gotoneFax系統(tǒng),為企業(yè)打造無紙高效辦公平臺

2006/01/19

gotoneFax是什么

　　快捷的信息傳遞是人們把握市場先機的重要手段。在傳真成為當代企業(yè)依賴的通信工具時，如何快速處理急劇增加的傳真文件？gotoneFax System為您帶來了方便：它是一套專業(yè)傳真服務解決方案，它提供了局域網(wǎng)內(nèi)共享的傳真功能，使您可以直接在自己的電腦桌面上收發(fā)傳真，就像收發(fā)Email或打印文件一樣簡單，從而使通訊過程加快，成本降低，工作效率提高。gotoneFax System是基于B/S的系統(tǒng)，維護相當便利。以無紙化傳真為核心，集合語音、電子郵件、電話等其它功能，在有效解決傳統(tǒng)傳真種種弊端的同時為企業(yè)建立起一個高效統(tǒng)一、可持續(xù)擴展的綜合信息平臺。

　　通過如下的拓撲結構可以很清楚看到我們處的位置，我們?yōu)槟峁┑姆⻊铡?/p>

　　上圖中紅色框架為gotoneFax系統(tǒng)。它可以很方便的融入目前企業(yè)的網(wǎng)絡中，擴張您目前網(wǎng)絡的功能，為您提供及時的服務。當然這也是我們的愿望。

　　gotoneFax一個完整的傳真系統(tǒng)，由計算平臺和核心軟件組成。用戶只需要接插電話線和進行簡單的設置即可融入企業(yè)目前的網(wǎng)絡中。
圖示說明：

• 用戶可通過多種途徑接入gotoneFax系統(tǒng)：局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)Internet；不受地域的限制，用戶即使出差在外，只要擁有互聯(lián)網(wǎng)，就可以接入公司傳真系統(tǒng)，進行傳真收發(fā)；
• 公司和分公司之間如存在VPN，傳真發(fā)送接受將利用VPN的網(wǎng)絡免費資源，而不占用電話線路，可以去除掉公司和分公司直接的傳真費用，而且速度更加快捷
• 公司對外進行傳真接受和發(fā)送，同時支持傳統(tǒng)傳真機和傳真軟件用戶

為什么選擇gotoneFax傳真系統(tǒng)方案
傳真仍是當前重要的通訊工具之一
　　隨著Internet的普及，EMAIL的廣泛應用，很多人認為傳真已經(jīng)慢慢退出市場。但世界卻恰恰相反，傳真仍然是重要的通訊工具之一，據(jù)有關報道：“1996年全世界的傳真量是3.5億頁，到2000年，傳真量翻倍，達到7億頁。其中亞洲增長最快，到2000年，每年發(fā)傳真的總量3.25億頁，幾乎占全世界的一半。亞洲有很多地區(qū)和不同的語言，亞洲的文字更圖形化，這使通過傳真發(fā)送手寫材料比電話交談效率更高。中等規(guī)模公司平均每年電話費為3700萬美元，而41％花費在傳真上。目前40％以上的太平洋兩岸傳遞信息量為傳真，全球13.5億人使用一億臺傳真機，預計今后兩年世界傳真量將以10—20％速度遞增，亞洲地區(qū)增長速度為28.5％” 而且在眾多通信工具之中，傳真因具有快速，安全，直觀的特點在企業(yè)辦公工作中已成為無法取代的重要通信工具。所以，傳真業(yè)務在近三到四年內(nèi)不會萎縮，反而將會有上升的趨勢。有統(tǒng)計顯示傳真占整個企業(yè)通訊量的20-30%，在未來的若干年中仍然不會有很大的變化。如何處理大量的傳真仍然是企業(yè)需要面對的問題。

