的步驟和設(shè)想,還是有意想不到的事情發(fā)生了!

  因為上航的呼叫中心是在2002年開發(fā)實施的,那時還是在Windows 2000的操作系統(tǒng)上運行,這次切換要轉(zhuǎn)換到Windows XP上運行,有個別的關(guān)鍵過程就跑不起來?蓮V告已經(jīng)打出去了,原定計劃是從凌晨12點開始遷移,到早上6點的短短6個小時之內(nèi)切換完畢,白天的正常業(yè)務(wù)不能耽擱,所以不管出現(xiàn)什么問題,6點鐘一到都必須要接通業(yè)務(wù),迎接客戶。

  這次依然是在一個晚上暫停服務(wù)進行升級,而且是只許成功不許失敗,即使出現(xiàn)問題也沒有太多的時間供技術(shù)人員查找原因和解決問題。所幸,他們的應(yīng)急預(yù)案準(zhǔn)備得足夠周密,對于每一步不成功的假設(shè)都設(shè)計了安全的退路。

  尤其是對于在Windows XP上開展不了功能的這種可能性,王魯平在一開始就想好了應(yīng)對之策,即在同一平臺上同時安裝Windows 2000和Windows XP兩套操作系統(tǒng),哪個功能走不下去就先退回至Windows 2000,不影響即將到來的白天的服務(wù),以后再逐步全部切換過去。

  就在這爭分奪秒的6個小時里,技術(shù)人員不但要切換平臺,還要測試系統(tǒng),當(dāng)晚除了項目組的7個技術(shù)人員和軟件提供商的7、8個開發(fā)人員之外,業(yè)務(wù)人員、公司領(lǐng)導(dǎo)都陪同在旁一起加班。那是一個真正意義上的不眠之夜,從11點開始做準(zhǔn)備工作,到12點正式切斷服務(wù),一直忙活到翌日清晨6點,呼叫中心的服務(wù)總算沒有耽擱,準(zhǔn)時開通了。

  第三“遷”是把所有服務(wù)全部遷移到新的Avaya平臺上去。今年7月底,奧運來臨之前,整個軟件的大部分經(jīng)過了重新改寫,除了提高性能之外,還增加了很多新的功能,上一次平臺遷移沒有實現(xiàn)的軟件切換,都在這回完成了。

  有了之前的經(jīng)驗,王魯平這一次就能做到心中有數(shù)了,他提前把人員安排好,周密的計劃布置好,實施文檔準(zhǔn)備好,胸有成竹地在家里睡起了大覺。他還“瀟灑”地對手下的技術(shù)人員說:“有事給我打電話,沒什么事就不用打了。”結(jié)果,這一次他真的一覺睡到大天亮。

  第三次切換雖說把現(xiàn)有的服務(wù)都轉(zhuǎn)移到了新的平臺上,但還有很多新功能,比如電話支付交易還沒有完全開通。到10月份,這個經(jīng)歷了三次“浩劫”的呼叫中心擴容升級才能算是真正地完成了。

  分期付款的CRM

  實際上,在2002年上航CRM系統(tǒng)首次開發(fā)的時候,王魯平對CRM的規(guī)劃就是要分階段、分步驟地完成,如同分期付款一樣。這次呼叫中心的擴容就是上航CRM系統(tǒng)的二期工程。上航舊的呼叫中心平臺可以容納50個坐席,而實際工作中只用到了30個,王魯平對新平臺的利用率預(yù)計是300個,客服資源一下子就提高了10倍。目前,新平臺的坐席也只用到了100個,還有2/3的資源有待利用。

  此次呼叫中心完全擴容要開通的核心功能是電話支付業(yè)務(wù)。以前的電話購票沒有支付功能,實際上只是預(yù)定狀態(tài),并不是真正的交易達成;和匯付天下交易平臺合作之后,電話訂票就變成了實質(zhì)購買,這對航空公司和旅客都有好處,旅客得到方便,航空公司也能省去代理商這一道利潤的分流。

  國內(nèi)航空公司目前大多還是通過代理商出售機票,靠直銷渠道賣出的票不足10%。電子商務(wù)網(wǎng)站和呼叫中心其實都是加大直銷力度的手段,其最大的好處是可以壓縮銷售渠道的成本,如果按照業(yè)內(nèi)3%~9%的標(biāo)準(zhǔn)計算,這筆支付給代理渠道的費用數(shù)目是相當(dāng)可觀的。所以,除了改善呼叫中心,王魯平下一步要做的還有電子商務(wù)功能的改進。

  這些都是直接可見的顯性價值,比增加收入更重要的隱性價值在于通過呼叫中心和電子商務(wù),航空公司可以直接掌握大量優(yōu)質(zhì)客戶的資料,這些資料對于上航以及其他的航空公司而言,都是筆難以估量的財富。所以,王魯平的改進目標(biāo)還包括常旅客服務(wù)系統(tǒng)。

