不用出差 網(wǎng)真技術(shù)助AT&T召開客戶會(huì)議
2009/10/21
CTI論壇(ctiforum)10月21日消息:AT&T亞太區(qū)集團(tuán)每年召開兩次地區(qū)咨詢會(huì)議（RAC），邀請(qǐng)企業(yè)客戶會(huì)聚一堂，共同探討AT&T的行動(dòng)方案、收集反饋意見，以幫助AT&T更好地了解和滿足客戶需求。
AT&T負(fù)責(zé)在亞洲的一座主要城市組織會(huì)議相關(guān)活動(dòng)，而差旅費(fèi)和住宿費(fèi)則由客戶自行承擔(dān)。然而，2009年嚴(yán)峻的全球經(jīng)濟(jì)形勢(shì)卻對(duì)RAC造成了影響。多數(shù)客戶表示，礙于公司的開支限制，他們將無(wú)法前往參會(huì)。
針對(duì)這一情況，AT&T以虛擬會(huì)議的方式召開了2009年春季會(huì)議。與會(huì)者無(wú)需乘飛機(jī)前往參加為期兩天半的會(huì)議，而只需坐在位于美國(guó)、歐洲和亞洲的網(wǎng)真會(huì)議室中即可參加。借助65英寸的高清顯示屏和空間音頻技術(shù)，會(huì)議室提供了一種身臨其境的體驗(yàn)，遠(yuǎn)程與會(huì)者仿佛就在身邊。
此次會(huì)議召集了來(lái)自四大洲10個(gè)城市的21名與會(huì)者。持續(xù)四個(gè)小時(shí)的虛擬會(huì)議受到了與會(huì)者的高度評(píng)價(jià)，他們對(duì)網(wǎng)真技術(shù)帶來(lái)的互動(dòng)和協(xié)作水平贊不絕口。此外借助網(wǎng)真技術(shù)召開會(huì)議，還在降低開支、減少環(huán)境影響、提高委員會(huì)成員的時(shí)間利用率等方面有著顯著收益。
AT&T區(qū)域咨詢會(huì)議：極有價(jià)值的資源
AT&T亞太區(qū)集團(tuán)每年召開兩次咨詢會(huì)，與16位區(qū)域及全球客戶會(huì)面。會(huì)議為增進(jìn)AT&T與其主要客戶之間的聯(lián)系和合作提供了一個(gè)絕佳的機(jī)會(huì)。咨詢會(huì)開通了一個(gè)雙向溝通渠道，主題涵蓋從基礎(chǔ)設(shè)施投資到服務(wù)水平及收費(fèi)程序改進(jìn)等諸多方面。
AT&T亞太區(qū)副總裁余文質(zhì)指出：“RAC會(huì)議對(duì)我們來(lái)說(shuō)意義重大，便于我們直接從幾家大客戶那里獲得反饋意見�！�
亞太區(qū)RAC會(huì)議照例在一座亞洲主要城市舉行，如北京、河內(nèi)、香港、新德里或新加坡。AT&T負(fù)責(zé)制定議程，并承擔(dān)會(huì)議和招待費(fèi)用，差旅和住宿費(fèi)則由客戶自理，平均下來(lái)每場(chǎng)會(huì)議的總成本超過10萬(wàn)美元。
雖然RAC會(huì)議的會(huì)期一般為兩天半，但算上耗費(fèi)在路上的時(shí)間，與會(huì)者通常要為每次會(huì)議花整整三到四天時(shí)間。
RAC 2009：成本因素推動(dòng)技術(shù)解決方案
在計(jì)劃2009年亞太區(qū)春季會(huì)議的過程中，RAC成員提出了他們的擔(dān)憂——在低迷的全球經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，與會(huì)者將無(wú)法承擔(dān)面對(duì)面會(huì)議所需的高額差旅費(fèi)。另外，人們也日漸意識(shí)到全球航空旅行對(duì)環(huán)境造成的不利影響。然而，完全取消RAC會(huì)議勢(shì)必會(huì)減緩集團(tuán)的發(fā)展勢(shì)頭，甚至可能減弱其凝聚力。正是這些顧慮為利用網(wǎng)真技術(shù)召開RAC會(huì)議創(chuàng)造了條件。
網(wǎng)真技術(shù)：無(wú)需全球旅行也可實(shí)現(xiàn)企業(yè)間協(xié)作
對(duì)許多企業(yè)而言，傳統(tǒng)的視頻會(huì)議不失為一種有用的工具——但與現(xiàn)代的網(wǎng)真會(huì)議相比，未免有些原始。網(wǎng)真技術(shù)在可伸縮性、靈活性、真實(shí)性和易用性等方面均有大幅改進(jìn)。
諸如AT&T所提供的網(wǎng)真設(shè)施，其采用全球互通互聯(lián)方式，旨在使多個(gè)站點(diǎn)在會(huì)議中齊聚一堂。
在網(wǎng)真會(huì)議室中，多臺(tái)高清顯示屏排列成圓桌形式，以營(yíng)造一種面對(duì)面會(huì)議的氛圍。屏幕上的與會(huì)者，即使是來(lái)自全球各地，看起來(lái)也仿佛與現(xiàn)場(chǎng)人員近在咫尺。通過這種方式，諸如手勢(shì)和面部表情等非言語(yǔ)交流也清晰可見，且與現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議并無(wú)二致。為了進(jìn)一步增強(qiáng)“現(xiàn)場(chǎng)”感，所有網(wǎng)真會(huì)議室均采用一致的設(shè)計(jì)、相同的家具和匹配的顏色。