目前面臨的煩心問題
　　企業(yè)中大量的傳真會耗費掉我們很多精力。在工作中我們經(jīng)常會碰到如下情況：

• 傳真機需專人負責，分發(fā)不及時，不能實現(xiàn)無人值守和24小時連續(xù)工作，辦公效率低；
• 同一資料要發(fā)送到多個目的地時，必須重復人工撥號，費時費力，遇到對方占線，更需要耐心和多次反復重撥；
• 對于大量的長途和群發(fā)傳真不能充分利用電信的分時段優(yōu)惠，進行最節(jié)約費用的發(fā)送時間安排；
• 無法共享傳真機：傳真機無法和單位的局域網(wǎng)(LAN)相連，無法實現(xiàn)資源共享，每人配備一臺傳真機，發(fā)件人必須親自到傳真機上發(fā)送和接收傳真，而且無法保密；
• 無法利用免費網(wǎng)絡資源傳輸：具備VPN網(wǎng)絡的公司，公司和分公司之間的傳真收發(fā)無法利用VPN網(wǎng)絡的免費資源傳真，浪費長途電話費紙張浪費：需要購買專用傳真紙；電子文檔傳真需要打��；傳真存檔需要復�。�
• 以前重要的傳真無法很好的保存，找起來也很麻煩。

　　這個時候怎么辦呢？也許你可以試試我們的gotoneFax系統(tǒng)，它也許能給你帶來很多方便。

gotoneFax能為您做什么
為您提供徹底的無紙化辦公環(huán)境
　　企業(yè)的OA、ERP、進銷存等管理系統(tǒng)給無紙辦公帶來很大可能性，但來自客戶/伙伴的傳真一直無法很好的融入其中。gotoneFax系統(tǒng)為您徹底的解決這個問題。gotoneFax系統(tǒng)是將傳真文件完全數(shù)碼話，并且有很強大的管理歸檔功能。并且可以直接很普通傳真機對話。對方無法感知您是用傳真機還是用gotoneFax系統(tǒng)。

為你的移動辦公提供了最大的可能
　　移動電話，無線網(wǎng)絡都給現(xiàn)代人的移動辦公帶來了無限可能。但當您出差，公司前臺告訴您，客戶一個非常重要的傳真?zhèn)鞯搅斯纠病Ｔ趺崔k呢 ？如果您選擇啦gotoneFax系統(tǒng)，可以為您輕松解決這個問題。強大的基于WEB的傳真收發(fā)功能，可以為您的移動辦公提供最大可能。Internet通的地方都可以象在自己的公司一樣收發(fā)傳真。

高效簡便的傳真收發(fā)管理
　　gotoneFax系統(tǒng)除具有傳統(tǒng)硬件傳真機的功能外。它包含了傳真自動接收（回復）、傳真自動發(fā)送（轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā)）、傳真群發(fā)、傳真定時發(fā)送、失敗重發(fā)、傳真通報、傳真處理、傳真頁眉、傳真歸檔、語音信箱等豐富功能，為企事業(yè)單位提供最佳解決方案、建立高效的傳真系統(tǒng)，為您展示了計算機與電話技術相結合所創(chuàng)造的高效高速信息通道。

發(fā)傳真

1. 可以同時傳真群發(fā)給多人，自動排隊，無需手工控制和等待
2. . 大批量傳真提交發(fā)送時，根據(jù)傳真任務提交數(shù)量來決定是否采用群發(fā)端口發(fā)送(判定標準可設定)，以免影響他人傳真收發(fā)
3. 可以同時加載多份附件發(fā)送，并可即時瀏覽，并可選擇需要的頁進行發(fā)送或修改發(fā)送
4. 傳真是否加頁眉可選，并可以對此內(nèi)容進行設置
5. 收件人和傳真號碼等信息可通過地址簿來選擇，也可手動輸入
6. 只要可以打印的地方都可以進行傳真發(fā)送，選擇gotoneFax的虛擬打印機打印，自動連接到gotoneFax傳真軟件，無需手工啟動
7. 外部傳真時，排隊發(fā)送，并具有優(yōu)先級別，此級別由系統(tǒng)或行政管理員來設置
8. 可定時發(fā)送
9. 可存儲發(fā)送任務到草稿箱，下次直接啟動草稿箱記錄發(fā)送
10. 提供轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā)等功能
11. 發(fā)送成功或失敗，提供多種方式選擇性提醒
12. 傳真發(fā)送，提供語音提示對方接受傳真
13. 發(fā)送的傳真可在發(fā)件箱、已發(fā)件箱中查看，可對某份傳真文件進行另外保存

