淺談《軟件政府采購實(shí)施辦法》對(duì)呼叫中心的召喚
2005/06/09
[摘要] 總共7章42條的《軟件政府采購實(shí)施辦法（征求意見稿）》已經(jīng)出臺(tái)，這部征求意見稿，從基本原則、本國軟件產(chǎn)品的認(rèn)定到相關(guān)的處罰規(guī)定，涉及到軟件政府采購的方方面面。本文針對(duì)意見稿的第一章第八條，憑借賽迪呼叫多年的呼叫中心外包經(jīng)驗(yàn)，從利用呼叫中心加強(qiáng)軟件提供商的服務(wù)以滿足政府部門需求的角度提出建議，希望能對(duì)相關(guān)軟件提供商有所幫助。
日前，一直倍受關(guān)注的《軟件政府采購實(shí)施辦法（征求意見稿）》終于浮出水面。這份由財(cái)政部會(huì)同信息產(chǎn)業(yè)部等有關(guān)部委起草，旨在"加強(qiáng)軟件政府采購管理，規(guī)范采購行為"的意見稿一經(jīng)公布，便在業(yè)內(nèi)引起了不小的震動(dòng)和討論。本文針對(duì)第一章第八條："政府采購的軟件服務(wù)，其提供商應(yīng)具有相應(yīng)的服務(wù)資質(zhì)，服務(wù)提供人員的能力與水平應(yīng)達(dá)到規(guī)定的要求，其中系統(tǒng)維護(hù)與更新的服務(wù)期限應(yīng)當(dāng)不少于兩年，服務(wù)響應(yīng)時(shí)間應(yīng)不超過24小時(shí)，應(yīng)急處理應(yīng)達(dá)到7x24小時(shí)服務(wù)的要求"，從利用呼叫中心，完善軟件提供商的服務(wù)以滿足政府部門需求的角度，提出一些建議，希望能對(duì)相關(guān)軟件提供商有所幫助。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，IT產(chǎn)品正在成為人們?nèi)粘９ぷ髦胁豢苫蛉钡墓ぞ�。中國的各�?jí)政府部門在提升自身辦公效率、真正做到服務(wù)于民的過程中，對(duì)IT產(chǎn)品的使用范圍和應(yīng)用程度也是在不斷的擴(kuò)展和加深。作為國家的管理機(jī)構(gòu)及服務(wù)機(jī)構(gòu)，政府部門的工作效率、安全和可持續(xù)性直接關(guān)系到其國家的安全、社會(huì)的發(fā)展、人民生命財(cái)產(chǎn)的安全等各個(gè)方面。供政府部門使用的軟件，除了要求具有更強(qiáng)的穩(wěn)定性和安全性，還要求軟件的提供企業(yè)具有及時(shí)、高效的服務(wù)響應(yīng)能力，在任何時(shí)間都能排除政府部門使用中的問題。通過我們對(duì)一些企業(yè)的了解，在給用戶提供服務(wù)方面，很多企業(yè)還是直接通過銷售人員和技術(shù)人員提供支持。這樣做的結(jié)果，一方面會(huì)出現(xiàn)用戶找不到相關(guān)人員，問題不能馬上得到解決的現(xiàn)象，另一方面由于企業(yè)員工們平時(shí)都有自己的工作，為用戶解決隨時(shí)可能出現(xiàn)的問題可能就會(huì)干擾他們正在進(jìn)行的工作。而且想達(dá)到7X24小時(shí)的響應(yīng)服務(wù)，僅依靠現(xiàn)有的設(shè)備及服務(wù)團(tuán)隊(duì)是很難達(dá)到的，而基于一整套服務(wù)體系上建立起來的企業(yè)客戶服務(wù)中心將是一條必由之路。
建立呼叫中心，除了能夠滿足政府部門對(duì)服務(wù)的要求外，對(duì)軟件提供商自身業(yè)務(wù)上的發(fā)展，完善企業(yè)的服務(wù)等，也有好多好處。對(duì)外，企業(yè)客戶服務(wù)中心可以向用戶提供在線咨詢、查詢、遠(yuǎn)程支持，及時(shí)掌握及滿足用戶的服務(wù)請(qǐng)求，對(duì)內(nèi)可以進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部資源調(diào)配。用戶只需要與客戶服務(wù)中心的坐席人員溝通，當(dāng)坐席人員不能解決問題時(shí)，由他們幫助協(xié)調(diào)內(nèi)部相關(guān)部門尋求問題的解決。對(duì)外地用戶，客戶服務(wù)中心可以向企業(yè)各地的辦事機(jī)構(gòu)進(jìn)行遠(yuǎn)程派單，為用戶解決問題。除此這些，建立呼叫中心的好處還有這樣幾方面：
