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CRM實(shí)施:沖擊與漸變

2002/09/25

  中國(guó)圖書進(jìn)出口(集團(tuán))總公司(以下簡(jiǎn)稱“中圖”)是我國(guó)少數(shù)有進(jìn)口出版物經(jīng)營(yíng)權(quán)的國(guó)家重點(diǎn)出版企業(yè)。經(jīng)過(guò)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展,中圖已成為初具規(guī)模的行業(yè)排頭兵,占據(jù)了進(jìn)口圖書經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)80%的份額。今年,中圖與供應(yīng)商TurboCRM達(dá)成合作協(xié)議,準(zhǔn)備上一套客戶關(guān)系管理系統(tǒng),現(xiàn)已經(jīng)在中圖核心部門——圖書部投入應(yīng)用。作為一個(gè)處于有限競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中的國(guó)有企業(yè),中圖為什么會(huì)在當(dāng)前情況下推出這樣一個(gè)舉措?單純的軟件產(chǎn)品買賣的背后有怎樣深層的考慮?帶著這樣的問(wèn)題,本刊記者走訪了中國(guó)圖書進(jìn)出口(集團(tuán))總公司圖書部主任聶君慶、TurboCRM的咨詢總監(jiān)李蓓。

  思想的碰撞

  記者:上馬CRM的企業(yè)里,中圖的經(jīng)營(yíng)內(nèi)容和經(jīng)營(yíng)方式算是比較獨(dú)特的,還是先請(qǐng)聶主任做個(gè)簡(jiǎn)單的背景介紹吧?

  聶君慶:中圖成立于建國(guó)初期,在1985年前是國(guó)內(nèi)惟一有圖書進(jìn)口經(jīng)營(yíng)權(quán)的機(jī)構(gòu)。經(jīng)過(guò)50年的發(fā)展,我們已經(jīng)形成了一套非常穩(wěn)定的業(yè)務(wù)模式,有一張伸向全球的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)。我們的客戶80%是團(tuán)體,主要是院校、科研機(jī)構(gòu)的圖書館、資料室以及情報(bào)機(jī)構(gòu)等,面向的是科研與教學(xué);中圖和很多國(guó)外的出版機(jī)構(gòu)、書商也形成了長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作。1985年后,經(jīng)營(yíng)權(quán)部分開放,到現(xiàn)在,全國(guó)大概有30~40家機(jī)構(gòu)擁有相同的經(jīng)營(yíng)權(quán),中圖還是其中最有實(shí)力的,在進(jìn)口圖書市場(chǎng)大概占有80%的份額。

  記者:不知道TurboCRM的已有客戶中,是不是有圖書流通領(lǐng)域的。即使這樣,對(duì)TurboCRM來(lái)說(shuō),中圖還是一個(gè)比較獨(dú)特的客戶吧?有沒(méi)有感受到特別的壓力?

  李蓓:TurboCRM在CRM方面做了很多行業(yè),比如高科技制造、金融、咨詢服務(wù)、電子儀器等,但圖書進(jìn)出口行業(yè)還是第一家。不過(guò),我們以前有過(guò)圖書行業(yè)的其他經(jīng)驗(yàn),對(duì)這個(gè)行業(yè)還是相當(dāng)了解的。

  從我們的角度來(lái)看,不管哪個(gè)行業(yè),CRM的核心思想是一樣的,是不分行業(yè)的。我們對(duì)中圖用了近一個(gè)月的時(shí)間做業(yè)務(wù)流程分析,然后把我們的原則和客戶的業(yè)務(wù)結(jié)合,產(chǎn)生了實(shí)施方案。

  聶君慶:我們開始也接觸了一些廠商,之所以最后選中TurboCRM。主要是有幾點(diǎn)考慮,首先就是覺(jué)得他們對(duì)圖書行業(yè)的未來(lái)發(fā)展有相當(dāng)深刻的認(rèn)識(shí);其次就是覺(jué)得這個(gè)軟件對(duì)我們比較實(shí)用、適用;另外,我們要做的不只是上個(gè)系統(tǒng),而是一個(gè)長(zhǎng)期的合作。


聶君慶

  記者:從中圖的目前狀態(tài)來(lái)看,經(jīng)營(yíng)還是相當(dāng)穩(wěn)定的,優(yōu)勢(shì)也很明顯,而不是到了業(yè)務(wù)遭遇危機(jī)、不變不可的地步。那么投資CRM是出于什么樣的考慮?你們所說(shuō)的對(duì)圖書行業(yè)未來(lái)發(fā)展的認(rèn)識(shí)一致體現(xiàn)在什么方面?

