營造高效率會議環(huán)境多媒體會議室組建指南
2009/05/31
隨著以電腦為中心的多媒體技術(shù)的普及和提高，給會議工作帶來了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會議、遠(yuǎn)程教學(xué)等可視化信息技術(shù)在會議室領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，多媒體會議室以其功能的多樣性（如現(xiàn)場會議、學(xué)術(shù)報告、培訓(xùn)教學(xué)等）得到迅速普及。在多媒體會議室里不管是作報告、總結(jié)、匯報、介紹產(chǎn)品等等，用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示，充分調(diào)動了與會者的感官知覺，大大提高了會議效果。可以說，多媒體在辦公領(lǐng)域中，也越來越體現(xiàn)出它的優(yōu)勢。
以前的會議室是“講臺放幾支麥克風(fēng)/墻上掛幾支大喇叭，領(lǐng)導(dǎo)就作報告，聽眾紙筆紀(jì)錄�！边@種落后的會議模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在高速交流的信息時代對會議系統(tǒng)的要求。要知道，一個標(biāo)準(zhǔn)的多媒體會議室至少應(yīng)包含計算機(jī)系統(tǒng)、投影顯示系統(tǒng)、A/V系統(tǒng)、房間環(huán)境系統(tǒng)等幾個部分。
隨著這些幻燈機(jī)、投影機(jī)、錄像放像設(shè)備、擴(kuò)聲器材等各類電子會議設(shè)備大量進(jìn)入會議場所，多媒體會議室的要求就越來越高。而在會議過程中往往不能將這些設(shè)備最充分地發(fā)揮，需要會議工作人員手工操作，常常會因各類設(shè)備的頻繁切換、環(huán)境的按需控制導(dǎo)致這些工作人員手忙腳亂，這樣不僅降低了會議效率，還給會議的保密性帶來諸多問題。那怎么配置一個好的多媒體會議室呢？在此我們整理了一些來自系統(tǒng)工程商的一些經(jīng)驗總結(jié)，希望能給經(jīng)常接觸多功能會議室的朋友一些經(jīng)驗及使用技巧上的幫助。
系統(tǒng)概述
就拿一個容納10-15人左右的小型多功能會議廳來說，設(shè)計原則以能舉辦各種類型的會議、培訓(xùn)、報告、教學(xué)、學(xué)術(shù)交流為目標(biāo)，該系統(tǒng)的設(shè)計就是提供滿足以上功能實現(xiàn)的活動環(huán)境。根據(jù)實際工程經(jīng)驗，我們將整個會議系統(tǒng)劃分成以下幾個子系統(tǒng)：大屏幕投影顯示系統(tǒng)、會議音響視訊系統(tǒng)、中央集成控制系統(tǒng)等幾個主要部分。這個系統(tǒng)的設(shè)計是本著以下幾個原則：
先進(jìn)型性原則
采用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)該是先進(jìn)的、開放的體系結(jié)構(gòu)，和系統(tǒng)使用當(dāng)中的科學(xué)性。整個系統(tǒng)能體現(xiàn)當(dāng)今會議技術(shù)的發(fā)展水平。
實用性原則
能夠最大限度的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為第一要素進(jìn)行考慮，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎(chǔ)上操作方便、維護(hù)簡單、管理簡便。
可擴(kuò)充性、可維護(hù)性原則
要為系統(tǒng)以后的升級預(yù)留空間，系統(tǒng)維護(hù)是整個系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理、規(guī)范對系統(tǒng)的維護(hù)可以在很短時間內(nèi)完成。另外，在保證系統(tǒng)先進(jìn)、可靠和高性能價格比的前提下，通過優(yōu)化設(shè)計達(dá)到最經(jīng)濟(jì)性的目標(biāo)。
系統(tǒng)設(shè)備選型原則