首先，建立呼叫中心有利于企業(yè)良好形象的樹立；
作為一個(gè)企業(yè)與客戶交流的平臺(tái)，客戶服務(wù)中心為用戶提供了一個(gè)明確且統(tǒng)一的對(duì)話窗口。在一個(gè)運(yùn)營(yíng)良好的客戶服務(wù)中心里，經(jīng)過專門培訓(xùn)的服務(wù)代表，既能夠通過規(guī)范的語言應(yīng)用、良好的交談禮儀、相對(duì)統(tǒng)一的問題應(yīng)答使客戶享受到標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)，也能夠通過對(duì)客戶問題的及時(shí)響應(yīng)使其感受到個(gè)性化的支持，從而樹立企業(yè)良好的形象、極大的提升客戶滿意度和市場(chǎng)美譽(yù)度。
其次，客戶服務(wù)中心可以有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的客戶資源管理；
隨著近年來CRM理念的深入人心，客戶服務(wù)中心早已成為了企業(yè)客戶關(guān)系管理中最前段也是最為重要的一環(huán)�？蛻舴⻊�(wù)中心在為用戶提供服務(wù)的過程中，也積累了豐富、準(zhǔn)確的用戶信息。以這些信息為基礎(chǔ)，通過主動(dòng)呼出及電話接聽等形式采集用戶的產(chǎn)品使用及需求情況，分析整理后將為企業(yè)今后業(yè)務(wù)的發(fā)展提供最有價(jià)值的一手信息；而在用戶信息分類管理基礎(chǔ)上的交叉銷售則將使企業(yè)能夠更有效的激發(fā)用戶的終身價(jià)值�？梢哉f客戶服務(wù)中心將企業(yè)的前臺(tái)和后臺(tái)聯(lián)系到了一起，是接近市場(chǎng)、影響和管理客戶資源的最有效平臺(tái)。
最后，客戶服務(wù)中心還可以成為企業(yè)有效的銷售渠道；
在以用戶為導(dǎo)向的今天，客戶服務(wù)中心在提供完善服務(wù)并借此保持客戶滿意度、提升品牌忠誠度方面的作用正在被愈來愈多的現(xiàn)代企業(yè)所認(rèn)同。但受困于建設(shè)之初巨大資金投入及運(yùn)營(yíng)過程中難以預(yù)計(jì)的管理成本的支出，使很多企業(yè)對(duì)客戶服務(wù)中心望而卻步。但是隨著近年來國內(nèi)客戶服務(wù)中心應(yīng)用理念的提升、人才的逐漸和技術(shù)的進(jìn)一步成熟，客戶服務(wù)中心在IT、保險(xiǎn)、快速消費(fèi)品等行業(yè)中通過電話營(yíng)銷直接進(jìn)行產(chǎn)品和服務(wù)的推廣銷售，成為了企業(yè)又一重要的銷售渠道和利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，逐漸擺脫了以往成本中心的尷尬地位。這種成本中心向利潤(rùn)中心的轉(zhuǎn)變，也使更多的軟件企業(yè)有機(jī)會(huì)享受到擁有客戶服務(wù)中心的諸多優(yōu)勢(shì)。
建立企業(yè)自己的客戶服務(wù)中心的好處不言而喻，但同時(shí)也存在許多風(fēng)險(xiǎn)。一方面軟件企業(yè)想要擁有一個(gè)服務(wù)體系完善的客戶服務(wù)中心，必須要面對(duì)百萬甚至是千萬級(jí)的資金投入。而為了降低經(jīng)費(fèi)投入而縮減坐席數(shù)量，除了很難在交換機(jī)、CTI系統(tǒng)等客戶服務(wù)中心核心部件實(shí)現(xiàn)有效的節(jié)約外，更要冒今后無法滿足核心業(yè)務(wù)發(fā)展需要而不得不做更大投入的擴(kuò)容風(fēng)險(xiǎn)。在建成后，專業(yè)化管理的挑戰(zhàn)也是企業(yè)無法繞過的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。鑒于企業(yè)自建客戶服務(wù)中心存在諸多問題，要滿足政府部門對(duì)于服務(wù)上的要求，我們的軟件企業(yè)在資金及經(jīng)歷有限的情況下，也可以通過另一種方式實(shí)現(xiàn)：既有代表自己企業(yè)的呼叫中心，又不用企業(yè)太大的投入的愿望，這樣就可以選擇呼叫中心外包。