  聶君慶:從我們的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō),目前的生存壓力并不大。但是,我們一直感覺(jué)到潛在的競(jìng)爭(zhēng)壓力在增大。

  早期的時(shí)候,用戶的信息來(lái)源有限,基本上我們提供什么他們就選擇什么。現(xiàn)在,他們自己的信息渠道更加暢通了。我們提供的如果不是他們想要的,他們就會(huì)想辦法打通自己的信息通道,或者選別的進(jìn)出口商。對(duì)我們來(lái)說(shuō),這是客戶資源的流失。

  早幾年就聽說(shuō)中國(guó)加入WTO后,圖書的進(jìn)出口權(quán)將部分開放,一些國(guó)外的出版公司就會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)。比如,現(xiàn)在德國(guó)的貝塔斯曼雖然經(jīng)營(yíng)范圍受到嚴(yán)格限制,只能經(jīng)銷國(guó)內(nèi)出版物,但發(fā)展非?,據(jù)說(shuō)已經(jīng)有200萬(wàn)的會(huì)員,而它只要有50萬(wàn)會(huì)員就實(shí)現(xiàn)贏利。如果進(jìn)出口權(quán)開放,外國(guó)公司憑借先進(jìn)的管理手段和雄厚的資金勢(shì)力,就可以吸引最優(yōu)秀的人才,本土化的時(shí)間差并不存在。

  所以,我們的危機(jī)感一直都有,覺(jué)得必須要在管理上、運(yùn)作上有一個(gè)提升。

  李蓓:現(xiàn)在中圖的這種工作方式,是把所有的信息發(fā)給所有的客戶,對(duì)一個(gè)客戶來(lái)說(shuō),其中可能只有1%的信息對(duì)他是有用的,而99%是多余的,F(xiàn)在的圖書流通,更多的是一個(gè)“搬箱子的過(guò)程”,把圖書從A(出版社)運(yùn)到B(用戶)。隨著開放程度的提高,A和B之間的渠道暢通了,流通的可能就不是一本書,而可能是電子圖書,那么作為中間商,就必須思考“那時(shí),我們還能做些什么?我們存在的價(jià)值是什么?”


李蓓

  隨著市場(chǎng)的開放,信息技術(shù)的發(fā)展,將來(lái)能夠做圖書進(jìn)出口的企業(yè)和現(xiàn)在的肯定不一樣。這樣的企業(yè)可能沒(méi)有龐大的進(jìn)出口資源,并不是很熟悉報(bào)關(guān)等一些手續(xù),但是對(duì)客戶信息、出版信息把握得比較準(zhǔn)確,而其他的業(yè)務(wù)則可以外包或者干脆甩掉。從國(guó)際圖書行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)看,我們認(rèn)為圖書行業(yè)企業(yè)關(guān)注更多的應(yīng)該是,怎么占有最新、最全的信息,而且知道哪些人需要這些信息。

  總體上看,在未來(lái)的五年里,中圖要成為圖書信息鏈里一個(gè)發(fā)揮主動(dòng)作用的節(jié)點(diǎn),不僅掌握最多最全的出版物信息,而且能從上百萬(wàn)的客戶中篩選出誰(shuí)最需要這些信息,這樣作為信息提供商的地位才會(huì)比較穩(wěn)固。

  柔和的變革

  記者:從剛才談的來(lái)看,都是一些未來(lái)的遠(yuǎn)景描述,而且和目前中圖的現(xiàn)狀反差是比較大的。怎么把對(duì)未來(lái)目標(biāo)的追求和上這樣一個(gè)系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)呢?

  聶君慶:現(xiàn)在,我們圖書部的經(jīng)營(yíng)方式還是幾十年延續(xù)的目錄服務(wù)式的,就是把國(guó)外各領(lǐng)域的最新出版、甚至是非正式出版的信息收集起來(lái),編成目錄,發(fā)給我們所有的客戶;客戶根據(jù)目錄選擇所要的材料,向我們下定單;根據(jù)定單,我們就向國(guó)外出版社定貨、報(bào)關(guān)、發(fā)貨,工作的重點(diǎn)在后端的貿(mào)易上。將來(lái),我們要成為信息鏈條里的一個(gè)節(jié)點(diǎn),成為信息提供商,就必須從注重貿(mào)易為主,轉(zhuǎn)向以客戶服務(wù)為中心。

  從業(yè)務(wù)發(fā)展的角度,我們需要有一套管理客戶信息的系統(tǒng)。在我們接到定單后的向國(guó)外定書、報(bào)關(guān)、發(fā)貨等有一套完整的業(yè)務(wù)系統(tǒng),但是在客戶方面就還是傳統(tǒng)的靠人力來(lái)管理。因?yàn)楝F(xiàn)在定單的量很大,我們感覺(jué)到完全靠“拍腦袋”去干事情是不行,必須有一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)把大量的、分散的信息管起來(lái)。

