呼叫中心路由策略
田靜 2004/02/03
摘 要：對(duì)呼叫中心的結(jié)構(gòu)、工作過程和自動(dòng)、人工呼叫業(yè)務(wù)的路由策略做了較為詳盡的介紹。
關(guān)鍵詞：呼叫中心；路由策略；人工座席；客戶
1 引言
在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，競(jìng)爭(zhēng)者所采用的手段，除了先進(jìn)的技術(shù)和優(yōu)越的產(chǎn)品質(zhì)量外，還體現(xiàn)在爭(zhēng)取客戶或客戶群體上。因?yàn)橐粋�(gè)企業(yè)，如占有了較多的客戶，就占有了較多的市場(chǎng)份額和較多的發(fā)展機(jī)遇，當(dāng)然也意味著企業(yè)要提供更豐富的服務(wù)手段來滿足客戶隨時(shí)隨地提出的要求和客戶按照自己的意愿來享受服務(wù)。正是由于上述原因，呼叫中心已成為現(xiàn)代企業(yè)在商城中謀求生存的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)和在競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)勝的有力武器。任何企業(yè)或商業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)都需要設(shè)計(jì)一個(gè)比較好的呼叫中心，以增進(jìn)對(duì)客戶的洞察力，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)力，并不斷拓寬銷售渠道和提高企業(yè)的生產(chǎn)力。
呼叫中心是在商業(yè)領(lǐng)域?qū)嵺`了多媒體的好處之后，利用多媒體進(jìn)行集中服務(wù)的一種初步應(yīng)用。就是說通過集成的媒體手段（電話、傳真、E-MAIL、In-ternet等）和集成的語音、數(shù)據(jù)，為客戶提供多種方式來傳送信息和提供多種服務(wù)。
現(xiàn)代呼叫中心一般都提供多種接入方式，如固定電話、移動(dòng)電話、傳真、E-MAIL、In-ternet以及視頻接入等。但到目前為止，國(guó)內(nèi)的應(yīng)用還僅限于以語音為主，而且大部分都能提供自動(dòng)應(yīng)答和人工應(yīng)答兩種服務(wù)方式。如中國(guó)移動(dòng)的1860和1861，都有自動(dòng)語音應(yīng)答和人工座席應(yīng)答兩種方式，因此呼叫中心需要提供兩個(gè)接入號(hào)碼，一是自動(dòng)語音應(yīng)答接入號(hào)碼，一是人工語音應(yīng)答接入號(hào)碼�？蛻艨梢栽谧詣�(dòng)流理事長(zhǎng)人工流程之間進(jìn)行呼叫路由的轉(zhuǎn)移。
由于呼叫中心要面對(duì)大量呼叫的沖擊，且在呼叫高峰時(shí)也必須提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，因此對(duì)呼叫中心，如10060和1860等客戶服務(wù)中心來說，呼叫來話路由的選擇、資源的分配和控制，以及跟蹤呼叫路徑的遷移等，即成為建設(shè)中需要重點(diǎn)考慮和解決的問題。
以下即是筆者對(duì)語音接入方式、大型商用呼叫中心在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、工作過程和路由策略等方面的詳細(xì)介紹。
2 呼叫中心的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
呼叫中心所實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)或服務(wù)，對(duì)于不同的行業(yè)、企業(yè)和不同的客戶群體是有很大的差別的。為了支撐更廣泛的業(yè)務(wù)及實(shí)現(xiàn)新業(yè)務(wù)的快速推廣，呼叫中心在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)上應(yīng)體現(xiàn)分層設(shè)計(jì)的思想，特別是在模塊的構(gòu)建上要充分考慮業(yè)務(wù)的共性和相互間的區(qū)別。圖1所示的就是大型呼叫中心的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，共分為三層：
�。�1）交換層
大型呼叫中心的交換層一般采用自動(dòng)呼叫排隊(duì)機(jī)（ACD:Automatic Call Distribution），中斷電路在1000條以上。由于排隊(duì)機(jī)有電信級(jí)的呼叫處理能力，因此吞吐量比較大，接續(xù)速度也比較快，而且穩(wěn)定和可靠。其工作的過程是：客戶發(fā)出的來話請(qǐng)求通過公共電話網(wǎng)（PSTN:Public
Swiched Telephone Network）接到排隊(duì)機(jī)后，由排隊(duì)機(jī)完成底層的信號(hào)接續(xù)，并將呼叫請(qǐng)求數(shù)據(jù)提交給業(yè)務(wù)支撐層，根據(jù)業(yè)務(wù)支撐層返回的控制指令，做出相應(yīng)的接續(xù)動(dòng)作。
（2）業(yè)務(wù)支撐層