出于靈活性考慮，多個(gè)站點(diǎn)可以同時(shí)參加會(huì)議。如果與會(huì)者人數(shù)超出顯示屏的顯示范圍，有些與會(huì)者將被隱藏起來(lái)，直到發(fā)言時(shí)再顯示出來(lái)。顯示屏可以在開始發(fā)言后幾秒內(nèi)自動(dòng)切換至當(dāng)前發(fā)言者。
網(wǎng)真技術(shù)的另一特點(diǎn)是其易用性。設(shè)施和會(huì)議安排簡(jiǎn)單易行，并與Microsoft Office Outlook或Lotus Notes集成一體。對(duì)與會(huì)者來(lái)說(shuō)，參加會(huì)議就如撥打電話一樣簡(jiǎn)單。
在虛擬會(huì)議中集合
AT&T會(huì)議策劃者預(yù)訂了10個(gè)站點(diǎn)的網(wǎng)真會(huì)議室：倫敦、悉尼、新加坡、香港、上海、孟買、班加羅爾以及美國(guó)的達(dá)拉斯、芝加哥和新澤西。會(huì)議議程定為四個(gè)小時(shí)，并有一次會(huì)間休息。策劃者盡量避免重復(fù)多日面對(duì)面會(huì)議的全部?jī)?nèi)容，而是將重點(diǎn)放在推進(jìn)會(huì)議的主要問題上。
然而，策劃者仍需處理一些面對(duì)面會(huì)議中不太遇到的后勤問題。此次全球?qū)崟r(shí)會(huì)議涉及來(lái)自亞洲、美國(guó)和歐洲10個(gè)城市的21位成員，這意味著至少有一個(gè)站點(diǎn)要在午夜參會(huì)。倫敦團(tuán)隊(duì)挺身而出解決了這一問題。此外，由于會(huì)議的多點(diǎn)特性，并非所有參與者都可以同時(shí)顯示在屏幕上。因此，主持人在會(huì)議過程中專門提醒每位與會(huì)者，使其能夠被其他人看到。
體驗(yàn)評(píng)估
總體而言，與會(huì)者對(duì)此次網(wǎng)真體驗(yàn)給予了積極的評(píng)價(jià)。以10分制來(lái)衡量，此次會(huì)議總體得分（包括出席率）為8.5。這與以前召開的現(xiàn)場(chǎng)RAC會(huì)議相當(dāng)，后者得分為9.0、8.9和8.2。AT&T亞太區(qū)RAC客戶主席Will
Thomas說(shuō)道：“舉辦這些會(huì)議的目的就是讓雙方開誠(chéng)布公地交流觀點(diǎn)，交換意見。在大約4小時(shí)的時(shí)間里，我們不僅設(shè)法達(dá)成了主要的會(huì)議目標(biāo)，還使我們有機(jī)會(huì)通過身處不同地點(diǎn)的參會(huì)人員，對(duì)該技術(shù)進(jìn)行全面的測(cè)試。”
與會(huì)者深知，簡(jiǎn)化的虛擬會(huì)議無(wú)法涵蓋多日面對(duì)面RAC會(huì)議的全部議程，也不能提供正常的社交機(jī)會(huì)，但他們?nèi)匀粚?duì)網(wǎng)真技術(shù)帶來(lái)的互動(dòng)和協(xié)作水平給予了高度評(píng)價(jià)。未來(lái)網(wǎng)真技術(shù)將作為補(bǔ)充手段而非替代手段，應(yīng)用于面對(duì)面RAC會(huì)議。余文質(zhì)表示：“雖然我們并不打算完全取消面對(duì)面的會(huì)議形式，但我認(rèn)為在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，通過網(wǎng)真技術(shù)舉行這樣的會(huì)議不失為一種負(fù)責(zé)任的做法，同時(shí)也可以借此良機(jī)向客戶展示這一經(jīng)濟(jì)高效的解決方案�！�
即使在面對(duì)面會(huì)議中，網(wǎng)真技術(shù)也有用武之地。無(wú)法前往現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)的主題專家可以借助網(wǎng)真技術(shù)參與會(huì)議并進(jìn)行演講。事實(shí)上，在2009年6月舉行的AT&T美洲區(qū)RAC會(huì)議上，主題專家成功地以這種方式為會(huì)議錦上添花。
優(yōu)勢(shì)評(píng)估
