張弛有度 給CRM項(xiàng)目戴上時(shí)間表
張力 2007/10/24
楊光是宏潤(rùn)公司CRM項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，所有與CRM項(xiàng)目上線相關(guān)的資源和人員都?xì)w他管。楊光記得他在上MBA管理課的時(shí)候，導(dǎo)師曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：做好一個(gè)項(xiàng)目的管理并不難，只需要做好一件事情就行。的確，在這個(gè)CRM項(xiàng)目中楊光實(shí)際上不需要親自做什么，但除了一件事：就是為CRM項(xiàng)目順利上線所有需要完成的工作做一個(gè)時(shí)間表，并且有效的執(zhí)行這個(gè)時(shí)間表。
做個(gè)甩手領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)起來(lái)似乎并不太難，那楊光在這個(gè)CRM項(xiàng)目中編制的時(shí)間表必須要考慮多少因素呢?讓我們來(lái)看看：高層是否了解CRM對(duì)公司未來(lái)的影響?各層員工是否支持CRM的實(shí)施?如何與他們溝通這些內(nèi)容?CRM業(yè)務(wù)流程需要變化嗎?項(xiàng)目組的成員如何挑選和培訓(xùn)，還有項(xiàng)目所需要的資源都準(zhǔn)備好了沒(méi)有?更重要的CRM數(shù)據(jù)是通過(guò)什么途徑收集和分析。還有為確保項(xiàng)目順利進(jìn)行相關(guān)的制度如何了?這些實(shí)施工作有沒(méi)有獎(jiǎng)懲制度?上線工作效率如何評(píng)估?怎么樣，這些聽(tīng)起來(lái)都感到麻煩的事情夠你忙了吧。
制定合理的項(xiàng)目時(shí)間表
時(shí)間表是項(xiàng)目完成所需工作的一個(gè)基本的、動(dòng)態(tài)的計(jì)劃表。時(shí)間表為具體工作提供了計(jì)劃和執(zhí)行步驟，并在進(jìn)行過(guò)程中設(shè)定里程碑，使你可以將自己的進(jìn)度和預(yù)先設(shè)定的完成時(shí)間相比較。簡(jiǎn)而言之，項(xiàng)目成敗就取決于時(shí)間表。
要使一個(gè)時(shí)間表真正有效，它必須有明確的具體工作落實(shí)，更重要的是要有明確的時(shí)間和日期�！敖ㄗh”、“盡快”、“在方便的時(shí)候”、“當(dāng)我能抽出時(shí)間的時(shí)候”這些話根本沒(méi)用，只不過(guò)為進(jìn)度延后提供了借口：我不方便，我沒(méi)空。因此，時(shí)間表不應(yīng)該只是一個(gè)工作任務(wù)的分配，或者說(shuō)是逼著你或者其他人去完成一個(gè)在時(shí)間上不可能實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目。有效的時(shí)間表必須要符合這幾點(diǎn)要求：
(1)時(shí)間表需要落實(shí)明確而具體的工作。針對(duì)每一項(xiàng)工作對(duì)應(yīng)明確的責(zé)任人。做到責(zé)任明確，分干到戶。并需要明確每項(xiàng)任務(wù)的合格標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條件，并設(shè)立關(guān)鍵時(shí)間進(jìn)度檢查的里程碑。
(2)合理的時(shí)間安排。時(shí)間表的編制看起來(lái)似乎是件容易的事，但其實(shí)要對(duì)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容與工作量都有深入了解。在編制時(shí)間表的時(shí)候要多問(wèn)問(wèn)這幾個(gè)問(wèn)題：有多少工作量?有多少時(shí)間?同時(shí)還需要處理什么事情?這樣安排是否合理及現(xiàn)實(shí)?值得提醒的是要在預(yù)計(jì)的時(shí)間上再加多25%-50%，可以讓時(shí)間表更現(xiàn)實(shí)。大多數(shù)人在大多數(shù)項(xiàng)目上都會(huì)低估所需時(shí)間。
(3)每項(xiàng)任務(wù)完成時(shí)間是否公平。時(shí)間進(jìn)度安排公平嗎?你是不是為了完成任務(wù)在“懲罰”別人?負(fù)責(zé)各項(xiàng)任務(wù)的人有沒(méi)有被工作和苛刻的時(shí)間進(jìn)度壓得喘不過(guò)氣來(lái)?通常，對(duì)于那些完成任務(wù)的人的“嘉獎(jiǎng)”就是給他們更多的工作。因此，一個(gè)好的時(shí)間表應(yīng)該是公平而能獲得同伴的支持和執(zhí)行。
為了做到以上幾點(diǎn)，有效的時(shí)間表編制并不只是把工作分配好時(shí)間這么簡(jiǎn)單，必須要考慮幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：在完成時(shí)間表的過(guò)程中有沒(méi)有障礙?時(shí)間表中我們?cè)O(shè)定的合理的幾個(gè)階段性目標(biāo)是什么?一個(gè)原則問(wèn)題要切記：一個(gè)項(xiàng)目不是一下就過(guò)了6個(gè)月，時(shí)間是一天一天，一個(gè)星期一個(gè)星期溜走的。