  常旅客的信息來源于許多渠道,有的是從機票代理商那兒來,有的來自于電話訂票系統(tǒng),有的是從機場的離港信息中來,有的是電子商務(wù)網(wǎng)站的注冊信息,甚至還有可能來自投訴。

  但這些渠道收集到的旅客信息都是一個個不完整的片斷,有的甚至可能是錯誤的,王魯平下一步要做的就是把這些殘缺的片斷拼湊起來,變成一個完整的客戶統(tǒng)一視圖,這樣才能構(gòu)成對一個旅客的深入了解和全面分析,服務(wù)才能更準(zhǔn)確到位。

  而上航的常旅客系統(tǒng)已經(jīng)使用了好幾年,已不太適用于現(xiàn)在的服務(wù)模式和業(yè)務(wù)需求。王魯平明年就要對常旅客系統(tǒng)的改造全力以赴了,眼下,這個項目正在關(guān)鍵的需求調(diào)研階段。

  加大售票直銷力度最大的好處是可以壓縮銷售渠道的成本。

  精打細算的CRM

  在目前的高油價時期,各大航空公司的主營業(yè)務(wù)都在虧本,這就對IT投資帶來了直接的影響—縮減開支。

  王魯平說,整個IT界現(xiàn)在都在走下坡,反過來對我們這些在企業(yè)里搞IT的人來說,反而是個難得的機會。再過兩個月,等手頭的項目全部忙完之后,可能會稍微有些閑暇,他要靜下心來反思公司信息化發(fā)展建設(shè)的前路在哪里。

  這也是王魯平最近一直在思考的問題。在修改IT規(guī)劃的同時,他也在考慮如何集成整合,解決信息孤島的問題。

  “這兩年我有個感受”,王魯平說,“從信息化的初始階段到深度發(fā)展,很多項目的實施都比以前困難得多!睆1996、1997年開始,上航在第一輪的信息化整體發(fā)展過程中,建成了很多新的系統(tǒng),那個時候?qū)嵤┫鄬Ρ容^容易,因為“從無到有,東西的好壞用戶不太講究,也不太有感覺”。用了7、8年之后,感覺系統(tǒng)不再能滿足業(yè)務(wù)需求,需要更換了,用戶希望新系統(tǒng)在以前的基礎(chǔ)上更易用,這就很難了。

  其實從前兩年開始,上航已經(jīng)進入了系統(tǒng)開發(fā)的第二輪。王魯平的總體感覺是,這兩年做大的項目感覺很累,不像以前那么順利,包括成效收益也不像以前那么明顯,花的代價更大,投入人力更多,業(yè)務(wù)人員的意見反而也更多。所以這幾年他一直在思考這是為什么。

  業(yè)務(wù)人員的抱怨越來越多,主要是因為他們感覺到系統(tǒng)沒有滿足他們的需求,或是讓他們用著不順手。從一張白紙做起很容易,“做得更好”這個程度本身就很難用數(shù)字量化和評判。尤其是軟件,起作用的因素太多了,有可能是技術(shù)人員確實沒有做到,也有可能是用戶自己的描述也很模糊,他們最初的需求概念就不明晰。

  因為產(chǎn)品化的軟件不像定制開發(fā),可以按照業(yè)務(wù)人員的需求量身定做;產(chǎn)品化的東西本身就不可能適用于所有行業(yè),自然和用戶的期望值有差距。王魯平說,以前我們做項目都比較節(jié)約,首先考慮性價比,從來不會大手大腳地買一個系統(tǒng),如果在IT產(chǎn)品的選型上面,選擇一個大家都在用的、大廠商的產(chǎn)品,未必是性價比最高、最適合自己的。所以通常都要先進行充足的調(diào)研和探討,第一是保證能選擇到性價比較高的,第二,只有深入了解一個產(chǎn)品才能盡可能地挖掘它的功能。

  坐席數(shù)量設(shè)置得不夠、資源太少是一方面,呼叫中心的流程安排和功能設(shè)計不合理是亟待解決的另一原因

  充滿矛盾的CRM

  成品軟件凝結(jié)了廠商的大量客戶的經(jīng)驗,表明這個產(chǎn)品是成熟和先進的,尤其是那些大型的跨國IT廠商,擁有自己的咨詢顧問,調(diào)研時對企業(yè)的業(yè)務(wù)進行梳理,對工作人員進行培訓(xùn),不光幫你實施,教你應(yīng)用系統(tǒng),管理上也能協(xié)助企業(yè)提升一個臺階。但同時,很多現(xiàn)成產(chǎn)品并不完全符合企業(yè)的需要。

  成品是這樣,如果換作自己開發(fā)的話,技術(shù)人員可以完全按照業(yè)務(wù)人員的想法,操作起來很舒服,但這都建立在技術(shù)人員改變軟件去適應(yīng)業(yè)務(wù)人員上,如果是不合理的流程可能就一直這樣推行下去了。這是一個矛盾體。