正是為了能夠降低企業(yè)擁有客戶服務(wù)中心的門檻并體現(xiàn)專業(yè)分工的價(jià)值，在上個(gè)世紀(jì)的中期在西方國家及90年代末的中國市場(chǎng)出現(xiàn)了呼叫中心（客戶服務(wù)中心）外包企業(yè)：由一家企業(yè)建立一個(gè)大型呼叫中心，其呼叫中心的軟硬件平臺(tái)和坐席供其它企業(yè)租用，并代表租用方為其客戶及合作伙伴提供服務(wù)支持的第三方呼叫中心外包業(yè)務(wù)。
那么通過企業(yè)采用呼叫中心外包方式究竟有哪些好處呢？
首先， 從企業(yè)資源角度，選擇外包符合管理外延的發(fā)展趨勢(shì)。
從企業(yè)管理的發(fā)展軌跡，我們可以清晰地看出，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)早已超出單純的企業(yè)優(yōu)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)，已經(jīng)出現(xiàn)將企業(yè)所涉及的外部資源盡可能多地納入到企業(yè)管理中的趨勢(shì)。專家已經(jīng)提出：第三方呼叫中心服務(wù)商也是一種資源而且是一種高效資源。通過外包，軟件企業(yè)可以經(jīng)濟(jì)、快捷的整合外包型呼叫中心的人力、技術(shù)、數(shù)據(jù)、管理經(jīng)驗(yàn)等優(yōu)勢(shì)資源，實(shí)現(xiàn)客戶服務(wù)中心低成本的高效運(yùn)作。
其次，從管理的角度，選擇外包有利于簡(jiǎn)化管理體系，從而優(yōu)化管理水平從客戶服務(wù)中心的建設(shè)開始，企業(yè)就面臨需求復(fù)雜的挑戰(zhàn)：將哪部分業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到客戶服務(wù)中心、轉(zhuǎn)移的業(yè)務(wù)流程如何制定、后臺(tái)部門如何支持、系統(tǒng)容量多大合適等等，似乎有數(shù)不清的問題需要解決。通常第三方呼叫中心外包商都有某些領(lǐng)域較為豐富的運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，他們常常可以駕輕就熟地提出適合企業(yè)的建設(shè)性意見。
日常管理所需要的投入更不含糊，單是對(duì)坐席代表的管理就有很大的學(xué)問，說是一門綜合的人力資源管理體系并不過分。專業(yè)呼叫中心通過系統(tǒng)的、長(zhǎng)期的人力資源管理，保證了坐席代表工作的高質(zhì)量。企業(yè)可以對(duì)外包商不斷提出改進(jìn)的要求，并直接獲得改善后的好處，而不必考慮如何去改善。
通過上述分析，軟件提供商可以采用呼叫中心外包的方式，為自己的用戶提供服務(wù)。當(dāng)然外包商有多種外包方式提供給軟件供應(yīng)商，除了單純的坐席外包，相關(guān)呼叫中心的各種業(yè)務(wù)都可以拆分成外包業(yè)務(wù)，包括：建設(shè)外包、應(yīng)用外包、系統(tǒng)硬件外包（不含坐席代表）、管理外包、培訓(xùn)外包等等，一些富有經(jīng)驗(yàn)的外包商可以提供相當(dāng)全的服務(wù)。
政府采購的數(shù)量之大，不能不讓企業(yè)為之動(dòng)心。但面對(duì)這塊誘人的蛋糕，想進(jìn)入政府采購的軟件提供商又不得不考慮是否可以滿足政府對(duì)于企業(yè)提出的服務(wù)要求，尤其要求企業(yè)必須達(dá)到7x24小時(shí)的服務(wù)要求，這對(duì)軟件提供商們是個(gè)不小的考驗(yàn)。為了能夠符合政府采購的要求，經(jīng)濟(jì)快捷地為政府部門和其他用戶提供完善的服務(wù)，軟件提供商不僅要利用好企業(yè)內(nèi)部已有資源還要利用一切可利用的外部資源，選擇呼叫中心業(yè)務(wù)外包不失是個(gè)最佳選擇。
賽迪呼叫中心供稿 CTI論壇編輯
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