業(yè)務(wù)支撐層主要是對(duì)呼叫路由、設(shè)備資源進(jìn)行分配與控制，對(duì)人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)的狀態(tài)進(jìn)行控制和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，以及提供上層應(yīng)用所需要的公共模塊等。業(yè)務(wù)支撐層的核心模塊包括：
a.呼叫控制服務(wù)器（CCS:Call Control Server）：用以控制全局呼叫標(biāo)識(shí)的分配，呼叫路由策略的分配，自動(dòng)業(yè)務(wù)與人工業(yè)務(wù)的協(xié)同，呼叫追蹤等。該CCS相當(dāng)于呼叫中心的大腦，通過CCS對(duì)其它模塊的動(dòng)作進(jìn)行控制。因此CCS的運(yùn)行狀態(tài)是極為關(guān)鍵的，通常都采取主備機(jī)制，即在正常情況下，只由主用CCS工作，備用CCS只定期與主CCS進(jìn)行數(shù)據(jù)同步。一旦主用CCS出現(xiàn)故障時(shí)，備用CCS立即接管所有的呼叫，成為主用CCS。
b.語音激活響應(yīng)系統(tǒng)（IVRS:Interactive Voice Responsive System）：用于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流程和加載和運(yùn)行，即按照流程中指定的業(yè)務(wù)邏輯提供相應(yīng)的語音播放、按鍵選擇、錄音、傳真和數(shù)據(jù)的查詢等。在大型呼叫中心中，一般都要設(shè)置多個(gè)IVRS，以處理大量的呼叫請(qǐng)求。
c.語音服務(wù)器（Voice Server）：用于語音播放和合成。
d.傳真服務(wù)器（Fax Server）：用于收發(fā)傳真信息。
e.質(zhì)檢臺(tái)：為人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)所設(shè)置，用于對(duì)人工應(yīng)答服務(wù)的監(jiān)督和考評(píng)。質(zhì)檢人員可以通過質(zhì)檢臺(tái)對(duì)業(yè)務(wù)代務(wù)（話務(wù)員）與客戶的通話進(jìn)行監(jiān)聽、插入和攔截，并可以對(duì)受理的歷史記錄進(jìn)行錄音回放。
f.管理臺(tái)（Management Console）：用于實(shí)現(xiàn)呼叫中心對(duì)全避數(shù)據(jù)信息的配置和加載。
�。�3）業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)層
主要包括：
a.人工座席軟件（CCC:Call Center Client）：為業(yè)務(wù)代表或話務(wù)員提供的業(yè)務(wù)軟件。在該軟件中集成了語音和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一處理的功能，業(yè)務(wù)代表或話務(wù)員可以通過CCC接通客戶業(yè)話，與客戶交談及回答客戶提出的問題，以及記錄客戶的意見等。該軟件也支持復(fù)雜的業(yè)務(wù)受理過程。
b.應(yīng)用服務(wù)器（Application Server）：作為中間層，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)應(yīng)用邏輯的封裝及對(duì)業(yè)務(wù)邏輯、事務(wù)、安全等的控制。
3 自動(dòng)語音應(yīng)答業(yè)務(wù)的路由策略
對(duì)于自動(dòng)語音應(yīng)答業(yè)務(wù)的路由策略比較簡(jiǎn)單。因?yàn)樘峁┱Z音服務(wù)的模塊是IVRS，任何一個(gè)IVRS所提供的服務(wù)都基本是相同的。所以呼叫中心一般對(duì)自動(dòng)語音業(yè)務(wù)的請(qǐng)求都采取平均分配的策略，就是說要使各個(gè)IVRS的呼叫負(fù)荷大致相同。具體地說就是：CCS記錄每個(gè)IVRS當(dāng)前空閑的通道數(shù)，當(dāng)CCS分配一個(gè)呼叫給IVRS時(shí)，CCS就把此IVRS空閑的通道數(shù)減一，而當(dāng)IVRS釋放一個(gè)呼叫時(shí)，CCS再把IVRS空閑的通道數(shù)加一。當(dāng)一個(gè)新的呼叫請(qǐng)求到來時(shí)，CCS查找當(dāng)前空閑通道最多的IVRS，把呼叫分配過去。
4 人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)的路由策略
對(duì)于人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)，呼叫路由的處理過程是比較復(fù)雜的。因?yàn)槊總�(gè)人工座席所提供的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)能力不盡相同，而且服務(wù)的對(duì)象和層次也不同，有的是大客戶或重要客戶，而有的則是普通客戶，因而所提供的服務(wù)質(zhì)量和水平是不同的。下面詳細(xì)闡述人工語音業(yè)務(wù)的路由策略。