  王魯平經(jīng)常會有這樣的感覺,買一個現(xiàn)成的產(chǎn)品,很難用到它的所有功能;定制開發(fā)則存在另外的問題:業(yè)務(wù)部門提的都是當(dāng)下的需求,他們很難或者說沒有意識去預(yù)料稍遠的未來,滿足了現(xiàn)在要求,可明年業(yè)務(wù)發(fā)展變化了怎么辦,等到花了半年、一年的周期開發(fā)出來,業(yè)務(wù)人員卻感覺系統(tǒng)并不是自己想要的那樣。

  從一開始使用80%~90%的功能,到漸漸不愿意使用,變成技術(shù)人員不得不每年都在修改、修改、修改……雖然說修改是必要的,但系統(tǒng)的修改總是滯后于業(yè)務(wù)的變化,很難完全滿足業(yè)務(wù)的需求,而且頻繁的修改對系統(tǒng)的維護保障也是種考驗和挑戰(zhàn)。王魯平一直很困惑。

  選擇定制開發(fā)CRM系統(tǒng),是因為買不到稱心合意的產(chǎn)品。王魯平在選型的時候也接觸過這些現(xiàn)成的CRM產(chǎn)品,他發(fā)現(xiàn),像財務(wù)管理的軟件產(chǎn)品因為有國家法律法規(guī)作為依據(jù),所以更容易產(chǎn)品化,而像客戶關(guān)系這樣靈活的業(yè)務(wù),沒有哪兩家公司的流程是完全一樣的,軟件在此基礎(chǔ)上靈活地設(shè)計出來,有的能滿足要求,有的就無法滿足,或者有的轉(zhuǎn)彎抹角地達到要求,卻是以犧牲操作效率為代價的。

  比如上航第一次實施ERP時購買了Oracle產(chǎn)品的三個模塊——總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款。在應(yīng)收賬款中有一個叫做票證結(jié)算的業(yè)務(wù)沒法實現(xiàn),因為這是航空公司特有的業(yè)務(wù)。在后來的實施中又增加的幾個模塊都用得差強人意,王魯平總結(jié)道,“業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度越低,靈活度越高,軟件產(chǎn)品就越難實施,因為業(yè)務(wù)的靈活性強,就意味著今天可以這樣做,明天想到另一個主意就可以換個做法,IT怎么去滿足他?尤其是產(chǎn)品化的東西,怎么去隨時滿足你的idea,所以一個現(xiàn)成的產(chǎn)品,尤其像CRM,它的應(yīng)用靈活性肯定不好!

  更像ERP的CRM

  和王魯平遇到同樣問題的,還有搜狐公司MIS&ERP部高級經(jīng)理張軍。

  在搜狐2008年第二季度財務(wù)報告中顯示,搜狐的季度總收入歷史性地突破了1億美元大關(guān),線下廣告客戶更多地開始投放線上廣告,同時,在奧運商機的拉動之下,搜狐吸引了越來越多的廣告客戶。

  作為奧運會廣告合作伙伴的搜狐公司,原先只能在同一時間內(nèi)存在2套廣告價格體系,奧運期間卻在同一平臺上同時運行著8套價格體系。

  這是因為,為了迎接奧運商機和搜狐流量的增長,它的廣告體系背后由一個改造后的“老系統(tǒng)”作為強大的后盾支撐著。

  搜狐內(nèi)部同時存在著三套系統(tǒng)—ERP、CRM、EHR。對于搜狐這樣沒有實際產(chǎn)品產(chǎn)出的互聯(lián)網(wǎng)媒體,CRM比ERP統(tǒng)轄的內(nèi)容還豐富。如果不算在線游戲業(yè)務(wù),CRM掌管著搜狐2/3的數(shù)據(jù)。

  新媒體的盈利主要來自于廣告,也就是出租某個時段某個頁面某個位置的顯示形式。這是一種虛擬產(chǎn)品,它的價格、聯(lián)系人、合同條款、計費方式、是否續(xù)簽、資源排期等管理,和銷售部門跟客戶、法務(wù)部門、商務(wù)部門、合同執(zhí)行部門、客服部門、內(nèi)容管理部門等公司內(nèi)外的接口,以及以資源排期表為中心制定業(yè)務(wù)流程等,這些構(gòu)成了搜狐的CRM。

  搜狐的新CRM系統(tǒng)是從2007年4月開始進行需求調(diào)研的,直到2008年1月1日實施完畢全面上線,它把常規(guī)ERP的功能、廣告投放及效果分析、財務(wù)數(shù)據(jù)等功能全都囊括其中。

  這從很大程度上有賴于張軍需求調(diào)研時的全面考量—在業(yè)務(wù)流程分析的同時,也要考慮行業(yè)的未來需求。張軍常說的一句話是:“我要考慮系統(tǒng)的合理性,就要先理解用戶,和他們一起展望。”

