利用IM系統(tǒng)提升辦公效率
——讓繁忙的工作成為一種享受
2005/04/18
OFFICE一族經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情形：一邊要給客戶發(fā)傳真，一邊還要打開(kāi)電腦發(fā)送電子郵件，在忙得焦頭爛額的時(shí)候，電話鈴聲響起，手持話筒時(shí)卻聽(tīng)到了手機(jī)的短信息聲……手忙腳亂的你，一個(gè)人根本無(wú)法同時(shí)完成以上工作。有沒(méi)有一種方法使你從繁瑣、重復(fù)的工作中解放出來(lái)呢?IM系統(tǒng)（即時(shí)通訊系統(tǒng)）的出現(xiàn)使這種設(shè)想變成可能。
今天，你用IM辦公了嗎？
提到IM，往往我們首先想到的就是QQ、UC、MSN等這些耳熟能詳?shù)漠a(chǎn)品，它們帶給我們更多的是聊天和娛樂(lè)，但聊天只不過(guò)是IM諸多功能中的冰山一角。在我們享受IM所帶來(lái)的在娛樂(lè)和即時(shí)信息溝通方面的便捷時(shí)，卻沒(méi)有意識(shí)到IM系統(tǒng)已經(jīng)在無(wú)形中提高了自己的辦公效率。曾經(jīng)，被大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為是“不務(wù)正業(yè)”的IM，如今堂而皇之的進(jìn)入到很多企業(yè)中，成為白領(lǐng)人士辦公交流的必備利器，據(jù)調(diào)查顯示：有80%以上的白領(lǐng)都患上了“IM依賴癥”，IM的威力由此可見(jiàn)一斑。
IM是怎樣提升我們的工作效率的呢？目前，一些主流的IM系統(tǒng)都提供了：即時(shí)短消息、視頻會(huì)議、手機(jī)短信、資源共享、電子郵件、音頻對(duì)話和遠(yuǎn)程協(xié)作等功能，通過(guò)IM所提供的豐富交流方式以及與不同通訊工具的組合使用，使無(wú)論您身處何處都將使您方便地與公司同事、領(lǐng)導(dǎo)、客戶進(jìn)行實(shí)時(shí)的交流和溝通。IM系統(tǒng)以其簡(jiǎn)單、快捷、易掌握的特點(diǎn)俘獲了越來(lái)越多人的心，它正在逐漸改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的溝通交際方式以及工作方式，使以前一個(gè)人要多次才能完成或需要幾個(gè)人才能完成的工作，如收發(fā)電子郵件、接打電話、收發(fā)傳真、收發(fā)手機(jī)短信等，都能集中在IM系統(tǒng)上一次完成。為此，您再也不用忙得手忙腳亂，不僅可以坐在電腦前同時(shí)完成以上的工作，甚至還有充足的時(shí)間悠閑地喝上一杯咖啡。
比IM更高效的EIM
EIM的概念在3年前由全球IM軟件領(lǐng)域的倡導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)者----廣聯(lián)集團(tuán)首先提出的，其理念是建立在IM的基礎(chǔ)上，目的是利用IM的便利和快捷來(lái)規(guī)范工作流程、提升人們的工作效率、幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)輕量管理。從娛樂(lè)向辦公轉(zhuǎn)型，EIM比IM在辦公方面定義了更為全面和強(qiáng)大的功能（如多線路通話、傳真、IP電話等），在安全性方面也大大提高。而全球各大IM廠商隨著企業(yè)對(duì)EIM的需求增加，也紛紛向EIM市場(chǎng)拓展，例如微軟的MSN、騰訊的TM等等。作為EIM的倡導(dǎo)者廣聯(lián)集團(tuán)也推出了自己的EIM產(chǎn)品----eWork(即時(shí)通訊工作系統(tǒng))，eWork是眾多EIM產(chǎn)品中的突出代表，它是首款橫跨即時(shí)通訊、企業(yè)管理、商務(wù)聯(lián)絡(luò)三大領(lǐng)域的平臺(tái)性即時(shí)商務(wù)工作系統(tǒng)，無(wú)論是在功能上還是在技術(shù)上，都已經(jīng)成為業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn)。
企業(yè)級(jí)EIM應(yīng)用案例
小王是某大型國(guó)企的辦公室職員，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的大小會(huì)議安排和部門之間的協(xié)調(diào)工作。以前每次開(kāi)會(huì)前，他都要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間去逐一通知各部門人員，有時(shí)碰到同事出差或外出，小王只能逐一查找公司通訊錄，然后打電話或發(fā)短信通知，這樣不但費(fèi)時(shí)而且費(fèi)力，而且經(jīng)常容易出現(xiàn)遺漏情況。自從公司同使用EIM系統(tǒng)后，這一切都迎刃而解�，F(xiàn)在，每次開(kāi)會(huì)前，他只需在EIM里面選擇要參加會(huì)議的人員，并輸入會(huì)議的主題、時(shí)間（對(duì)沒(méi)有在線的人員，小王選擇了發(fā)送手機(jī)短信的選項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)把會(huì)議通知自動(dòng)發(fā)送到與會(huì)人員的手機(jī)上），系統(tǒng)就會(huì)通知所有的與會(huì)人員，對(duì)方可選擇接受或拒絕，系統(tǒng)會(huì)將對(duì)方的反饋結(jié)果發(fā)送給會(huì)議的發(fā)起人，發(fā)起人即可知道所有與會(huì)人員的接收情況，再也不會(huì)出現(xiàn)遺漏情況。如果外出參加商務(wù)談判，只要有一部能上網(wǎng)的筆記本電腦，就可以通過(guò)召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議方式，及時(shí)反饋第一手信息和公司互通有無(wú)，從而增加了談判的成功率。因此，通過(guò)EIM的應(yīng)用，不僅能節(jié)省大量的時(shí)間提高工作效率,更是企業(yè)加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的有力手段。
新技術(shù)的層出不窮，給人們帶來(lái)了越來(lái)越多的便利，從IM發(fā)展到EIM，如今的IM不僅僅是一款單純的即時(shí)通訊系統(tǒng)，更是一套高效的管理工具，它使得多種工作都能在一個(gè)平臺(tái)上完成，在我們被繁忙工作包圍的時(shí)候，IM使所有的事情都變得非常簡(jiǎn)單，現(xiàn)在，你只需在電腦前動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)、敲幾下鍵盤就能解決所有問(wèn)題。
廣聯(lián)集團(tuán)
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