對(duì)于人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)，首先要對(duì)客戶進(jìn)行分并根據(jù)客戶的重要程度和消費(fèi)額等向客戶分配標(biāo)識(shí)碼�？蛻粢话惴譃殂@石客戶、金牌客戶、銀牌客戶、VIP客戶和普通客戶五類。
然后，對(duì)人工座席進(jìn)行分類。人工座席一般分為技能和技能等級(jí)兩類。由于不同的人工座席所提供的服務(wù)不盡相同，比如有的座席能處理客戶的投訴，有的座席能向客戶推薦新產(chǎn)品，還有的座席能解答客戶提出的技術(shù)問題等等，因此可以把座席所提供的服務(wù)定義為座席技能，這就是所謂的技能類。當(dāng)然，有些座席是多技能的，即一個(gè)座席有多項(xiàng)技能，能提供多種服務(wù)，也有一些座席，只有一種技能。另外，由于不同的座席掌握技能的熟練程度不同，因此就有了技能等級(jí)的界定，就是所謂的技能等級(jí)。比如可將技能分為1級(jí)到5級(jí)，其數(shù)值越大，等級(jí)和熟練程度也就越高。這樣當(dāng)一個(gè)客戶呼人后，就可根據(jù)客戶的類型和所需要的服務(wù)內(nèi)容以及座席的技能和等級(jí)來進(jìn)行呼叫路由的分配。常用的呼叫路由分配策略包括技能平均分配、技能優(yōu)先、上一次服務(wù)和無條件分配。具體講：
�。�1）技能平均分配：就是客戶在撥打不同的人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)號(hào)碼或在自動(dòng)流程中通過不同的按鍵選擇轉(zhuǎn)入人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)時(shí)，呼叫中心將其翻譯為有不同技能服務(wù)的請(qǐng)求。在技能平均分配策略下，CCS忽略客戶的等級(jí)和座席技能等級(jí)，僅根據(jù)技能分類來查找當(dāng)前空閑并可提供此種服務(wù)的所有座席列表，從中選擇出接續(xù)次數(shù)最少的座席，為客戶服務(wù)。
�。�2）技能優(yōu)先：即客戶在撥打不同的人工語音應(yīng)答接入號(hào)碼或在自動(dòng)流程中通過不同的按鍵選擇轉(zhuǎn)入人工語音應(yīng)答業(yè)務(wù)時(shí)，呼叫中心將其翻譯成有不同技能服務(wù)的請(qǐng)求。在執(zhí)行技能平均分配策略的基礎(chǔ)上，由CCS查詢數(shù)據(jù)庫(kù)來獲得客戶的等級(jí)，并根據(jù)預(yù)先配置的技能服務(wù)、客戶等級(jí)與座席等級(jí)，并根據(jù)預(yù)先配置的技能服務(wù)、客戶等級(jí)與座席等級(jí)之間的匹配關(guān)系，查找可提供服務(wù)的所有的空閑座席列表，從中找出技能等級(jí)最高（最熟悉）的一個(gè)座席為此客戶服務(wù)。例如，配置的數(shù)據(jù)為“新產(chǎn)品推薦”的技能，對(duì)于類型為金牌的客戶，只有技能等級(jí)為5或4的座席可為其服務(wù)；對(duì)于類型為銀牌的客戶，只有技能等級(jí)為4或3的座席可為其服務(wù)等等。假如有銀牌客戶C呼叫并請(qǐng)求“新產(chǎn)品推薦”服務(wù)，那么CCS就會(huì)查找所有擁有“新產(chǎn)品推薦”服務(wù)技能并技能等級(jí)為4或3的空閑座席列表。如此時(shí)列表中有座席1、座席2和座席3空閑，而座1的“新產(chǎn)品推薦”技能的等級(jí)為3，座席2“新產(chǎn)品推薦”技能的等級(jí)為4，座席3“新產(chǎn)品推薦”技能的等級(jí)亦為3，那第因座席2的等級(jí)最高，就將座席2分配給客戶服務(wù)。
�。�3）上一次服務(wù)：上一次服務(wù)的概念來源于親切服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶貼心的服務(wù)，呼叫中心希望能將某一個(gè)座席永遠(yuǎn)為某一個(gè)客戶服務(wù)，以不斷熟悉客戶和準(zhǔn)確理解客戶的需求，準(zhǔn)確而高效地為客戶服務(wù)，贏得客戶的滿意。在這種路由策略下，當(dāng)客戶呼入時(shí)，首先由CCS查找上一次為此客戶提供服務(wù)的座席，如果此座席是空閑的，那么就再次分配此座席為此客戶服務(wù)。
（4）無條件分配：無條件分配也類似平均分配策略，唯一的區(qū)別在于這種分配不考慮座席的技能和技能等級(jí)，而將所有的呼叫請(qǐng)求無條件地平均分配給各座席。這種策略一般在晚上值班時(shí)使用。因?yàn)橥砩现蛋嗟淖容^少，比如只有2個(gè)座席，那么就可以采用這種策略，讓所有的呼叫都由這兩個(gè)座席提供服務(wù)。
以上幾種策略可以根據(jù)實(shí)際情況組合使用。比如主策略是上一次服務(wù)，而上一次服務(wù)忙，那么就可啟用備用的技能優(yōu)先策略等等。因此在實(shí)際應(yīng)用中，需要根據(jù)系統(tǒng)規(guī)模、客戶特點(diǎn)、業(yè)務(wù)需要、座席技能水平等綜合情況考慮，制定出合理的路由策略。
由于以上策略都是由CCS進(jìn)行中心控制的。因此CCS需要精確記錄每個(gè)IVRS、每個(gè)人工座席當(dāng)前的狀態(tài)。同時(shí)由于呼叫請(qǐng)求是并發(fā)的，因此必須采用資源鎖定的方式進(jìn)行資源分配，以避免發(fā)生邏輯方面的錯(cuò)誤。
中國(guó)通信網(wǎng)(www.c114.net)——天津通信技術(shù)
相關(guān)鏈接: