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面對面會議 VS 視頻會議

郭瑩 高雪娟 汪蔚 2005/10/25

  開會的第一件事情就是關(guān)手機(jī)。這是禮貌,也是紀(jì)律。但是,有了視頻會議系統(tǒng),開會前第一個規(guī)定動作就成了開機(jī)。

  此機(jī)非彼機(jī)。開會前關(guān)手機(jī)是要求,而開會前開計算機(jī)是工具。開了計算機(jī),大家就能坐在屏幕前開視頻會議啦。

  面對面會議VS 視頻會議

  服裝界第一梯隊的A集團(tuán)和B集團(tuán)是緊咬著的兩個競爭對手。這不,金秋剛剛來臨,兩家集團(tuán)就都準(zhǔn)備召開省級分公司經(jīng)理會議,探討冬裝的運(yùn)輸調(diào)度和市場營銷工作。不同的是,兩個對手召開會議的形式也不盡相同。A集團(tuán)把會議地點(diǎn)選在美麗的海濱城市大連——順便放松一下,休整隊伍。B集團(tuán)的會議地點(diǎn)選在總部深圳,但各個分公司的經(jīng)理不需要出差到深圳,而是在本地通過視頻會議系統(tǒng)開會。

  A集團(tuán)的開會流程是這樣的:總裁辦公室以及生產(chǎn)管理部、市場部、物流部于兩個星期前下發(fā)會議通知,要求各個分公司與會人員準(zhǔn)備開會材料,各地分公司的商務(wù)人員提前五天定好機(jī)票。會議所花去的工作時間為:兩天開會、一天往返、一天游玩,共四個工作日。差旅和食宿費(fèi)平均每個人為4000元,以每個分公司兩個人計,全國設(shè)立的30個分公司加起來共發(fā)生費(fèi)用24萬元。

  B集團(tuán)的流程如下:集團(tuán)總部和各個分公司前期已經(jīng)花費(fèi)16萬元用于購置遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)。各地開會人員不須出差,幾乎沒有發(fā)生可變費(fèi)用。開會兩個工作日,效率是A集團(tuán)的兩倍。在會議進(jìn)行的幾天中,B集團(tuán)各地分公司并行處理很多日常事務(wù),工作向前推進(jìn)進(jìn)度較快。

  比較而言,從發(fā)生的成本來看,B集團(tuán)由于購置了遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng),長期攤銷成本將更低;從效率來看,B集團(tuán)的效率比A集團(tuán)提高了兩倍。從長遠(yuǎn)來看,如果A集團(tuán)繼續(xù)采用現(xiàn)場會議的形式,成本將繼續(xù)保持高速增加態(tài)勢。

  但從效果來看,由于現(xiàn)場會能夠感受到實(shí)際的工作氛圍,A集團(tuán)在會議探討的氛圍上明顯比B集團(tuán)活躍;同時,由于現(xiàn)場會的形式,會后各地分公司經(jīng)理之間有了更多時間和話題上的溝通,交流較為充分,各地之間相互借鑒和學(xué)習(xí)的氛圍濃厚,會議效果好于B集團(tuán)。特別是會議的營銷環(huán)節(jié)上,B集團(tuán)和A集團(tuán)更是出現(xiàn)了較大差別。從后期冬裝上市的推廣活動來看,A集團(tuán)對于會議精神的理解以及后期的執(zhí)行要好于B集團(tuán)。A集團(tuán)會后的拓展訓(xùn)練以及集體活動增強(qiáng)了團(tuán)隊精神和隊伍凝聚力。

  可以說,從上述案例來看,現(xiàn)場會和遠(yuǎn)程視頻會議各有利弊。但不可否認(rèn),視頻會議正在越來越多地獲取人們的認(rèn)可,科技的進(jìn)步也使得視頻會議越來越接近于現(xiàn)場會議所取得的效果。

  對于大型集團(tuán)公司來說,視頻會議帶來的最直觀的好處就是差旅成本的節(jié)約,尤其是分公司較多、地理位置分布比較廣的公司。另外,快速召開會議,意味著更快的決策和更快的市場反應(yīng)。

  VS結(jié)論:誰也不能抹殺面對面交流的效果,因?yàn)槟浅嗽捳Z,還有眼神、神態(tài),更有私下的交流。所以當(dāng)面開的會一年怎么也得來兩次。不過其余時間,為了提高效率,還是視頻會議吧。

  即時通訊VS 專業(yè)視頻

  C公司是一個正在發(fā)展中的企業(yè),除北京總部外,各地有十幾個分公司,銷售人員經(jīng)常出差。老板希望能及時掌握各地的動態(tài),并通過交流解決問題,但是開會實(shí)在是個難題,不但成本高,而且把人碰齊了也不容易。在IT時代,還能被這些事難倒?CIO高明毫不猶豫地拍板,啟用遠(yuǎn)程視頻語音來開會。高明相對青睞熟悉的QQ、MSN這些即時通訊軟件。高明是對QQ、MSN等很熟悉的玩家。最后,C公司選擇使用騰訊RTX即時通訊軟件來開會。

  要開會時,進(jìn)入軟件主操作界面下面的“進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)會議”打開會議室,選擇要參加本次會議的人員后再確定會議召開的時間。這樣,一個網(wǎng)絡(luò)會議就創(chuàng)建好了,大家就可以“坐下來”開會。會議支持文本、語音和視頻方式。利用RTX,C公司可以召開多部門、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)會議。銷售即使在外出差,也可以通過撥號上網(wǎng)進(jìn)行語音交流,節(jié)約通信費(fèi)用。

  而同一時期,高明的發(fā)小兒郭慶也在選擇遠(yuǎn)程視頻開會的方案。郭慶的企業(yè)情況跟C公司差不多。參觀了高明的“得意之作”之后,郭慶心想,開會得有一個開會的樣子吧,這么多人都散坐在自己的座位上,如果有人半道離席,自己都不知道。再說了,開會的內(nèi)容事關(guān)公司機(jī)密,被哪個黑客闖進(jìn)來,那可就……于是郭慶選擇商用視頻會議系統(tǒng)的解決方案。這套方案可以實(shí)現(xiàn)視頻會議系統(tǒng)和即時通訊系統(tǒng)的無縫銜接。雖說費(fèi)用高,可郭慶覺得總體效果挺好,達(dá)到了自己的要求。

  高明和郭慶對于自己的遠(yuǎn)程視頻開會方案都很滿意。這一方案的分歧,其實(shí)正說明了即時通訊軟件對傳統(tǒng)視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)構(gòu)成了威脅。

  傳統(tǒng)的商用視頻會議產(chǎn)品仍然是視頻會議市場的主流,語音、視頻都比較穩(wěn)定、高質(zhì)。有的系統(tǒng)還可以提供電子投票和表決功能,支持會議議程安排,會議過程中的文字交流和文件實(shí)時傳輸都不在話下。但是,隨著即時通訊軟件的大行其道,即時通訊軟件與專業(yè)視頻會議產(chǎn)品競爭越來越激烈。

  與過去的純文本交流不同,新型的即時通信業(yè)務(wù)融合了視頻、音頻交流等寬帶應(yīng)用元素。目前,各種即時通信除提供基本的即時互動交流外,還能提供視頻、語音通信服務(wù),在短信收發(fā)、文件共享、數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫嬉捕加写蟮拈_拓和創(chuàng)新。而且企業(yè)級的即時通訊軟件也不再限于點(diǎn)對點(diǎn)的通訊了。

  可以說,使用企業(yè)級即時通信軟件開會的方案,費(fèi)用低廉,而且安裝和使用方便,能充分實(shí)現(xiàn)實(shí)時交互,F(xiàn)在,召開視頻會議前可以在線呼叫某人:“開會了,快上RTX/MSN!边@樣就可以完成召集工作。而且,即時通信業(yè)務(wù)承載的設(shè)備也將趨于多樣化,用戶通過PC、手機(jī)、PDA以及其他設(shè)備都可以使用即時通信,寬帶電話、網(wǎng)絡(luò)電話等業(yè)務(wù)都可以在即時通信上實(shí)現(xiàn)。

  但是,即時通信軟件的會議功能缺陷是致命的。與商用視頻會議軟件相比,往小處說,即時通訊容易有掉線事故,另外聽會者到底是否在聽,是不是只是機(jī)器在線人不在不好把握,會議發(fā)起者對會議的控制力也不夠,不能通過系統(tǒng)主持好會議。往大處說,不少即時通訊軟件的穩(wěn)定性和安全性還有待加強(qiáng),漏掉信息、忽略重點(diǎn),甚至被黑客攻擊導(dǎo)致企業(yè)絕密泄漏也不是沒有可能。

  在競爭面前,融合是一種方式。但到底是以即時通信為底本,融合商用視頻會議軟件的功能,還是以商用視頻會議軟件為底本,融合即時通信的長處,還有待時間和市場的考驗(yàn)。

  VS結(jié)論:即時通訊再發(fā)展下去,視頻會議就要被擠得沒地兒啦。不過別擔(dān)心,視頻會議的高安全性還是很多用戶青睞的基礎(chǔ)呢。

  硬VS 軟

  上海人和科技儀器有限公司代理銷售了很多種國外的儀器設(shè)備。為了解決不同地區(qū)客戶的售后服務(wù)問題,人和公司開始籌建視頻會議系統(tǒng)。他們購買了一套價格僅為10萬元的視頻會議軟件。自從安裝視頻會議系統(tǒng)后,人和每銷售出一套科學(xué)儀器產(chǎn)品,都會免費(fèi)贈送給客戶一個價值300元左右的數(shù)字?jǐn)z像頭,并在對方計算機(jī)上安裝一套V2視頻會議客戶端軟件。目前公司已經(jīng)為大約近百家客戶安裝了客戶端。這些客戶遇到任何問題都可以先通過網(wǎng)上視頻討論,一般問題就無須技術(shù)人員出差解決了。為了能更好地看清出現(xiàn)問題的機(jī)器的零部件,人和公司購買的是大視頻(分辨率為352×288)版本,用戶可以將視頻圖像放大幾倍,直至全屏顯示。自從使用這套系統(tǒng)以來,公司已經(jīng)節(jié)省了近10萬元的出差費(fèi)用,更重要的是,節(jié)省了時間,提高了客服工作效率,縮短了反應(yīng)時間,提高了客戶滿意度。

  而深發(fā)展視頻會議項目是在已有的DDN網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上,為深圳發(fā)展銀行在17個城市共19個點(diǎn)之間搭建的全國性會議電視平臺。整個深圳發(fā)展銀行會議電視系統(tǒng)組網(wǎng)分為兩級,中心點(diǎn)3套Penteview 2030到下面16個異地的分支行,是典型的硬件視頻案例應(yīng)用。深圳發(fā)展銀行大廈6樓大會議室、培訓(xùn)小會議室、32樓會議室作為主會議室,在6樓的機(jī)房中放置主MCU(多點(diǎn)控制單元)和一個終端,培訓(xùn)小會議室放置一個終端,其他16個異地分支行分別放置一臺Penteview 2030終端,通過現(xiàn)有的深發(fā)展DDN網(wǎng)絡(luò)相互連通。根據(jù)深發(fā)展通信網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)及傳輸容量的實(shí)際情況,各地可通過現(xiàn)有的DDN專線組建起多點(diǎn)會議電視系統(tǒng)。這個項目開通實(shí)施以后,滿足了深圳發(fā)展銀行的遠(yuǎn)程電視會議、商務(wù)交流、員工培訓(xùn)等要求,滿足深圳發(fā)展銀行不同地域、不同區(qū)域之間實(shí)時遠(yuǎn)程視頻會議的需要。

  乍看起來,好像視頻會議可以用硬件也可以用軟件,那么究竟硬件視頻與軟件視頻相比,有哪些差別?

  首先,是成本。成本差距是軟硬件視頻系統(tǒng)最大的差別,也是軟件視頻會議系統(tǒng)最大的優(yōu)勢。軟件的購買成本和維護(hù)成本都低于硬件系統(tǒng)。的確,一個硬件終端的價格在五萬元,一個MCU則動輒幾十到十幾萬元。如此高的價格,除了大型企業(yè)、政府、銀行以外,很多企業(yè)用戶難以承受。而且硬件淘汰率較高,視頻硬件需要保養(yǎng)、購置、維護(hù),要不斷地根據(jù)用戶需求增加而增加設(shè)備,這些都需要不斷付出資金。

  其次,是環(huán)境要求。硬件視頻系統(tǒng)一般需要384kbps以上的獨(dú)立線路或者專網(wǎng),解決防火墻問題就已經(jīng)很復(fù)雜。而軟件視頻方案,則可以使用用戶現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,56kbps的撥號、xDSL、專線,或者其他方式接入的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境都能應(yīng)付自如。

  雖然看起來軟件視頻比硬件視頻更有優(yōu)勢,但仍有不足。硬件視頻能夠提供高清晰度、流暢的視頻會議服務(wù)。軟件視頻會議系統(tǒng)則由于設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)的限制,在這方面難以相比。

  在未來的企業(yè)市場中,軟件視頻有先天的優(yōu)勢,但也不可能完全代替硬件視頻—必然會有企業(yè)對于視頻會議的要求較高,也會有企業(yè)要求較低,兩者必定會有各自不同的需求產(chǎn)品。未來的市場格局也許是硬件視頻適合那些高端用戶,而軟件視頻則更適合中小企業(yè)用戶。

  VS結(jié)論:一分錢一分貨。貴的硬件視頻當(dāng)然有質(zhì)量高、效果好的優(yōu)點(diǎn),當(dāng)然如果為了省錢來點(diǎn)軟件視頻也足夠使用。是什么車,就運(yùn)什么貨,有多少金剛鉆,就攬多少瓷器活吧。

  租VS 買

  D集團(tuán)是國內(nèi)知名的家電集團(tuán),在全國有30個分支機(jī)構(gòu)。為了降低開會的成本,集團(tuán)決定使用視頻會議系統(tǒng)。自建視頻會議系統(tǒng)遇到的第一個問題是成本如何分?jǐn)。各分支機(jī)構(gòu)不愿意做出視頻會議第一次的“巨額”投資,而總公司又不愿意替他們承擔(dān)成本。租用聯(lián)通的“寶視通”成為總部和分支的共識,F(xiàn)在每次集團(tuán)開會,就去酒店的視頻會議室。一個意外的收獲是開會效率提高了很多——租用的視頻會議系統(tǒng)按分鐘記費(fèi),大家都惜時如金。

  E公司是北京某高校教授新成立的一家高科技公司,在深圳有一個銷售分部,公司合計不到50人。公司為深圳的客戶提供一種高精密的儀器。這種儀器涉及的技術(shù)很先進(jìn),很多問題需要向北京的專家請教,于是空中飛行成為北京專家的常事。為了讓兩地的技術(shù)人員可以經(jīng)常像見面一樣討論,這位教授一咬牙,上了一套視頻系統(tǒng)。從此北京的專家不用兩地奔波,在北京照樣解決深圳的問題。

  視頻會議系統(tǒng)的組建方式可以分為租和自建兩種。很多人會想當(dāng)然以為,大企業(yè)財大氣粗應(yīng)該自建,而小企業(yè)實(shí)力有限,估計得租。但真正的衡量方法不是這樣的。

  在上文中,D集團(tuán)在人數(shù)上是E公司的幾百倍,分支機(jī)構(gòu)的數(shù)量是后者的30倍,注冊資金更是后者的上百倍。但強(qiáng)大的D集團(tuán)選擇了租用,而小而精的E公司卻建了一套視頻會議系統(tǒng)。