  李蓓:中圖在大的方向上比較明確,就是未來(lái)的五年能夠成為信息占有者和提供者。但至于怎么開始,怎么逐步實(shí)現(xiàn)那個(gè)遠(yuǎn)期目標(biāo),并不是很清楚。那么我們就是根據(jù)他們的需求,提出一個(gè)分布實(shí)施的計(jì)劃,并按此執(zhí)行。

  CRM的應(yīng)用是分層次的,最初可是一些基礎(chǔ)的工作,比如把所有的客戶集中起來(lái),實(shí)現(xiàn)信息共享。通過(guò)客戶集中,就可以發(fā)掘機(jī)會(huì),比如說(shuō)上海的公司知道了北京總部的客戶信息,那么就會(huì)考慮是不是和這些客戶在上海的分公司接觸接觸。第二個(gè)層次就是資料集中一段時(shí)間后,企業(yè)的分析能力就提高了。以前可能最常分析的是銷售量,現(xiàn)在就可以分析客戶流失率這樣的指標(biāo)了,可以分析出銷售額背后的一些因素。再高層次就是整個(gè)公司的戰(zhàn)略變化。原來(lái)可以考慮的是,公司的報(bào)關(guān)是不是更順利;現(xiàn)在可能會(huì)考慮公司在未來(lái)十年里是不是會(huì)更有競(jìng)爭(zhēng)能力。

  記者:實(shí)施這套系統(tǒng),除了改變工作方式,有沒(méi)有對(duì)圖書部的管理和組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生明顯的影響?

  聶君慶:最明顯的應(yīng)該就是我們新增加了市場(chǎng)部和客戶服務(wù)部這兩個(gè)部門。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)拓展市場(chǎng),也關(guān)注我們以前比較忽視的個(gè)人市場(chǎng)?蛻舴⻊(wù)部則專門負(fù)責(zé)對(duì)客戶的服務(wù),以前,這都是由各相關(guān)部門自己負(fù)責(zé)。

  李蓓:我們做的并不是簡(jiǎn)單的實(shí)施,而是在咨詢?cè)\斷的基礎(chǔ)上,根據(jù)CRM的核心理念來(lái)推進(jìn)。通過(guò)調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)中圖在客戶服務(wù)和新客戶挖掘方面都比較薄弱。我們?cè)?jīng)以用戶的身份打匿名電話,但是電話轉(zhuǎn)接了七、八次也沒(méi)有得到滿意的回復(fù);中圖的發(fā)行一直都是以新華書店為主,而客戶也穩(wěn)定在科研院所,而對(duì)一些新出現(xiàn)的潛在客戶的信息的發(fā)掘做的不夠。那么,在我們的建議下,圖書部就新成立了客戶服務(wù)部和市場(chǎng)部。

  經(jīng)過(guò)這么一個(gè)改變,中圖在面向客戶的銷售、市場(chǎng)和服務(wù)方面就比較全面了。建立了CRM后,這些和客戶直接接觸的人員都可以應(yīng)用這個(gè)系統(tǒng),把客戶信息輸入系統(tǒng),形成整合的、大家共享的信息。

  記者:上一套系統(tǒng)對(duì)很多人來(lái)說(shuō)意味著工作手段從手工到計(jì)算機(jī)操作的變革,加上剛才提到的管理上的變革,對(duì)中圖這樣業(yè)務(wù)一直比較穩(wěn)定的企業(yè),是一個(gè)比較大的沖擊。那么,其中最困難的是什么?通過(guò)怎樣的措施保證變革能夠有效?

  聶君慶:中圖的日常工作方式是沿襲下來(lái)的,普通員工都已經(jīng)習(xí)慣了這種穩(wěn)定。有很多是老員工,知識(shí)結(jié)構(gòu)比較固定,要他們一下子變過(guò)來(lái),肯定是不可能的。未來(lái)的目標(biāo)是明確的,但是不可能通過(guò)激進(jìn)的變革快速地達(dá)到。所以,我們的基本思路是漸變的、柔和的。

  李蓓:最開始,給我們思想壓力最大的是體制的差別。因?yàn)橹袌D畢竟是有50多年歷史的國(guó)企,有自己的進(jìn)口、出口以及發(fā)行方法,還有它和客戶打交道的方法。這些看起來(lái)和我們形容的完全競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)很不一樣。中圖的領(lǐng)導(dǎo)能看到未來(lái)的狀況,但對(duì)普通的員工來(lái)說(shuō),他們可能還是習(xí)慣于照原來(lái)的思維方式思考、原來(lái)的方式工作。