  張軍來到搜狐之后花了一年的時間做內(nèi)部調(diào)研,把內(nèi)部業(yè)務(wù)狀況摸得差不多了,有了大概輪廓,他才去找系統(tǒng)集成商,這時他已經(jīng)很清楚組織框架和很多細節(jié)了。在他與各個部門協(xié)調(diào)的過程中,需要老板拍板的事兒倒不是很多,因為他總能找到相應(yīng)的人去協(xié)商解決問題,并不需要“驚動”老板。

  給搜狐CRM提供系統(tǒng)方案的怡?萍加邢薰敬笾袊鴧^(qū)總經(jīng)理許宏銘,則更堅持認(rèn)為它是ERP,因為“客戶用它實現(xiàn)的都是ERP的功能,唯一不同的是CRM可以創(chuàng)造利潤,但ERP做不到”。

  許宏銘笑著說:“我把它‘改造’了,就像一個手機,里面的芯片不能改變,但外殼可以設(shè)計改裝成任何樣子。”對于搜狐的需求來說,他們要的不是客戶關(guān)系管理,而是媒體資源的管理,因為它是要管理廣告位而非客戶。

  比如許宏銘的一個客戶—國內(nèi)某個以生產(chǎn)智能手機著稱的廠商,他們的CRM就叫做業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),和搜狐的媒體資源管理系統(tǒng)采用了一個同樣規(guī)格的平臺。

  在許宏銘看來,CRM這個定義太狹隘,把客戶和在外圍觀望的潛在客戶都圈死了,客戶關(guān)系管理這個理論被嚴(yán)重地狹隘化,其實它是一個符合企業(yè)生態(tài)運轉(zhuǎn)的管理模式,無所謂叫做什么。

  “再比如一個制造硬件的集團型企業(yè),旗下許多分公司,每年進行客戶關(guān)系維護,花在每個客戶身上的預(yù)算達30萬元之多,但這些分公司面對的客戶多有重疊。要布置一套集團內(nèi)部的系統(tǒng),把客戶資源梳理之后整合在一起,對這個集團而言,每年能省去上千萬的支出,這個數(shù)字令人咋舌,買10套CRM系統(tǒng)都不為過。”許宏銘笑著說。

  搜狐的開發(fā)隊伍相當(dāng)龐大,甚至超過了軟件開發(fā)商的人數(shù)。

  傷筋動骨的CRM

  何為“正常合理”,不是由用戶來界定,而是雙方碰撞,經(jīng)過長期驗證,在實踐過程當(dāng)中認(rèn)為是可以操作的,能滿足最終目標(biāo)的,才是合理的。

  —搜狐公司MIS&ERP  

  這并不是搜狐的第一套CRM系統(tǒng)。2002年,用友作為軟件提供商開始為搜狐做需求調(diào)研,并特地為搜狐的CRM項目成立了一個事業(yè)部,之后就是一年零八個月的開發(fā)和上線。張軍說,那個時候本身就是互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)飛速發(fā)展和動蕩的時期,那時做調(diào)研只考慮了當(dāng)時的需求,而沒有考慮以后,或者說,根本想象不到未來的互聯(lián)網(wǎng)會發(fā)展成什么樣子。

  需求不成熟,這是大前提;第二就是需求定位不明確,被公認(rèn)為廣告做得比較好的騰訊也向張軍了解過搜狐的需求,因為目前還沒有哪家互聯(lián)網(wǎng)公司有一個成熟的管理廣告業(yè)務(wù)的銷售流程的產(chǎn)品。

  流程雖然是相對固定的,但行業(yè)和模式變化太快。前幾年的廣告形式還相對很少,只有按鈕、橫幅、摩天樓,幾張圖片來回輪換而已;現(xiàn)在各種動畫的,彈出的,擴展收縮的,浮動的,想得到想不到的廣告形式應(yīng)有盡有。還不算計費方式,那時候都是按點擊數(shù)計費,現(xiàn)在又增加了按每千人次、按時長、競價排名等,連計價單位都各異,有按小時的,有按天的,還有按次數(shù)的,那時候誰也預(yù)計不到現(xiàn)在的需求模式會如此豐富。

  這樣不成熟的需求調(diào)研帶來的直接后果是,系統(tǒng)的可擴展性很差,最后連報表都沒法從系統(tǒng)里獲得,而搜狐又是一個上市公司,本身就需要人工加計算機系統(tǒng)的雙重流程控制,這就致使原來的那個CRM系統(tǒng)基本變成人工手動。

  像網(wǎng)絡(luò)這樣的新媒體,其盈利來源是廣告,可以算得上產(chǎn)品的就是廣告位,原來的用友CRM系統(tǒng)本來是負責(zé)廣告位的投放和排期的,他們希望通過實施搜狐這個案例,以此作為既定的行業(yè)模式推廣到其他互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中去,但問題隨之而來,行業(yè)變化太快,推不下去了。