  是什么促使他們作出各自的決定?一位視頻會議銷售人士認(rèn)為,成本才是決定買和賣的關(guān)鍵所在。

  目前,企業(yè)實(shí)現(xiàn)視頻通信應(yīng)用的方式有兩種:一種是買,企業(yè)與視頻通信專業(yè)廠商直接合作,自建視頻通信系統(tǒng);另一種是租,通過選用某些運(yùn)營商提供的運(yùn)營級視頻通信服務(wù)享受視頻會議。租的方式也可選:自建終端(終端可以是會議室的產(chǎn)品,費(fèi)用由設(shè)備數(shù)量和所選的設(shè)備價格決定),租用視頻會議MCU。也可以是純粹的租用,例如“寶視通”。

  可以先算成本賬。視頻會議的建設(shè)成本很高。一個常見的錯覺是,建設(shè)視頻會議系統(tǒng)的就應(yīng)該是有眾多分支機(jī)構(gòu)的政府部門或者集團(tuán)公司。其實(shí)不然,不論買還是租,都可以計算出單位開會時間的開會成本。

  購買視頻會議系統(tǒng)的總投資包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境搭建費(fèi)用、會議室裝修費(fèi)用、系統(tǒng)設(shè)備費(fèi)用和工程費(fèi)用。實(shí)際中,計算成本涉及的因素很多。如果建設(shè)硬件視頻系統(tǒng)每個點(diǎn)花費(fèi)10萬元,正常情況下系統(tǒng)可以使用5年,每年使用時間是50小時,那么平均每小時開會的成本就是400元。如果租用視頻會議系統(tǒng)每點(diǎn)每小時的成本也是400元,那么租和買對于企業(yè)來說是一樣的。不難理解,企業(yè)開會時間增加,更有傾向做出購買的選擇。

  D集團(tuán)采用租的方式,表面上看是總部和分支機(jī)構(gòu)在投資上沒有達(dá)成一致意見,但根本的原因是集中開會的次數(shù)很少,租比較合算。E公司盡管小,但視頻會議需求多,買是最優(yōu)的選擇。

  除了成本因素之外,企業(yè)自建的方式會提供更大的便利,可以隨時召開會議,適合對視頻通信的需求迫切且對質(zhì)量要求高、并能承擔(dān)全套設(shè)備成本的用戶。租的方式不用考慮技術(shù)進(jìn)步所帶來的損失,也沒有維護(hù)的煩惱,適合需求不是很頻繁,不愿意一次投資購置整套視頻通信系統(tǒng)的用戶。

  VS結(jié)論:賣的精更要買的精。租還是買,對于用戶來說,關(guān)鍵是算好賬。開一次會的成本到底能低到多少,直接關(guān)系到用戶的選擇。

  IPv6后的視頻會議

  IPv6(Internet Protocol Version 6,互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議第六版)的縮寫,是IETF(Internet Engineering Task Force, 互聯(lián)網(wǎng)工程任務(wù)組)制定的替代IPv4(Internet Protocol Version 4,互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議第四版)的最新協(xié)議。該協(xié)議將成為下一代互聯(lián)網(wǎng)的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議。那么,IPv4為什么要換成IPv6呢?

  IPv6吸取了IPv4地址資源不足的教訓(xùn),采用128位編碼,能產(chǎn)生2的128次方個IP地址(IPv4僅為2的32次方個),充分解決了地址匱乏的問題。在IPv6下,全球的幾乎每個電子設(shè)備(家電、手機(jī)、汽車)都可以擁有一個固定的IP。同時,以IPv6為核心的下一代互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸速度將比當(dāng)前提高1000~10000倍,可以實(shí)現(xiàn)更高的端到端的傳輸。另外,IPv4協(xié)議中由于沒有設(shè)置網(wǎng)絡(luò)層安全機(jī)制,很容易被黑客攻擊、盜取數(shù)據(jù),存在大量安全隱患。而在IPv6協(xié)議中加入了IPSec安全認(rèn)證和加密等機(jī)制,提供端到端的安全,可以有效控制和減少安全隱患。同時,IPv6簡化固定的基本報頭,提高了處理效率;引入靈活的擴(kuò)展報頭,提高效率的同時提供靈活的擴(kuò)展性;即插即用,地址配置簡化,實(shí)現(xiàn)自動配置;地址格式更具層次性,便于路由聚合;新增流標(biāo)記域,更好地支持綜合QoS服務(wù)(內(nèi)建的服務(wù)質(zhì)量保證),可以直接標(biāo)識流,并配合RSVP實(shí)現(xiàn)資源預(yù)留。

