如何應(yīng)用CRM軟件改善企業(yè)資金鏈
2010/11/30
在金融危機(jī)的影響下，大部分企業(yè)都遇到了現(xiàn)金流不穩(wěn)的問(wèn)題;嚴(yán)重的已經(jīng)影響到企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。資金鏈斷裂有很多方面的原因所造成的。光靠CRM軟件不能夠從本質(zhì)上改變這個(gè)狀態(tài)，但是，這個(gè)軟件也提供了一些工具，幫助企業(yè)改善現(xiàn)金流。筆者對(duì)這些工具做一些介紹，希望企業(yè)能夠憑借這些工具，資金問(wèn)題能有所改善。
一.利用現(xiàn)金折扣鼓勵(lì)客戶提早付款
在營(yíng)銷實(shí)務(wù)中，企業(yè)為了加快資金周轉(zhuǎn)，往往通過(guò)現(xiàn)金折扣等方式，鼓勵(lì)客戶提早付款，甚至讓客戶預(yù)付款。通過(guò)現(xiàn)金折扣這種方式，可以說(shuō)，對(duì)企業(yè)還是供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，都是一種雙贏的方式。所以，在商品流通領(lǐng)域是很常見(jiàn)的一種經(jīng)營(yíng)策略。
但是，我們也注意到，現(xiàn)金折扣對(duì)于企業(yè)的管理要求，特別是財(cái)務(wù)人員的工作能力，提出了比較嚴(yán)格的要求。無(wú)論是現(xiàn)金折扣的制定，還是現(xiàn)金折扣的執(zhí)行，在手工操作模式下，都要求員工細(xì)心、再細(xì)心。不過(guò)，仍然會(huì)有一些失誤出現(xiàn)。而CRM軟件提供了一個(gè)現(xiàn)金折扣的管理模型。通過(guò)這個(gè)管理模型，讓一些手工管理模式下出現(xiàn)的問(wèn)題不再發(fā)生。
1.解決計(jì)算上失誤問(wèn)題
筆者以前對(duì)客戶調(diào)研的時(shí)候，對(duì)于現(xiàn)金折扣他們反映很多的一個(gè)問(wèn)題就是說(shuō)計(jì)算麻煩。如有些企業(yè)現(xiàn)金折扣分的比較細(xì)，現(xiàn)金購(gòu)買可以先受2%的優(yōu)惠，10天之內(nèi)付款先手1%的優(yōu)惠，30天之內(nèi)享受0.5%的優(yōu)惠，30天外沒(méi)有優(yōu)惠等等多個(gè)檔次。檔次越多，統(tǒng)計(jì)起來(lái)就會(huì)越麻煩。而且，一不小心，就可能計(jì)算錯(cuò)誤。若優(yōu)惠給多了，客戶不會(huì)反映，企業(yè)只能夠自己吃虧;若折扣給少了，客戶就會(huì)抱怨，說(shuō)企業(yè)管理水平不夠，等等。
但是，現(xiàn)在有CRM軟件幫助企業(yè)完成這項(xiàng)工作，就可以讓企業(yè)從這個(gè)大工作量的統(tǒng)計(jì)中解放出來(lái)。在CRM系統(tǒng)中，可以工具產(chǎn)品的出貨日期與付款條件，自動(dòng)幫助企業(yè)統(tǒng)計(jì)現(xiàn)金折扣的問(wèn)題。用戶只要鼠標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)，系統(tǒng)就會(huì)在預(yù)計(jì)應(yīng)收帳款中反映這方面的信息。而系統(tǒng)計(jì)算是一板一眼的，不會(huì)發(fā)生人為統(tǒng)計(jì)失誤的問(wèn)題。
2.有利于銷售人員的追蹤