  到了2005年之后,用友的這個部門也被撤掉,搜狐的CRM系統(tǒng)像個沒娘的孩子一樣—沒人管了。系統(tǒng)沒人維護,居然靠甲方自己的員工在后臺進行管理。上線的時候留下的那些技術(shù)文檔,都很難對應(yīng)起來,尤其是自定義的產(chǎn)品,技術(shù)層面更難了解。

  給搜狐做CRM系統(tǒng)開發(fā)的怡海科技有限公司技術(shù)部經(jīng)理林松濤說:“我們可以看到字段,但具體的對應(yīng)關(guān)系和關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)一概不知。數(shù)據(jù)字典統(tǒng)統(tǒng)沒有,有的column name(列名)用拼音,有的用英文簡寫,有的干脆用不知道是什么的稀奇古怪的名字,最后都是靠搜狐自己的員工連蒙帶猜出來的!

  因為本身是高科技企業(yè),搜狐的技術(shù)人員都實力雄厚,為了擴展原先那個CRM系統(tǒng)的功能,他們不得不自己又做了一套系統(tǒng),兩者連接起來使用。隨著系統(tǒng)的不斷擴展,所有的數(shù)據(jù)都不再是單一數(shù)據(jù)源了,有的甚至連同一部門使用的系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)都不一致。因為基于這個數(shù)據(jù)他們自己又做了一個子系統(tǒng),只供本部門使用,而數(shù)據(jù)從A系統(tǒng)初始化到B系統(tǒng)之后繼續(xù)使用,沒有回寫到A系統(tǒng),A系統(tǒng)的數(shù)據(jù)也在使用中,兩個系統(tǒng)同時使用,居然也能相安無事,信息孤島的可怕在此顯而易見。

  每個子系統(tǒng)都有很多共用數(shù)據(jù),不同部門之間的人不知道哪個才是原始數(shù)據(jù),有可能其中一個是事實,也可能兩個都不是事實,這都已經(jīng)無從考證了。到了新系統(tǒng)需要導(dǎo)入數(shù)據(jù)時,不得已只能無奈地砍掉。

  林松濤打了個比方,假如這是可口可樂這個廣告客戶的數(shù)據(jù),可能它從很早開始就在搜狐投放廣告,在奧運頻道、世界杯頻道等不同頻道都有它的數(shù)據(jù),按照正規(guī)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計來講,舍掉這條客戶數(shù)據(jù),就等于這個客戶的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)都得舍棄,即使不丟棄進了新系統(tǒng)也是垃圾。這對搜狐來說是巨大的損失。

  到后來,搜狐自己的技術(shù)人員也只能做些系統(tǒng)維護和數(shù)據(jù)備份的事兒,因為一半以上的數(shù)據(jù)都不能在系統(tǒng)里處理,報表也基本靠人工,最大問題是使用的業(yè)務(wù)人員很累。

  林松濤說,搜狐的員工們已經(jīng)把Excel用到了極致,他們的報表任務(wù)非常繁重,以至于客服部門的頭兒晚上下班回不了家,只能在汽車?yán)镄№粫䞍。客服人員忙于每個月的月度報表和每一季的季度報表,每到出報表的日子就天天加班做報表。

  因為每個季度都有銷售政策的細微變化,一年又有一個重大變化,每逢這時要把新的價格數(shù)據(jù)和廣告資源放進系統(tǒng)里去,至少需要3、4天的工夫,還不算前期準(zhǔn)備的1~2周時間。

  “用戶非常痛苦”,張軍說,“在新系統(tǒng)的開發(fā)過程中,有幾次正好趕到季度末,業(yè)務(wù)人員就催著問什么時候能換系統(tǒng),因為他們?nèi)甲兓亓耸止げ僮。?

  對于搜狐來說,砍掉客戶的信息就如同斷臂一樣痛徹筋骨。所以,當(dāng)張軍2006年6月來到搜狐時,更換CRM系統(tǒng)這一需求已箭在弦上,不得不發(fā)了。

  一個人需要不能說明問題,當(dāng)一萬個人都需要這個功能,那么這個功能是一定要開發(fā)的。   
  面目全非的CRM

  面臨著全球廣告代理投放的搜狐,曾為資源的混亂頭疼過,其實騰訊、新浪這樣的新媒體莫不如是。只要解決資源的配置問題,他們完全可以拿下4、5億元的廣告收入。所以,即使一秒鐘的空窗期,最好都能杜絕,這是他們的終極目標(biāo)。

  比如某個時段的廣告位是否已被預(yù)定或售出,如果沒有售出是不是有候補資源可以立刻填上來,而不讓它空窗,有的時候要賣廣告位卻不知道它已經(jīng)被預(yù)定,或者已經(jīng)有空檔的位置卻無人問津。