時(shí)間表為何常失控
楊光為了確保項(xiàng)目順利上線，在CRM項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施的時(shí)候，時(shí)間表是需要精打細(xì)算，避免CRM項(xiàng)目每個(gè)任務(wù)滯后執(zhí)行。然而在項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)一些讓他意想不到的事情。這些事情對(duì)項(xiàng)目的影響力是非常之大的，現(xiàn)在細(xì)細(xì)一一分析：
(1)CRM需求偏移：隨著CRM項(xiàng)目的深入實(shí)施，大家對(duì)CRM的熱情越來(lái)越高漲，提出的需求也越來(lái)越多。造成的后果是無(wú)論是刪減、增加或者改變項(xiàng)目需求，都致使時(shí)間表發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整或滯后。
例如，在實(shí)施過(guò)程中，一方面是對(duì)于部分關(guān)鍵需求沒(méi)有給予足夠的關(guān)注，造成業(yè)務(wù)使用用戶總是抱怨不好用，從而不斷修正問(wèn)題。另一個(gè)方面，人們總是眼光朝上，卻忽視了公司對(duì)CRM的真正需求和實(shí)施難度，總是喜歡添加一些原先時(shí)間表規(guī)劃所沒(méi)有的東西，導(dǎo)致存在大量功能冗余，也導(dǎo)致實(shí)施時(shí)間表的失控。普遍存在的是，有些項(xiàng)目組成員覺(jué)得反正我們都要花時(shí)間，就再增加幾樣?xùn)|西吧，這會(huì)讓我們的項(xiàng)目錦上添花。這樣就積少成多，集腋成裘。使本來(lái)是計(jì)劃周密的時(shí)間表，在每件事情平均所需要的時(shí)間都比預(yù)期滯后了20%。不僅消耗了時(shí)間，而且也模糊了最初的CRM項(xiàng)目需求。更嚴(yán)重的是，CRM項(xiàng)目需求范圍已經(jīng)擴(kuò)展到公司真正需要的范圍之外。
鑒于多次調(diào)整時(shí)間表滯后的無(wú)奈局面后，楊光確立了CRM需求變更的根本原則，堅(jiān)持基本業(yè)務(wù)需求為主干，避免將實(shí)施范圍擴(kuò)大化，將不確定和復(fù)雜多變的需求排除在實(shí)施策略之外。楊光給CRM需求重新作了定義，將需求定義為“必須的需求”、“應(yīng)當(dāng)具備的需求”和“錦上添花的需求”，嚴(yán)格堅(jiān)守核心功能。并在項(xiàng)目過(guò)程中一直不斷跟蹤，以便控制在時(shí)間表范圍之內(nèi)。后來(lái)事實(shí)證明，只有做到了需求范圍明確才能避免時(shí)間表不斷滯后的惡果。
(2)進(jìn)度控制松緊不一致。在宏潤(rùn)C(jī)RM項(xiàng)目中，楊光發(fā)現(xiàn)時(shí)間表經(jīng)過(guò)調(diào)整后，沒(méi)過(guò)多久時(shí)間表滯后又來(lái)了。例如，在項(xiàng)目進(jìn)行到一半時(shí)，由于在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)前期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作太過(guò)拖沓，關(guān)鍵數(shù)據(jù)常常在實(shí)施需要使用的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分，或者根本就沒(méi)有收集這些核心數(shù)據(jù)，導(dǎo)致進(jìn)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)間表。
于是，為了按期完成項(xiàng)目，楊光不得不投入更多的人力資源去整理數(shù)據(jù)。這些后來(lái)參加者因?yàn)閷?duì)項(xiàng)目不夠熟悉，存在軟件界一直說(shuō)的“人月神話”的弊端，反而讓滯后的時(shí)間表更滯后。
(3)時(shí)間表監(jiān)控的失效。項(xiàng)目監(jiān)控的目的是通過(guò)周期性地跟蹤項(xiàng)目時(shí)間表的各種參數(shù)，如進(jìn)度、工作量、費(fèi)用、資源、工作成果、風(fēng)險(xiǎn)等，不斷地了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，以便當(dāng)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r顯著偏離計(jì)劃時(shí)能夠及時(shí)采取糾正措施。因?yàn)閳?zhí)行計(jì)劃的是人而不是機(jī)器，每個(gè)人做事都可能與計(jì)劃有偏差，何況一群人呢。再者，環(huán)境也會(huì)發(fā)生變化。但楊光發(fā)現(xiàn)原本合理的計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程落空時(shí)沒(méi)有及時(shí)調(diào)整，而且還存在“執(zhí)迷不悟”地按照不合理的計(jì)劃行事，導(dǎo)致時(shí)間表滯后時(shí)常發(fā)生。