由于消除了差旅和住宿費(fèi)用，網(wǎng)真會(huì)議達(dá)到了“幫助與會(huì)者遵循公司開支限制政策”的目的。另?yè)?jù)會(huì)議策劃者估計(jì)，避免航空旅行減少了相當(dāng)于62公噸的二氧化碳排放(CO2e)*，鑒于減少碳排放量正成為許多企業(yè)的關(guān)鍵目標(biāo)之一，此項(xiàng)益處顯得非常重要。AT&T致力于推動(dòng)環(huán)境的可持續(xù)發(fā)展，不但盡力減少自身對(duì)環(huán)境的影響，還為其它企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)，幫助其實(shí)現(xiàn)同一目標(biāo)。
避免出差還為與會(huì)者節(jié)省了時(shí)間，使其可以保持工作效率，并減少了對(duì)其個(gè)人生活的影響。Thomas說(shuō)道：“以這種方式舉辦會(huì)議除了節(jié)省開支，還能避免出差，從而提高工作效率，改善工作與生活的平衡關(guān)系，同時(shí)還減少了對(duì)環(huán)境的影響�！�
另一重要方面在于，網(wǎng)真技術(shù)實(shí)際上可以提高RAC會(huì)議的出席率。每個(gè)成員企業(yè)都有兩位RAC代表,利用網(wǎng)真技術(shù)免去差旅費(fèi)后，許多企業(yè)都能同時(shí)派兩位代表參會(huì)。此次虛擬會(huì)議的出席率達(dá)到88%，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了歷屆亞太區(qū)RAC會(huì)議。
結(jié)論
通過亞太區(qū)RAC會(huì)議，我們可以洞悉網(wǎng)真技術(shù)在實(shí)現(xiàn)全球業(yè)務(wù)目標(biāo)中發(fā)揮的巨大作用。這種技術(shù)使會(huì)議得以繼續(xù)，與取消會(huì)議相比，不失為上乘之選，該技術(shù)又因其出眾的互動(dòng)和協(xié)作水平，受到了與會(huì)者的高度好評(píng)。網(wǎng)真技術(shù)減少了對(duì)環(huán)境的影響，在經(jīng)濟(jì)蕭條時(shí)期為與會(huì)者節(jié)省開支。
注釋
*碳排放減少量的計(jì)算方法是由思科公司的IBSG部門發(fā)明，該計(jì)算方法采用TRX航空公司碳排放量計(jì)算器來(lái)計(jì)算免除航空旅行所獲得的好處，同時(shí)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)方式來(lái)計(jì)算免除會(huì)場(chǎng)與機(jī)場(chǎng)之間的地面交通所獲得的好處，再減去應(yīng)用網(wǎng)真技術(shù)以及產(chǎn)生和處置碳所耗用的能源。注：網(wǎng)真會(huì)議地點(diǎn)與機(jī)場(chǎng)之間的地面交通假定相當(dāng)于與會(huì)人員正常的日常通勤，因此相互抵消。
AT&T網(wǎng)真解決方案
除企業(yè)內(nèi)部呼叫以外，AT&T網(wǎng)真解決方案還為AT&T商業(yè)交換服務(wù)的所有企業(yè)提供多點(diǎn)、企業(yè)間協(xié)作支持。
這是一種簡(jiǎn)單易用的“交鑰匙”型托管解決方案。AT&T將負(fù)責(zé)評(píng)估會(huì)議室、安裝必要的AT&T虛擬專用網(wǎng)（需另行購(gòu)買）、采購(gòu)和安裝需要的網(wǎng)真設(shè)備，并對(duì)該服務(wù)進(jìn)行管理。
AT&T網(wǎng)真解決方案可以幫助客戶壓縮前期資本支出，降低技術(shù)過時(shí)帶來(lái)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，減少IT員工需求，從而使客戶集中精力發(fā)展業(yè)務(wù)。
安排會(huì)議非常簡(jiǎn)單，借助一種直觀的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序，即可輕松為多點(diǎn)連接排定時(shí)間，實(shí)現(xiàn)查號(hào)服務(wù)、報(bào)告和“即興會(huì)議”服務(wù)。其還同時(shí)完全兼容企業(yè)日歷應(yīng)用程序，如Microsoft
Outlook或Lotus Notes。
AT&T網(wǎng)真解決方案極其靈活。企業(yè)客戶可以將現(xiàn)有兼容H.323協(xié)議的舊視頻會(huì)議系統(tǒng)連接至AT&T網(wǎng)真解決方案會(huì)議室�，F(xiàn)有標(biāo)清或IP視頻會(huì)議系統(tǒng)可以在網(wǎng)真會(huì)議開始后參與其中。
若要試用AT&T網(wǎng)真解決方案效益計(jì)算器，這是一種充滿樂趣的互動(dòng)工具，可基于貴公司的業(yè)務(wù)需求展現(xiàn)網(wǎng)真技術(shù)的潛在優(yōu)勢(shì)。
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