  CRM能解決這個問題嗎?許宏銘堅定地說:“不,它不是CRM,它是一個能解決這個問題的平臺!彼业搅艘粋恰如其分的詞來形容CRM方案—變形金剛。許宏銘已經(jīng)教會了實施顧問和技術(shù)人員,當(dāng)客戶不理解CRM的時候,他們就閉嘴不談CRM,而是以客戶的需求為出發(fā)點,反向來看這個系統(tǒng)。

  在定制開發(fā)的過程中,開發(fā)人員在其中加載了很多擴展功能,基于這些功能點做出的擴展超乎想象。以至于微軟MBS事業(yè)部大中華區(qū)市場部門總監(jiān)Claus Minet去考察搜狐的實施狀況時,陪同人員告訴他,這用的是微軟的CRM系統(tǒng),他都完全看不出來了,因為它從外觀上看已“面目全非”,這個龐大的CRM,早已超出了CRM本身的能力。

  許宏銘最看重的一點是與其說Dynamics是一個產(chǎn)品,不如說它是一個平臺,因為其中的核心邏輯是就是客戶關(guān)系邏輯,它可以依照企業(yè)的現(xiàn)有狀況去修改。做產(chǎn)品的廠商要修改,就是個很大的問題,他不會為了一個客戶而改動,因為他沒有這個精力。并不是軟件不好,而是和用戶的既有習(xí)慣不同,最終就導(dǎo)致很多人唾棄系統(tǒng),本來是個很好的幫助企業(yè)成長的管理模式,結(jié)果卻成了“千夫所指”。

  怡海曾經(jīng)也是一個自主研發(fā)系統(tǒng)的小型軟件企業(yè),但許宏銘發(fā)現(xiàn),行業(yè)的不同決定了它們的實施方法千差萬別,一個將系統(tǒng)做成產(chǎn)品的公司無法使自己的軟件具有適用于所有行業(yè)的普適性,這致使他丟盔卸甲,轉(zhuǎn)而成為Dynamics CRM的方案合作伙伴。

  搜狐CRM項目的實施顧問張喜利說:“搜狐的CRM并不是一把手工程,張朝陽不參與意見,反而是中層領(lǐng)導(dǎo)—各個部門的總監(jiān)來提需求,大家都是專業(yè)人士就好講話了。各個層面的人都有這種需求,當(dāng)你把它抓住通通解決掉,他們自然也很愿意!辈粌H是搜狐這樣,張喜利實施過的幾個大型企業(yè)也都是如此。

  張喜利現(xiàn)在手頭在做的一個項目,客戶是銷售網(wǎng)絡(luò)電話會議設(shè)備的公司。因為用戶是在線召開網(wǎng)絡(luò)會議,所以這個公司可以看到這些用戶的登錄和使用情況,他們希望能根據(jù)用戶的使用行為比如什么時間、什么頻度使用,來分析用戶都是誰。這個數(shù)據(jù)量是百萬級的,人為根本無法統(tǒng)計,但CRM系統(tǒng)就可以做到,它根據(jù)用戶使用習(xí)慣做出趨勢統(tǒng)計,不但能記錄在什么時間多用,還能幫助分析出為什么多用。

  這對公司的研發(fā)和未來資源調(diào)配很重要,因為服務(wù)資源是有限的,發(fā)現(xiàn)用戶使用頻度變高了,可以調(diào)配服務(wù)人員的數(shù)量,對服務(wù)種類進行細分,由專業(yè)人士服務(wù)專業(yè)種類,客戶滿意度自然也會提高。當(dāng)你有服務(wù)需求,它會記錄下來,進行相應(yīng)整理,分析出你需要什么,一個人需要不能說明問題,當(dāng)一萬個人都需要這個功能,那么這個功能是一定要開發(fā)的。

  做加減法的CRM

  搜狐的CRM系統(tǒng),是一個雙方妥協(xié)的產(chǎn)物。張軍認(rèn)為,雖然說業(yè)務(wù)永遠優(yōu)先于技術(shù),但要分清需求是否合理,如果是合理的要尊重它,要依靠技術(shù)優(yōu)勢來發(fā)揮業(yè)務(wù)流程,技術(shù)永遠是為了業(yè)務(wù)服務(wù)的,不能過多地強調(diào)技術(shù)做不了,只要是正常合理的需求,沒有技術(shù)解決不了的。但何為“正常合理”,不是由用戶來界定,而是雙方碰撞,經(jīng)過長期驗證,在實踐過程當(dāng)中認(rèn)為是可以操作的,能滿足最終目標(biāo)的,才是合理的。

  有一句話叫做“存在即合理”,既然流程已然存在,就已經(jīng)具備了合理性。那第二條就是看它是否適合,不適合不一定是錯誤的,如果不適合,可能用技術(shù)反而增加了環(huán)節(jié)。張軍舉了個例子來闡釋適合的含義。之前他在考慮廣告的投放模式時,技術(shù)上更偏向于整體流程,流程分售前、售中、售后。售前是指銷售過程、銷售線索、銷售機會,售中是指合同執(zhí)行單的操作,售后則是財務(wù)。