收傳真

1. 傳真接入時，提供自動語音流程提示，供對方操作
2. 傳真接受根據(jù)路由自動判斷，接受并轉(zhuǎn)入對應的公共、部門或用戶收件箱，并提供多種方式選擇性提醒
3. 接受的傳真可進行圖形編輯、轉(zhuǎn)發(fā)、回復、打印等業(yè)務
4. 部門接受傳真時，如部門傳真設置為公開，則部門內(nèi)的用戶都可以查看此傳真；如未公開，部門設有維護員，則任務首先發(fā)給維護員進行查看，維護員可決定是否再分發(fā)或公開給部門其他用戶查看；
5. 如果傳真接受時，不能確定具體用戶或部門接受，則直接轉(zhuǎn)入公共，公共傳真具體同部門傳真；
6. 接受的傳真可在收件箱中查看，可對某份傳真文件進行另外保存

管理歸檔備份
　　可以通過IE對傳真系統(tǒng)進行設置管理備份歸檔。即方便了傳真的管理也方便了傳真的檔案查找。備份分3個級別災難備份，增量備份，全部備份。
　　不是每個版本都具有此功能。

電子簽名和加蓋公章
　　通過對印章的掃描等處理，可以做成電子化的簽章，給業(yè)務帶來了無限的方便。嚴格的流程控制和簽章的密碼管理，確保了你的簽章的唯一性和合法性。安全我們?yōu)槟紤]的很多。
不是每個版本都具有此功能。

FAX TO MAIL
　　收到傳真后，可以轉(zhuǎn)到Outlook express或者Outlook2000等郵件系統(tǒng)。通過指定的TIFF查看器閱讀傳真。

MAIL TO FAX
　　可以通過Outlook express或者Outlook2000等郵件系統(tǒng)連接到傳真服務器后直接發(fā)送傳真。個性化的Outlook傳真發(fā)送界面。

LDAP協(xié)議
　　系統(tǒng)全面LDAP協(xié)議，實現(xiàn)單點登錄。方便跟其他系統(tǒng)的一體化工作。

多點路由功能
　　如果集團公司采用分布式FAX部署方案，系統(tǒng)支持多點路由功能。收發(fā)都支持路由。

流程審批
　　發(fā)送的傳真根據(jù)預設的流程進行審批。

新傳真通知功能
　　有收到新傳真，任務欄中有消息提示

用戶選擇直接打印
　　收到的傳真可以直接輸送到指定的打印機上。

通訊錄管理
　　備份，恢復，導入，導出。

OA&M
　　遠程的OA&M，可以在gotoneFax System傳真管理器中可查看到當前各個板卡服務器上的任一傳真通道的狀態(tài)，您可監(jiān)控當前的傳真任務，并且可以對任進行管理和操作，并且當出現(xiàn)故障時系統(tǒng)有相應的告警顯示和聲音提示

節(jié)省您的辦公成本
　　gotoneFax可以并發(fā)處理多路傳真，速率最高可以大道36.6Kbps，節(jié)省了您寶貴的時間。完全電子化的傳真為您省下了大量傳真耗材。智能化的傳真收、發(fā)提高您的辦公效率，從而創(chuàng)造更大的效益。

gotoneFax產(chǎn)品線及其選型

　　為滿足客戶個性化的需求，gotoneFax分3個系列，分別為Lite版，Professional版，Enterprice版。系列產(chǎn)品從1線到64線。同一個系列中又有不同配置的產(chǎn)品。每個產(chǎn)品都可以進行平滑升級。既可以充分滿足您的個性化的需求又可以保護您投資。

廣州國通信息技術有限公司供稿 CTI論壇編輯