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JXY-CONF電話會議系統(tǒng)簡介

2003/05/15

一、概述：

　　對于大型機構而言，每年都定期召開各種類型的辦公會議和臨時會議。如果有分支機構分布在不同地區(qū)，要按傳統(tǒng)的方式在某地召開集中式會議，勢必伴隨著基層人員的旅途奔波，這既會給企業(yè)帶來較大的差旅費支出，同時也會增加大量的組織工作，造成人力資源的浪費，并將使會議的時效性大打折扣。

　　本公司結合國外先進技術，自主開發(fā)的"JXY-CONF交互式電話會議系統(tǒng)"，從企業(yè)管理層自身的需要出發(fā)，打破了傳統(tǒng)會議在空間和時間上的局限性，有效地解決了總部與下層分支機構在會議過程中面臨的各種問題；此系統(tǒng)實現(xiàn)了語音及控制兩方面的交互：語音的交互是指會議主持人以及與會者不僅可以聽到會議現(xiàn)場別人的發(fā)言，還可以自由地發(fā)表自己的見解；控制的交互性是指會議主持人具有對整個會議的控制權，有權加入新與會者或強行拆除某與會者，有權決 定是否對會場錄音或合適錄音等。和傳統(tǒng)的集中式會議相比，交互式電話會議系統(tǒng)的出現(xiàn)無疑帶來會議方式的一場革命性變化。首先，它打破了傳統(tǒng)的集中式會議在空間上的局限性。無論您或您的下屬是在辦公室、出差在外或在家中休息甚至國外，只要使用電話、手機或傳真機撥通總部電話，即可召開或參加會議，從而使會議的因故缺席現(xiàn)象大大減少；其次，它在召開會議的時效性方面具有傳統(tǒng)會議無法比擬的優(yōu)勢。特別是對于一些突發(fā)事情需要召開緊急會議時，運用本系統(tǒng)能及時地集中群體的智慧針對實際情況 ，迅速作出正確的決策；第三是實現(xiàn)了會議記錄的無紙化，傳統(tǒng)的會議都須有專人負責會議記錄，但對于一些重要的機密會議而言，記錄人員記錄的準確性和保密性難以保證，而本系統(tǒng)設置了自動語言記錄功能，成功地解決了這一問題。

　　可見，交互式電話系統(tǒng)不僅僅是為企業(yè)節(jié)省了差旅費開支，更重要的是使會議的組織變得更加方便，更加及時，有效提高辦公效率,從而提高企業(yè)在各種環(huán)境中的決策和經(jīng)營管理能力。

二、系統(tǒng)功能

電話會議方面

1. 會議功能
　　系統(tǒng)最多可同時允許64個用戶參加會議。

2．會議管理功能
　　會議數(shù)據(jù)管理功能：編輯、存貯會議電話成員，分配會議號碼、許可密碼等；

3.會議形式
　　每個會議參與者有兩種會議方式：交互方式（即說/聽方式），聽眾方式（只聽方式）

4 會議發(fā)起功能
　　會議發(fā)起分兩種方式，一是呼入方式，即會議參加人員作為主叫方，在會議約定的召開時間，拔打事先約定的電話號碼，輸入會議密碼即可加入電話會議。二是呼出方式，即指由會議組織者通過電話會議系統(tǒng)呼叫與會人員參加會議的一種方式。會議組織者只需在電話會議系統(tǒng)中，錄入?yún)⒓訒h人員的電話號碼及相關的會議通知語音，系統(tǒng)會在指定時間自動拔打與會人員的電話，只要會議參加人員提機，按提示錄入密碼，即可參加本次電話會議。

5 會前放音：在會議未開始前, 主持人可播放音樂,網(wǎng)內(nèi)用戶收聽等待會議開始。

6 會前點名：主持人可對會員進行會前點名操作。

7.群呼出功能
　　如果會議發(fā)起方式采用呼出方式, 在預先規(guī)定的時間內(nèi),系統(tǒng)根據(jù)電話號碼列表，啟動與會者按群呼、單呼完成呼叫。

8.監(jiān)控功能
　　通過操作終端可對會議狀態(tài)進行監(jiān)視，監(jiān)視各話路通話情況，必要時經(jīng)主持人允許對會議進行干預。

11. 會議中斷自動檢測
　　當系統(tǒng)檢測到線路中斷時,應能夠自動重新?lián)芴?

12. 多方通話功能
　　基本配置為32路，需要擴充時應可以方便地往上累加.

13. 同步數(shù)字錄音：
　　以主會場為主，把會議內(nèi)容以文件的形式記錄下來，可以錄制任何發(fā)言人的內(nèi)容并能回放，采用文件錄音（光盤或硬盤做錄音媒體），便于保存和歸檔；

14.發(fā)言申請
　　與會者的發(fā)言與否應由會議主持人決定并控制，與會的非發(fā)言方也可在會議進行期間在線提出申請，再由會議支持人決定是否同意其發(fā)言。

主會議室的布置
　　主會議室安裝幾個麥克風,調(diào)音臺一臺，擴音系統(tǒng)1套，會議系統(tǒng)1套.
主席單元具有優(yōu)先發(fā)言權,對主會議室及遠端的與會者可以實施全方面的控制.
無論是主會議室與會者的發(fā)言,還是遠端與會者的發(fā)言,均需接入現(xiàn)有的擴音系統(tǒng),要求音質(zhì)清晰自然,無干擾、失真、串音等現(xiàn)象.

三、系統(tǒng)特點：

1． 安裝簡單方便，只須接入到企業(yè)內(nèi)部的交換機或郵電提供的模擬、數(shù)字中繼線上，接口類型可為模擬環(huán)路中繼、數(shù)字中繼（支持中國1號）
2． 采用微機管理，界面友好，會議資料管理更方便，同時提供各種會議報表數(shù)據(jù)
3． 單組會議成員可達64方，擴展性好，系統(tǒng)容量可自由擴展，
4． 提供智能語音引導，會議操作更方便
5． 支持來電顯示身份識別功能，也支持密碼識別身份。
6． 支持群呼通知用戶，提供會議點名。
7． 會議方式（主席/普通成員/旁聽成員）自由設置
8． 提供會議錄音功能，方便對會議過程作記錄管理
9． 音量自動控制及回聲抑制、通話質(zhì)量高
10．系統(tǒng)具有彈性擴充性能，將來可根據(jù)需要將語音查詢系統(tǒng)、自動傳真服務、短消息等集成于整個系統(tǒng)中，成為集語音服務、傳真服務、會議服務服務于一身的綜合服務系統(tǒng)

廣州聚星源公司供稿 CTI論壇編輯