  原先這樣的流程每一部分都是單獨的,銜接上完全靠人工,做得非常合理,每個過程完畢都會向下傳遞數(shù)據(jù)。對于上市公司,404法案有個要求,數(shù)據(jù)傳遞過來,需要人工審核才能向下流轉(zhuǎn),這個在流程是合理的,有了系統(tǒng)是否還需要在每個環(huán)節(jié)上審核,那可未必。因為只要保證輸入的最前端正確,系統(tǒng)如果沒有問題,那數(shù)據(jù)一定是正常地向下走,如果說原來有10個流程控制點,完全可以給流程做減法,把它簡化變成6個。

  剛開始和用戶討論時,他們有抵觸情緒,覺得這個流程有審核很正常,但張軍認(rèn)為,原來的審核流程基本都是線下的,如果讓系統(tǒng)來做還是10個控制點,最后就跟手工沒有區(qū)別,這時應(yīng)該要把控制點變少,逐個環(huán)節(jié)調(diào)整。而在CRM系統(tǒng)使用過程中,他又鼓勵用戶根據(jù)必要性大膽做加法,增加控制點。

  張軍說,簡單來講,先去理解他們,想清楚為什么他們需要這么做,上下環(huán)節(jié)各準(zhǔn)備做什么,是否能夠或需要放進系統(tǒng)里。系統(tǒng)最大的特點是講究連續(xù)性,有輸入必然有輸出,只要他需要的東西能拿出來,我們只要保證中間過程的控制點是合理的,操作習(xí)慣等其他都可以改變。

  比如廣告排期表的樣式和以前不同了,系統(tǒng)設(shè)計中附加了很多信息在上面,看起來很復(fù)雜,但有了這個復(fù)雜的排期表,便于和廣告客戶、其他部門溝通,因為原來只能通過這張表看到一個維度的信息,現(xiàn)在能看到多維度的。這說明上系統(tǒng)不一定都是簡化操作,不等于減少業(yè)務(wù)人員的工作量,但隨之而來的數(shù)據(jù)和信息豐富了,以前耕種很多,沒有什么收獲,現(xiàn)在收獲很多,業(yè)務(wù)人員也就自然愿意付出。

  每個在不同崗位的人都希望盡可能多地知道和自己相關(guān)的信息,系統(tǒng)帶來的直接好處是每個人在權(quán)限范圍內(nèi)知道的信息多了,而且這些信息有串聯(lián)性,能直接產(chǎn)生效益。在廣告資源沖突的情況下,銷售人員可以自己在系統(tǒng)上看到和誰發(fā)生沖突,不用再去找銷售助理;做廣告排期和審核的人員看了數(shù)據(jù)就知道廣告位的占用和排期情況;銷售人員知道了客戶需求,不需要每簽一次合同都去告訴合同執(zhí)行人員,可以通過系統(tǒng)自動把數(shù)據(jù)傳輸過去,必要時再做補充;合同執(zhí)行人員還可以互動,進行靈活調(diào)整往下傳遞合同。

  張軍之所以對數(shù)據(jù)的相關(guān)性如此看重,是因為他以前“吃過虧”。他曾經(jīng)做過一個報銷系統(tǒng),滿心期待地上線結(jié)果卻用不起來,張軍說他沒想到老板審批報銷單時要看的數(shù)據(jù)有那么多,不光是報銷單上體現(xiàn)出來的銷售人員去了哪、請誰吃飯,還有這個季度該部門的預(yù)算是多少,這個部門是否收支平衡,這單報銷是否在額度批準(zhǔn)的范圍內(nèi),老板每批一個字,都要經(jīng)過全盤考慮,而所有的這些數(shù)據(jù)不可能通過一個系統(tǒng)表示完全,可以也只需要展現(xiàn)出的是關(guān)鍵指標(biāo)。

  搜狐的財務(wù)總監(jiān)余楚媛在系統(tǒng)上線之前,曾問過張軍如何保證這么多系統(tǒng)最后能整合到一起去,張軍現(xiàn)在明白了,最關(guān)鍵的是數(shù)據(jù)要一致,有一致的核心,有一致的財務(wù)口徑,人員、收入、成本、資產(chǎn)的所有信息才能全部統(tǒng)一起來。

  CRM系統(tǒng)的實施效果不能只看一個環(huán)節(jié),而是要看整體環(huán)節(jié),原來需要三、四十人,每個人工作量都不飽和,上系統(tǒng)之后縮減人數(shù)可能有限,但每個人工作量飽和,相應(yīng)地聯(lián)動性很強,每個流程不會停頓太長時間,很容易就達到了提高工作效率這個基本目標(biāo)。

