傳真服務器E化寶鋼國際
2003/09/22
上海寶鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司（簡稱寶鋼國際）是寶鋼集團的全資子公司，他們的目標是在3-5年內(nèi)成長為在國內(nèi)市場有領導地位并具有國際競爭力的現(xiàn)代貿(mào)易流通企業(yè)。隨著企業(yè)信息化的開展，寶鋼國際網(wǎng)絡建設逐漸完善。以前公司辦公使用的是傳統(tǒng)的傳真收發(fā)模式，即每個部門各有一部傳真機，員工自行收發(fā)，這樣做的結(jié)果是傳真件不易保存、查找不方便、資源浪費較大。針對這種情況，寶鋼國際想到將先進的科技產(chǎn)品與傳統(tǒng)的傳真方式進行結(jié)合，經(jīng)過對市場上幾家公司產(chǎn)品比較，最后，寶鋼國際決定采用武漢漢元軟件有限公司的萬發(fā)傳真服務器。
寶鋼國際現(xiàn)在收取傳真是將現(xiàn)有各部門傳真機直線號碼作為各部門傳真總機號碼。部門內(nèi)傳真機將作為分機接入傳真服務器并為它分配相應分機號碼，此號碼為虛擬號碼，在傳真服務器端通過Web方式設置。為方便記憶，可設置為與電話分機號相同或類似。部門內(nèi)所有需要建立電子傳真檔案的員工在傳真服務器上開設賬戶，即分配虛擬傳真分機號。這樣員工可以通過Web方式登錄到傳真服務器上收取傳真（類似于E-mail用戶Web方式收取郵件）。在外部客戶撥入部門傳真總機時會有語音提示：請輸入傳真分機號。員工輸入相應分機號碼后傳真信息存入傳真服務器中的個人目錄，本人及權限管理中允許的人都可以通過Web方式看到此條傳真內(nèi)容。
在外部客戶還不知道部門內(nèi)員工傳真分機號的過渡階段，由于各部門沿用原傳真直線電話號碼作為傳真總機，外部客戶撥入的依然是原來的傳真直線號碼。在系統(tǒng)語音提示時他可以選擇不輸入傳真分機號或者直接按電話上某個特定鍵，系統(tǒng)還是會將此傳真信息通過部門內(nèi)傳真機輸出，完全不影響業(yè)務的正常開展。待客戶了解了每個員工的傳真分機號碼后，他再選擇將傳真信息發(fā)到相關人員的電子賬號中去。
大部分傳真的發(fā)送可以在傳真服務器端通過Web方式進行，即可以將傳真內(nèi)容當作附件發(fā)送，類似于E-mail用戶以Web方式發(fā)送郵件，大量電子文檔不再需要打印出來后再從傳真機上發(fā)送，這樣就節(jié)省了時間和紙張。對于少數(shù)工程圖紙等沒有電子文檔的情況，可以通過現(xiàn)有傳真機完成資料的發(fā)送。
在傳真服務器上有自己賬號的用戶不僅可以通過瀏覽器方式登錄傳真服務器收發(fā)傳真，同時可以建立一對一的郵件通道，即在傳真服務器端通過瀏覽器方式建立傳真分機號與個人電子郵件的對應關系，使用者在收到傳真時不僅在傳真服務器上存儲此傳真信息，同時將信息拷貝一份發(fā)送到個人電子郵件。如果發(fā)送到外網(wǎng)電子郵件中，員工在外地出差時就可通過收取郵件方式讀傳真，也可遠程登錄到傳真服務器上讀傳真。
對于現(xiàn)在所使用的傳真機可以統(tǒng)一管理，所有傳真機會作為分機接入傳真服務器，外線撥入時輸入分配給傳真機的分機號碼，傳真信息在服務器端存檔后從傳真機上輸出。要從傳真機上發(fā)送傳真，必須在傳真機上以賬號信息+電話號碼的方式發(fā)送（為了計費功能的需要），相應的內(nèi)容也會在服務器端存檔后發(fā)出，提高了辦公效率、節(jié)省了辦公資源。
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