一般情況下，我們建議選器材都要選用國際知名的器材，以及有雄厚實力和絕對優(yōu)秀技術(shù)支持能力的廠家、代理商，以保證設(shè)計指標(biāo)的實現(xiàn)和系統(tǒng)工作的可靠性。而且基本上選用同類產(chǎn)品中技術(shù)最成熟、性能先進(jìn)、使用可靠的產(chǎn)品型號，以保證器材和系統(tǒng)的先進(jìn)性、成熟性。還有，要選用高度智能化、高技術(shù)含量的產(chǎn)品，建立系統(tǒng)開放式的架構(gòu)，以標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化為設(shè)計要求，既便于系統(tǒng)的管理和維護(hù)使用，又可保持系統(tǒng)較長時間的先進(jìn)性。
會議室布局要點和技巧
會議室的布局也非常重要，有了好的設(shè)備如果沒有好的環(huán)境一樣發(fā)揮不出它的完美效果！在會議室除了需要投影等必需暗光照的要求外，會場還要保證有足夠的光照，因為，投影機(jī)的使用并不是整個會議過程的全部，有一定光照是必不可少的。另外，通風(fēng)、溫度和濕度也要注意，會議室開會的人多，通風(fēng)不良會使二氧化碳的濃度增加，而且還會導(dǎo)致環(huán)境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應(yīng)，所以會場的溫度保持在20~25°c較為理想，相對濕度以30~60%之間為宜。
而對于噪聲控制及聲學(xué)處理的辦法有很多，對于聲學(xué)處理，應(yīng)考慮頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制，可通過控制室的調(diào)音臺，用增設(shè)的優(yōu)質(zhì)功率放大器，控制高、中、低音，并可通過揚(yáng)聲器環(huán)繞放置會場四周，使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制，隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音，一些電器設(shè)備的主要部件安裝在控制室，以避免電感性電氣設(shè)備噪音；吸音指室內(nèi)應(yīng)鋪地毯、吊天花板，會議室四周墻壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料并用軟布包裝，保證室內(nèi)噪音小于40分貝。麥克風(fēng)與音箱應(yīng)保持合適距離及方向，降低會議室的回聲以形成良好的開會環(huán)境。
系統(tǒng)設(shè)備分析
一般情況下，投影機(jī)的安裝方式主要分兩種：正面投影方式和背面投影方式。這里選用了后者，背投方式是指投影機(jī)與觀眾分別在屏幕的兩側(cè)，投影機(jī)安裝在屏幕的正后方。其特點是受外界光線影響較小，投射到屏幕背面的光線只是投影機(jī)投射出來的光線，無需將觀眾席的光線調(diào)到很暗，具備較高的圖像對比度，投射的光線不會被人員擋住，外觀氣派非凡，需要較大安裝空間和價格較高的背投硬幕。
會議音響視訊系統(tǒng)
會議音響視訊系統(tǒng)能完成對各種圖文信息（包括各種軟體的使用、DVD/CD碟片、錄像帶、各種實物、聲音）的播放功能；實現(xiàn)多功能廳的現(xiàn)場擴(kuò)音、播音，配合大屏幕投影系統(tǒng)，提供優(yōu)良的視聽效果。包括DVD、VCR（錄像機(jī)）、MD機(jī)、實物展臺、調(diào)音臺、麥克風(fēng)、功放、音箱、數(shù)字硬碟錄像機(jī)等設(shè)備構(gòu)成。
中央集成控制系統(tǒng)
在會議室中要求中央集成控制系統(tǒng)操作簡單、人性化、智能化，可靠性高；盡量多的體現(xiàn)出各種設(shè)備的卓越功能，讓所有設(shè)備工作在最佳狀態(tài)，發(fā)揮設(shè)備的最大功效；為完善操作人員的系統(tǒng)工作，能夠?qū)崿F(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)路控制功能，完成遠(yuǎn)端監(jiān)視、遠(yuǎn)端同步控制、遠(yuǎn)端維護(hù)等等功能，能夠控制DVD、錄像機(jī)、MD進(jìn)行播放、停止、暫停等功能；能夠控制投影機(jī)，進(jìn)行開/關(guān)機(jī)、輸入切換等功能，并能夠控制電動吊架、屏幕，實現(xiàn)上升、停止、下降等功能；能夠控制實物展臺進(jìn)行放大、縮小等功能；能夠控制音量，進(jìn)行音量大小的調(diào)節(jié)功能；能夠控制A/V榘陣、VGA榘陣，實現(xiàn)音視頻、VGA信號自動切換控制功能能夠控制房間的燈光和窗簾，自動適應(yīng)當(dāng)前的需要等等。
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