有時(shí)客戶享受的優(yōu)惠過(guò)期后，客戶往往會(huì)抱怨說(shuō)“為什么在優(yōu)惠期結(jié)束之前沒(méi)有告訴他們”。筆者在給客戶實(shí)施CRM項(xiàng)目時(shí)，發(fā)現(xiàn)不少企業(yè)人員會(huì)向我反映這個(gè)問(wèn)題。雖然在前期跟客戶確認(rèn)交易事項(xiàng)的時(shí)候，這方面的內(nèi)容規(guī)定的清清楚楚。但是，若過(guò)期了，企業(yè)沒(méi)有及時(shí)提醒客戶的話，他們?nèi)匀粫?huì)抱怨。所以，銷售人員往往會(huì)兩面受氣。確實(shí)，在手工操作模式下，由于客戶訂單的交貨日期各不相同。讓財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)人員每次統(tǒng)計(jì)優(yōu)惠日期并且提醒客戶的話，工作量實(shí)在很大。
而在CRM系統(tǒng)中，則可以很好的幫助企業(yè)解決這方面的困擾。因?yàn)樵谲浖�，可以按訂單、按客戶�?lái)模擬出各個(gè)優(yōu)惠期的情況以及可以享受的折扣。在必要的情況下，銷售人員可以按周列出一張明細(xì)表(按天也可以)，然后發(fā)送給客戶。如此的話，一方面就提到了善意的提醒作用;另一方面，也可以幫助企業(yè)提前回收應(yīng)收帳款。
3.對(duì)于現(xiàn)金折扣政策的效果分析
現(xiàn)有現(xiàn)金折扣的政策效果好不好呢?若在手工操作模式下，很難統(tǒng)計(jì)。但是，若在CRM軟件的幫助下，這項(xiàng)工作就會(huì)變得比較簡(jiǎn)單。這主要是因?yàn)�，系統(tǒng)會(huì)幫助管理人員自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，客戶最喜歡接受的現(xiàn)金折扣政策。
其實(shí)，做過(guò)現(xiàn)金折扣策略的管理人員都知道，在客戶與企業(yè)之間有一個(gè)均衡點(diǎn)。雖然提早付款，表面上看起來(lái)客戶所享受的折扣越多，付的錢越少。但是，若考慮現(xiàn)金的時(shí)間成本的話，可能提早付款并不是很合算。相反，若企業(yè)付款的越遲，雖然其時(shí)間成本比較少，但是其不能夠享受折扣。從財(cái)務(wù)的角度講，折扣成本要比時(shí)間成本大的多。這對(duì)于客戶來(lái)說(shuō)，也是不利的。所以，若從客戶的角度講，他們會(huì)根據(jù)一定的方法計(jì)算出對(duì)自己最合算的一個(gè)現(xiàn)金折扣方案。作為企業(yè)，就可以從客戶付款的一些歷史紀(jì)錄中發(fā)現(xiàn)客戶容易接受的現(xiàn)金折扣方案。這對(duì)于客戶后期對(duì)現(xiàn)金折扣方案的調(diào)整，會(huì)具有很大的幫助作用。
4.防止業(yè)務(wù)人員跟客戶串通損害公司利益
也有銷售總監(jiān)或者財(cái)務(wù)經(jīng)理向筆者反映，在實(shí)際工作中，有些銷售人員會(huì)跟客戶人員串通，給不符合條件的客戶，申請(qǐng)比較優(yōu)惠的折扣，破壞游戲規(guī)則。雖然財(cái)務(wù)人員會(huì)審核，但是，也難免有漏網(wǎng)之魚(yú)。所以，企業(yè)高層管理人員，希望能夠?qū)訌?qiáng)現(xiàn)金管理策略的控制，加強(qiáng)這個(gè)策略的權(quán)威性，以打消客戶逾期也能夠享受現(xiàn)金折扣的妄想。從而真正發(fā)揮現(xiàn)金折扣策略的作用。
在CRM系統(tǒng)中，就提供了相關(guān)的控制方案。若業(yè)務(wù)人員不能夠私自更改系統(tǒng)的計(jì)算結(jié)果。而把調(diào)整的權(quán)利放在銷售總監(jiān)或者財(cái)務(wù)總監(jiān)的手上。如此的話，就可以防止銷售人員跟關(guān)系好的客戶串通，損害公司的利益，破壞現(xiàn)金折扣的游戲規(guī)則。
二.合理選擇增值稅的開(kāi)票時(shí)間，延遲繳納稅金
在實(shí)際工作中，合適的時(shí)間做合適的工作，這不但可以提高員工的工作效率，而且，對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)金流也會(huì)有很大的幫助。如增值稅發(fā)票的出票時(shí)間，就直接跟企業(yè)的現(xiàn)金流有關(guān)。