  2003年,以國家戰(zhàn)略項目—中國下一代互聯(lián)網(wǎng)示范工程(CNGI)的啟動為標(biāo)志,中國IPv6商用化進(jìn)入實(shí)質(zhì)性發(fā)展階段。中國的5大運(yùn)營商及兩個學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)全面加入IPv6規(guī)模部署陣營。預(yù)計到2005年底,中國將建成世界最大規(guī)模的IPv6網(wǎng)絡(luò)。

  IPv6之后,視頻會議將迎來新的高潮,因?yàn)樗鉀Q了地址容量問題,優(yōu)化了地址結(jié)構(gòu)以提高選路效率,提高了數(shù)據(jù)吞吐量,以適應(yīng)視頻通信大信息量傳輸?shù)男枰Pv6還加強(qiáng)了組播功能,實(shí)現(xiàn)基于組播并具有網(wǎng)絡(luò)性能保障的VC視頻會議、高清晰度數(shù)字電視、VOD視頻點(diǎn)播、網(wǎng)絡(luò)視頻監(jiān)控應(yīng)用。這是只有高帶寬、高性能的下一代互聯(lián)網(wǎng)才能支持的典型應(yīng)用,具有交互協(xié)同技術(shù)特性。IPv6對于IPv4的最大革新之處在于它對于QoS的考慮,對各種多媒體信息根據(jù)緊急性和服務(wù)類別確定數(shù)據(jù)包的優(yōu)先級。

  記者手記

  念好中小企業(yè)經(jīng)


  要問現(xiàn)在視頻會議廠商都在以誰為銷售對象,肯定大部分會說政府和大型企業(yè)。政府的會議比較多,大型企業(yè)的“據(jù)點(diǎn)”比較分散,相對來說會議成本高,對保密要求高,所以成為眾多視頻廠商的瞄準(zhǔn)對象。

  但還有另外一種說法是,政府已經(jīng)過了建設(shè)高峰期,市場容量已經(jīng)有限,而大型企業(yè)數(shù)過來只有那么多,也大都完成了建設(shè)工作。所以該把目光投向中小企業(yè)了,尤其是中小企業(yè)基礎(chǔ)比較差,而基數(shù)很大,成為眾多視頻廠商的關(guān)注群。

  可以分析一下中小企業(yè)的實(shí)際需求。對于中小企業(yè)來說,在各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)的可能性不大,頻繁開會的幾率也比較小,所以好像并沒有太多的市場挖掘度。

  不過,注意一下,中小企業(yè)在整個產(chǎn)業(yè)生態(tài)鏈中處于比較尷尬的位置,他們大多數(shù)是大型企業(yè)或政府的配套廠或供應(yīng)商,他們需要與大型企業(yè)進(jìn)行充分的溝通,電話、傳真、郵件固然是良好的溝通方式,但大企業(yè)一發(fā)話,小企業(yè)連忙登門拜訪、當(dāng)面溝通也是經(jīng)常的事情。對于中小企業(yè)來說,與大企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好的溝通,當(dāng)然是能夠接入到大企業(yè)或政府的視頻會議系統(tǒng)最好,這樣,小企業(yè)也沾個大企業(yè)的光,只要弄個終端就可以實(shí)現(xiàn)與大企業(yè)的良好溝通,保證了工作效率。從這個意義上說,視頻會議廠商確實(shí)應(yīng)該調(diào)轉(zhuǎn)一下聲調(diào),開始念中小企業(yè)經(jīng),尤其要找到為大企業(yè)或者是政府配套廠的中小企業(yè)調(diào)門。

中國計算機(jī)報



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