  至于原來“天天做報表”的客服部門,林松濤說,有了系統(tǒng)之后,這一工作就可以直接交給計算機,把他們從繁重的體力勞動中解脫出來,系統(tǒng)完全按照所需要的格式做報表,每次需要下載時只要查詢、導(dǎo)出,就可以呈給老板。終于,客服部門的員工們可以去做他們應(yīng)該做的事,而不是整天加班做報表了。

  微軟MBS事業(yè)部大中華區(qū)市場部門總監(jiān)Claus Minet(左三)去考察搜狐的實施狀況時,完全看不出這用的是微軟的CRM

  有中國特色的CRM

  客戶關(guān)系管理這個理論被嚴(yán)重地狹隘化,其實它是一個符合企業(yè)生態(tài)運轉(zhuǎn)的管理模式,無所謂叫作什么。
  
  張軍說,做完這個項目以后,他覺得微軟的CRM從技術(shù)擴展性來講比較適合中小型的中國企業(yè),不太適合于太大型的企業(yè),因為它的標(biāo)準(zhǔn)功能涉及的流程不夠豐富,而國內(nèi)的企業(yè)靈活性強,老板隨時會產(chǎn)生要求,所以從某種程度來講,只要找到適合的契合點,這樣的CRM系統(tǒng)可以用很多其他地方,如售后服務(wù)管理、合同管理、呼叫中心、數(shù)據(jù)分析等。

  系統(tǒng)能帶來的不是天翻地覆的變化,而是信息的豐富和數(shù)據(jù)的全面,CRM最終會變成花架子也是因為沒有注重數(shù)據(jù)帶來的關(guān)聯(lián)性,再好看的界面再豐富的功能都沒有用,系統(tǒng)設(shè)計時,每增加一個功能都要從動作上體現(xiàn)出上一步做了什么,下一步需要做什么。能在一個中間環(huán)節(jié),通過流程自然地反饋出上下的關(guān)聯(lián),這是最直接的用途。流程體現(xiàn)在技術(shù)上就是這兩點,沒把系統(tǒng)融進業(yè)務(wù)流程,那就不需要CRM了,Excel表格就能搞定,業(yè)務(wù)流程的每一個環(huán)節(jié)都在系統(tǒng)中傳遞,才是高效率時代需要的CRM。

  所有企業(yè)的管理系統(tǒng),最重要的是認(rèn)清自己想要什么,有的企業(yè)失敗了,最根本原因是不知道自己要什么,有一種思維模式是想靠系統(tǒng)來規(guī)范流程,這很不現(xiàn)實。

  張軍笑言,在不少企業(yè)里,即使老板說了也未必能實行下去;還有的企業(yè)希望強迫系統(tǒng)改變,來適應(yīng)自己,認(rèn)為自己的企業(yè)每年已有很高的利潤,不可能或者不需要改變了。很多信息管理系統(tǒng)的實施都是和業(yè)務(wù)找到一個契合點,雙方磨合妥協(xié),這個周期很長,也可能勉強實施了但功能范圍越來越縮小,和最初的宏偉目標(biāo)不能相提并論。這種情況很常見,花了好幾百萬上千萬,最終實施了一個功能有限、企業(yè)用戶并不滿意的系統(tǒng)。

  60%實施過CRM的客戶對系統(tǒng)都不甚滿意。這個數(shù)字來自于怡?萍及l(fā)展有限公司大中國區(qū)總經(jīng)理許宏銘。作為CRM的方案提供商,他并不避諱這樣一個事實。這幾年,許宏銘一直不斷地在跟一些正在使用CRM的用戶接觸,了解到他們不滿意的原因,或者說失敗的最大因素是沒有在最初把規(guī)則定義好,導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入混亂,更談不到分析數(shù)據(jù)了。

  許多在國外有著豐富案例的大型CRM軟件廠商都把一頂產(chǎn)品化的帽子硬扣在客戶頭上,諸如“這是某某成熟客戶的管理經(jīng)驗”,當(dāng)它硬套在國內(nèi)的企業(yè)上時,員工如果沒有經(jīng)過培訓(xùn)、具有比較規(guī)范的使用習(xí)慣,往往就把有效數(shù)據(jù)變成了垃圾。

  當(dāng)和國外的那些同行們聚在一起聊天時,許宏銘納罕地發(fā)現(xiàn),他們給客戶實施時很少改變CRM的原始結(jié)構(gòu),往往都是標(biāo)準(zhǔn)化模塊和界面。原來,并非國外的客戶習(xí)慣了CRM的管理邏輯,而是他們習(xí)慣了軟件廠商的實施模式,習(xí)慣了被軟件廠商教育、去認(rèn)可成型的管理理論,哪怕是1+1=5,用戶都可以強迫自己適應(yīng)。而中國人不,所以,在中國落地的Dynamics并不適用于太大規(guī)模的客戶,這是中國的國情所致。這恰好與張軍所說的不謀而合。

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