一方面，按增值稅制度規(guī)定，企業(yè)開(kāi)出增值稅發(fā)票，就形成了銷售。在月末的話，就要計(jì)算銷項(xiàng)稅額，繳納稅金。因此，從這個(gè)方面講，企業(yè)應(yīng)該在對(duì)方付款前若干天開(kāi)出增值稅發(fā)票為好。也就是說(shuō)，最好企業(yè)開(kāi)票日跟客戶付款日在同一個(gè)月份。這樣就可以節(jié)約企業(yè)的資金，加速資金周轉(zhuǎn)。
另一方面，客戶往往需要見(jiàn)到企業(yè)的增值稅發(fā)票才會(huì)安排付款。如有些企業(yè)的付款條件是，見(jiàn)票后30日付款。從這個(gè)角度講，則企業(yè)在貨發(fā)給客戶后，越早開(kāi)增值稅發(fā)票越好。
但是，結(jié)合以上兩個(gè)方面，則走任何一個(gè)極端的話，可能企業(yè)并不能夠享受到什么好處。往往需要財(cái)務(wù)人員綜合利弊，選擇一個(gè)合適的日期進(jìn)行開(kāi)票。即可以享受稅收上的時(shí)間優(yōu)惠，又可以及早的收到客戶的款項(xiàng)。
所以，財(cái)務(wù)總監(jiān)就要結(jié)合自己公司與客戶的情況，在系統(tǒng)中建立合適的開(kāi)票規(guī)則。如此的話，財(cái)務(wù)人員每次在開(kāi)票的時(shí)候，就會(huì)根據(jù)預(yù)先定義的規(guī)則，選擇合適的開(kāi)票時(shí)間。通過(guò)系統(tǒng)，強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)了開(kāi)票時(shí)間的最優(yōu)化。從而幫助企業(yè)改善資金鏈，加速企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。
三.應(yīng)收帳款跟業(yè)務(wù)員考核掛鉤
在CRM系統(tǒng)中，還可以把業(yè)務(wù)人員的考核跟應(yīng)收帳款進(jìn)行掛鉤，從而促使業(yè)務(wù)人員向客戶催促到期的應(yīng)收款項(xiàng)。
在CRM系統(tǒng)中，有一份應(yīng)收帳款回款表。在這份報(bào)表中，詳細(xì)的羅列了哪些客戶按期收回了款項(xiàng)，哪些是延遲的，哪些又是提早的。在系統(tǒng)中，就可以根據(jù)系統(tǒng)管理人員預(yù)先定義的規(guī)則，對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行評(píng)估。
同時(shí)，企業(yè)也可以根據(jù)逾期應(yīng)收帳款的情況，對(duì)銷售人員進(jìn)行“減分”評(píng)估。即系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)某個(gè)銷售人員負(fù)責(zé)的客戶逾期應(yīng)收帳款有多少;逾期了多少時(shí)間，等等。然后根據(jù)一定的比例，統(tǒng)計(jì)處一個(gè)“負(fù)”的分?jǐn)?shù)。結(jié)合上面的評(píng)估情況，最后得出一個(gè)應(yīng)收帳款相關(guān)的考核結(jié)果。
以上工作，若是靠財(cái)務(wù)人員手工統(tǒng)計(jì)的話，其工作量會(huì)很大，而且，其計(jì)算結(jié)果也容易引起爭(zhēng)議。但是，現(xiàn)在有系統(tǒng)這個(gè)“鐵公雞”把關(guān)的話，就可以保證評(píng)估結(jié)果的公開(kāi)公正。
CRM系統(tǒng)跟改善企業(yè)資金鏈相關(guān)的功能還有許多。筆者這里就列舉了其中最具代表性的三個(gè)功能。相信企業(yè)應(yīng)用這些功能的話，可以對(duì)原先的資金鏈管理無(wú)序的狀況，得到極大的改善。
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