  所以,我們花了相當(dāng)?shù)木τ糜谂嘤?xùn),和員工們一起討論未來(lái)的圖書業(yè)會(huì)是什么樣,讓他們?nèi)タ疵绹?guó)著名的網(wǎng)站Amazon 和Barnes&Noble 是怎么運(yùn)作的。讓他們意識(shí)到,雖然現(xiàn)在定單是處理不完,但五年以后,可能他們的定單會(huì)不夠,而這些是他們以前不會(huì)想到的。慢慢地,他們的觀念也得到了一些改變。

  在整個(gè)過(guò)程中,我們和中圖的合作很默契。我們作為新思想的引入方,起的作用經(jīng)常在培訓(xùn)、在開闊大家的思路和鼓勵(lì)創(chuàng)新的方面;而中圖的領(lǐng)導(dǎo)作為實(shí)際的管理者,會(huì)從日常業(yè)務(wù)的操作性、不同員工的接受程度這些角度加以補(bǔ)充,最后形成的方案切合企業(yè)實(shí)際,便于中圖深入實(shí)施。這樣的配合保證了轉(zhuǎn)變是漸進(jìn)的、柔和的、有效的,因此效果比較好。

  在客戶服務(wù)上,中圖設(shè)立了客戶服務(wù)部,但是客戶的請(qǐng)求在企業(yè)內(nèi)部可能還是要轉(zhuǎn)七、八次。不同的是,客戶服務(wù)由專門的部門去做,而且保證一定要回復(fù),至于內(nèi)部流程就由這一個(gè)人去負(fù)責(zé)。不同的是,對(duì)客戶來(lái)說(shuō),內(nèi)部流程的磕磕絆絆感覺(jué)不到了。這也是我們和中圖討論后達(dá)成的一個(gè)最佳的辦法。另外,我們開始在應(yīng)用培訓(xùn)上本來(lái)打算只做一次,中圖要求至少要做三次,后來(lái)事實(shí)證明,三次是有必要的。

  預(yù)期的收獲

  記者:目前,CRM系統(tǒng)在圖書部投入應(yīng)用已經(jīng)一個(gè)多月了,能夠看到什么明顯的效益嗎?預(yù)期的變化會(huì)是什么?既然是一個(gè)瞄準(zhǔn)未來(lái)五年的發(fā)展計(jì)劃,雙方還會(huì)有什么進(jìn)一步的合作?

  聶君慶:目前,我們還沒(méi)有很具體的數(shù)字說(shuō)明,但是很明顯能夠感覺(jué)到已經(jīng)和以前不一樣了。以前,關(guān)于客戶的信息是分散的,存在大堆的文檔或人的腦子里。現(xiàn)在,如果要查什么客戶信息,起碼不用再去各科室翻大量的文擋。要聯(lián)系客戶,也不用在桌子上帖滿寫聯(lián)絡(luò)人的黃條。隨著時(shí)間的推移,我們相信更多的效果會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。

  實(shí)施CRM后,下一步我們想要在電子商務(wù)方面進(jìn)一步深入。目前,我們已經(jīng)在中圖主頁(yè)上有一個(gè)“中圖書苑”的連接,但是只是平面的信息查詢。我們希望可以做成一個(gè)可以讓用戶不僅查詢,還能通過(guò)網(wǎng)站下定單的電子商務(wù)門戶。下一步,我們要進(jìn)行TurboLINK的實(shí)施,就是出于這樣的考慮。

  李蓓:對(duì)于系統(tǒng)實(shí)施的效果,我們一直在關(guān)注,也進(jìn)行定期的調(diào)查,了解員工們的意見(jiàn)。從員工反饋來(lái)說(shuō),系統(tǒng)給他們的工作的確帶來(lái)了方便。以前,客戶打電話來(lái)詢問(wèn)定單了,工作人員才會(huì)想到去查找,然后就翻大量的文檔,結(jié)果可能還是不理想。現(xiàn)在,只要在計(jì)算機(jī)上輸入一個(gè)名字或書號(hào),信息就自動(dòng)顯示了。對(duì)他們來(lái)說(shuō),效率是很直觀的。但是,這還不是系統(tǒng)實(shí)施的最終績(jī)效,我們預(yù)計(jì)等到TurboLINK實(shí)施完成后,經(jīng)過(guò)一段時(shí)間,再進(jìn)行一個(gè)比較全面系統(tǒng)的評(píng)估,比如統(tǒng)計(jì)網(wǎng)絡(luò)信息查詢,特別是網(wǎng)絡(luò)定單數(shù)量的增長(zhǎng)以及和傳統(tǒng)定單數(shù)的對(duì)比。真正的效益到時(shí)候自然就出來(lái)。

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