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營造高效率:會議環(huán)境多媒體會議室組建指南

2009/05/31

　　隨著以電腦為中心的多媒體技術的普及和提高，給會議工作帶來了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會議、遠程教學等可視化信息技術在會議室領域得到廣泛應用，多媒體會議室以其功能的多樣性（如現(xiàn)場會議、學術報告、培訓教學等）得到迅速普及。在多媒體會議室里不管是作報告、總結、匯報、介紹產(chǎn)品等等，用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示，充分調動了與會者的感官知覺，大大提高了會議效果。可以說，多媒體在辦公領域中，也越來越體現(xiàn)出它的優(yōu)勢。

　　以前的會議室是“講臺放幾支麥克風/墻上掛幾支大喇叭，領導就作報告，聽眾紙筆紀錄�！边@種落后的會議模式遠遠不能滿足現(xiàn)在高速交流的信息時代對會議系統(tǒng)的要求。要知道，一個標準的多媒體會議室至少應包含計算機系統(tǒng)、投影顯示系統(tǒng)、A/V系統(tǒng)、房間環(huán)境系統(tǒng)等幾個部分。

　　隨著這些幻燈機、投影機、錄像放像設備、擴聲器材等各類電子會議設備大量進入會議場所，多媒體會議室的要求就越來越高。而在會議過程中往往不能將這些設備最充分地發(fā)揮，需要會議工作人員手工操作，常常會因各類設備的頻繁切換、環(huán)境的按需控制導致這些工作人員手忙腳亂，這樣不僅降低了會議效率，還給會議的保密性帶來諸多問題。那怎么配置一個好的多媒體會議室呢？在此我們整理了一些來自系統(tǒng)工程商的一些經(jīng)驗總結，希望能給經(jīng)常接觸多功能會議室的朋友一些經(jīng)驗及使用技巧上的幫助。

系統(tǒng)概述

　　就拿一個容納10-15人左右的小型多功能會議廳來說，設計原則以能舉辦各種類型的會議、培訓、報告、教學、學術交流為目標，該系統(tǒng)的設計就是提供滿足以上功能實現(xiàn)的活動環(huán)境。根據(jù)實際工程經(jīng)驗，我們將整個會議系統(tǒng)劃分成以下幾個子系統(tǒng)：大屏幕投影顯示系統(tǒng)、會議音響視訊系統(tǒng)、中央集成控制系統(tǒng)等幾個主要部分。這個系統(tǒng)的設計是本著以下幾個原則：

　　先進型性原則

　　采用的系統(tǒng)結構應該是先進的、開放的體系結構，和系統(tǒng)使用當中的科學性。整個系統(tǒng)能體現(xiàn)當今會議技術的發(fā)展水平。

　　實用性原則

　　能夠最大限度的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務管理作為第一要素進行考慮，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎上操作方便、維護簡單、管理簡便。

　　可擴充性、可維護性原則

　　要為系統(tǒng)以后的升級預留空間，系統(tǒng)維護是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結構設計的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護可以在很短時間內(nèi)完成。另外，在保證系統(tǒng)先進、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設計達到最經(jīng)濟性的目標。

　　系統(tǒng)設備選型原則

　　一般情況下，我們建議選器材都要選用國際知名的器材，以及有雄厚實力和絕對優(yōu)秀技術支持能力的廠家、代理商，以保證設計指標的實現(xiàn)和系統(tǒng)工作的可靠性。而且基本上選用同類產(chǎn)品中技術最成熟、性能先進、使用可靠的產(chǎn)品型號，以保證器材和系統(tǒng)的先進性、成熟性。還有，要選用高度智能化、高技術含量的產(chǎn)品，建立系統(tǒng)開放式的架構，以標準化和模塊化為設計要求，既便于系統(tǒng)的管理和維護使用，又可保持系統(tǒng)較長時間的先進性。

會議室布局要點和技巧

　　會議室的布局也非常重要，有了好的設備如果沒有好的環(huán)境一樣發(fā)揮不出它的完美效果！在會議室除了需要投影等必需暗光照的要求外，會場還要保證有足夠的光照，因為，投影機的使用并不是整個會議過程的全部，有一定光照是必不可少的。另外，通風、溫度和濕度也要注意，會議室開會的人多，通風不良會使二氧化碳的濃度增加，而且還會導致環(huán)境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會場的溫度保持在20~25°c較為理想，相對濕度以30~60%之間為宜。

　　而對于噪聲控制及聲學處理的辦法有很多，對于聲學處理，應考慮頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制，可通過控制室的調音臺，用增設的優(yōu)質功率放大器，控制高、中、低音，并可通過揚聲器環(huán)繞放置會場四周，使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制，隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音，一些電器設備的主要部件安裝在控制室，以避免電感性電氣設備噪音；吸音指室內(nèi)應鋪地毯、吊天花板，會議室四周墻壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料并用軟布包裝，保證室內(nèi)噪音小于40分貝。麥克風與音箱應保持合適距離及方向，降低會議室的回聲以形成良好的開會環(huán)境。

系統(tǒng)設備分析

　　一般情況下，投影機的安裝方式主要分兩種：正面投影方式和背面投影方式。這里選用了后者，背投方式是指投影機與觀眾分別在屏幕的兩側，投影機安裝在屏幕的正后方。其特點是受外界光線影響較小，投射到屏幕背面的光線只是投影機投射出來的光線，無需將觀眾席的光線調到很暗，具備較高的圖像對比度，投射的光線不會被人員擋住，外觀氣派非凡，需要較大安裝空間和價格較高的背投硬幕。

會議音響視訊系統(tǒng)

　　會議音響視訊系統(tǒng)能完成對各種圖文信息（包括各種軟體的使用、DVD/CD碟片、錄像帶、各種實物、聲音）的播放功能；實現(xiàn)多功能廳的現(xiàn)場擴音、播音，配合大屏幕投影系統(tǒng)，提供優(yōu)良的視聽效果。包括DVD、VCR（錄像機）、MD機、實物展臺、調音臺、麥克風、功放、音箱、數(shù)字硬碟錄像機等設備構成。

中央集成控制系統(tǒng)

　　在會議室中要求中央集成控制系統(tǒng)操作簡單、人性化、智能化，可靠性高；盡量多的體現(xiàn)出各種設備的卓越功能，讓所有設備工作在最佳狀態(tài)，發(fā)揮設備的最大功效；為完善操作人員的系統(tǒng)工作，能夠實現(xiàn)計算機網(wǎng)路控制功能，完成遠端監(jiān)視、遠端同步控制、遠端維護等等功能，能夠控制DVD、錄像機、MD進行播放、停止、暫停等功能；能夠控制投影機，進行開/關機、輸入切換等功能，并能夠控制電動吊架、屏幕，實現(xiàn)上升、停止、下降等功能；能夠控制實物展臺進行放大、縮小等功能；能夠控制音量，進行音量大小的調節(jié)功能；能夠控制A/V榘陣、VGA榘陣，實現(xiàn)音視頻、VGA信號自動切換控制功能能夠控制房間的燈光和窗簾，自動適應當前的需要等等！

投影時代


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