對(duì)癥下藥 有效避免時(shí)間表滯后
最現(xiàn)實(shí)、最合理的時(shí)間表在CRM項(xiàng)目進(jìn)行中還是可能遇到麻煩。例如由于有一些事情的優(yōu)先程度提高了，另一個(gè)本來(lái)進(jìn)行得很順利的項(xiàng)目現(xiàn)在卻可能被放到了不重要的位置，一個(gè)非常合理的時(shí)間表一下變成了一個(gè)讓人泄氣的巨大的麻煩。當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間表滯后出軌了，你甚至可能不知道如何把時(shí)間表拉回來(lái)，以實(shí)現(xiàn)CRM的實(shí)施目標(biāo)。
一般來(lái)說(shuō)，可以有好幾個(gè)辦法讓時(shí)間表滯后的項(xiàng)目再回到正常軌道上來(lái)。例如重新制訂時(shí)間表，或者也許需要的只是延長(zhǎng)或改變時(shí)間表，讓你喘口氣恢復(fù)力氣，特別是由于環(huán)境因素要求這樣做。當(dāng)時(shí)間表改了以后，你就回到軌道上又繼續(xù)前進(jìn)了。因此，時(shí)間表滯后并不是不可以避免的。那么，如何避免時(shí)間表滯后，保證CRM項(xiàng)目如期完成?
①明確鎖定需求，避免無(wú)休止的客戶化。每一個(gè)CRM項(xiàng)目都需要工作開(kāi)展之前鎖定用戶的需求，不這樣做必將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，多多少少都會(huì)發(fā)生一些范圍變更，一定要嚴(yán)格控制這些變更，對(duì)這些變更有一個(gè)應(yīng)對(duì)方案，把變更范圍控制在可控范圍內(nèi)，不然便會(huì)出現(xiàn)很多并發(fā)癥，導(dǎo)致時(shí)間表滯后和成本的增加。
②重新檢查時(shí)間表。如果你的進(jìn)度嚴(yán)重滯后，看看你的時(shí)間表。你是否能在時(shí)間表中增加一到兩個(gè)緩沖區(qū)，如果你已經(jīng)用光了所有的緩沖區(qū)，看看能不能縮短哪個(gè)任務(wù)的時(shí)間或加快進(jìn)行?同時(shí)，刪除不必要的內(nèi)容。在你的時(shí)間表里有沒(méi)有這樣的步驟：他們可以錦上添花，但并不是CRM項(xiàng)目成功的關(guān)鍵任務(wù)�，F(xiàn)在就需要?jiǎng)h除這些內(nèi)容了。可能最后的結(jié)果沒(méi)那么精細(xì)，但去掉一些裝飾物可以幫助你的項(xiàng)目走回正軌。
�、塾行r(shí)間表檢查工具。糟糕的執(zhí)行會(huì)給CRM項(xiàng)目帶來(lái)在成本和時(shí)間滯后兩方面上的失敗，這將最終導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的失敗。很多失敗的CRM項(xiàng)目中的教訓(xùn)揭示了能夠充分地描述項(xiàng)目進(jìn)度的檢查工具簡(jiǎn)直太重要了。楊光得到的經(jīng)驗(yàn)是要抓住CRM項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，密切注意進(jìn)展情況，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)該馬上拿出切實(shí)可行的措施。當(dāng)出現(xiàn)可能?chē)?yán)重影響時(shí)間表滯后時(shí)，就應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段狀況重新評(píng)價(jià)需求分析結(jié)果、工數(shù)估算、設(shè)計(jì)結(jié)果等。切勿匆忙采取頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的措施，致使時(shí)間表滯后更嚴(yán)重。
�、軙r(shí)間表制出來(lái)后，并不是萬(wàn)事大吉，還必須有相應(yīng)的控制措施以保證計(jì)劃的實(shí)施。例如可以制定一些獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勵(lì)是主要，懲罰是輔助手段，調(diào)動(dòng)起所有人員的積極性來(lái)，并訂立相應(yīng)的評(píng)估指標(biāo)，把項(xiàng)目執(zhí)行作為項(xiàng)目參加人員的重要業(yè)績(jī)進(jìn)行考核監(jiān)督，避免因?yàn)樯俨糠秩瞬慌浜瞎ぷ鲗?dǎo)致項(xiàng)目整體延誤，從制度上保障項(xiàng)目的順利實(shí)施。
整個(gè)CRM項(xiàng)目所涉及的人與事可謂千頭萬(wàn)緒，這些因素只是冰山一角，滄海一粟。對(duì)于這個(gè)CRM項(xiàng)目，楊光需要做的就是為這些可能影響CRM項(xiàng)目所有的因素編制一個(gè)可執(zhí)行的時(shí)間表。
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