NTT COMWARE 位于日本品川區(qū)的辦公樓內(nèi)
員工利用 Surface Hub 2S 進(jìn)行遠(yuǎn)程面試
在提供技術(shù)支持和推進(jìn)面向未來的工作方式方面，NTT COMWARE 都達(dá)到了相當(dāng)高的水準(zhǔn)。借助微軟 Surface 設(shè)備，NTT COMWARE 開啟了向更靈活、更敏捷、更協(xié)作工作方式的轉(zhuǎn)型之旅。在疫情形勢嚴(yán)峻、日本政府宣布居家辦公之時，NTT COMWARE 為期兩年的 Surface 設(shè)備部署也恰好進(jìn)入收尾階段。
這就意味著，NTTCOMWARE 的數(shù)千名員工可以平穩(wěn)過渡到新的工作方式，同時不間斷地為其眾多客戶提供重要的通信服務(wù)。即使在日本政府解除緊急狀態(tài)之后，NTT COMWARE 依舊能夠享受到由微軟 Surface Pro 商用版 和 Surface Hub 2S 帶來的遠(yuǎn)程辦公便利。
01固定的工作場所限制了工作方式的轉(zhuǎn)變
NTT COMWARE 的愿景是建立一個靈活、現(xiàn)代化的辦公空間。但是，員工最基本的辦公工具——也就是他們常用的辦公硬件設(shè)備——阻礙了這種轉(zhuǎn)變。常用的受客戶機(jī)模式（thin client model）靈活性有限，且性能也較弱，因其設(shè)計初衷只為與托管并存儲了大部分員工工作及相關(guān)數(shù)據(jù)的服務(wù)器進(jìn)行連接。并且由于這些設(shè)備都固定在員工的工位上，即便是在最理想的情況下，辦公桌輪用制（hot desking）也很難實(shí)現(xiàn)。
對于長期在外奔波的銷售人員來說，他們更需要一種簡便的方法來進(jìn)行產(chǎn)品展示。如果通過不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)連接來訪問這些演示內(nèi)容，不僅操作不便，且通常速度緩慢；受客戶機(jī)設(shè)備的局限性也限制了銷售人員居家辦公的可能性。設(shè)備在電池續(xù)航方面的不足也讓銷售團(tuán)隊備受困擾。他們指出，在向 NTT COMWARE 的客戶推銷 IT 解決方案時，他們更需要在視覺上更具吸引力的設(shè)備來配合銷售行為。此外，舊有設(shè)備缺少攝像頭、麥克風(fēng)等配件，這也限制了遠(yuǎn)程辦公員工通過電子郵件和電話進(jìn)行溝通。
安全性自然是現(xiàn)代化辦公的重中之重。IT 團(tuán)隊想要擺脫原有 CAM 認(rèn)證（Card Authentication Method）的局限，進(jìn)而采用更獨(dú)立、簡化的安全機(jī)制，最大程度地提高便攜性。這就意味著，要有一種讓 NTT COMWARE 員工能夠隨時隨地使用的靈活設(shè)備，跨越“固定設(shè)備”辦公模式設(shè)置的界限。
02“隨時隨地可用”Surface 推動工作方式轉(zhuǎn)變
隸屬于 NTT COMWARE 企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃部中的企業(yè)質(zhì)量部門被指派負(fù)責(zé)此次轉(zhuǎn)型任務(wù)。起初，因任務(wù)的要求復(fù)雜繁瑣，該部門計劃部署兩種設(shè)備以滿足需求。然而，這與 NTT COMWARE 簡化辦公模式的初衷相悖。企業(yè)質(zhì)量部門專家 Naoya Okamoto 表示：“在我們的轉(zhuǎn)型計劃中，涉及兩種辦公設(shè)備及使用場景。一種是便攜式電腦，讓居家辦公的員工能夠快捷訪問公司系統(tǒng)；另一種是平板設(shè)備，可供銷售人員隨時隨地輕松進(jìn)行產(chǎn)品演示。”
但這樣的計劃會加大項(xiàng)目復(fù)雜程度并增加成本。Naoya Okamoto 指出：“部署設(shè)備涉及的實(shí)操壓力包括創(chuàng)建主鏡像、為設(shè)備配備所有必要的外設(shè)，以及提供支持的復(fù)雜性。我們希望可以有一款設(shè)備能夠涵蓋所有這些需求，以簡化操作。”
同時，母公司 NTT 的雙重認(rèn)證要求以及簡潔性目標(biāo)，促使該團(tuán)隊尋求能夠提供生物識別訪問選項(xiàng)的設(shè)備。Naoya Okamoto 介紹道：“在比較了指紋、脈搏等幾種識別系統(tǒng)后，我們確信面部識別具有更高的安全性。最終，我們在四款備選設(shè)備中選擇了微軟 Surface Pro 商用版。”
NTT COMWARE 首先在銷售部門部署了500臺微軟 Surface Pro 商用版進(jìn)行嘗試，隨后又追加部署了2000臺設(shè)備。在這一階段，針對那些表現(xiàn)出能夠充分利用 Surface 功能來激發(fā)生產(chǎn)力的員工，企業(yè)質(zhì)量團(tuán)隊為其配備了 Surface Pro 商用版，但部署卻就此停滯了。企業(yè)質(zhì)量部門專家、Surface 部署團(tuán)隊成員 Junichi Shinya 表示：“在疫情爆發(fā)前，大部分員工都無法想象 Surface 所支持的靈活工作方式。只有20%的員工使用過我們的遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)，其中一些人也曾質(zhì)疑這一模式的必要性：是否需要在家中采用和在辦公室一樣的工作模式？即使我們解釋了靈活辦公的好處，員工的使用率還是停滯不前。我們也在努力思考如何改善這一情況？但現(xiàn)在，一切都改變了。”
NTT COMWARE 總部的 ParkLabo
創(chuàng)作者空間促進(jìn)辦公模式轉(zhuǎn)型
03以 Surface 的靈活性從容應(yīng)對突發(fā)事件
2020年3月，日本政府宣布進(jìn)入緊急狀態(tài)，讓這一情況得到改變。借助 Surface Pro 商用版設(shè)備和 Microsoft 365 突然從常規(guī)辦公狀轉(zhuǎn)換成為居家辦公狀態(tài)，讓 NTT COMWARE 公司的員工體會到了真正的、全新水平的便捷辦公。Shinya 表示：“宣布進(jìn)入緊急狀態(tài)后，公司順利過渡到遠(yuǎn)程辦公模式，而這僅僅是因?yàn)槲覀冊诖酥耙呀?jīng)為全體員工配備了 Surface Pro 商用版設(shè)備。盡管緊急狀態(tài)已經(jīng)解除，但這種居家辦公的新模式仍在繼續(xù)�，F(xiàn)在公司的員工偶爾會進(jìn)入辦公室辦公，但依舊自然地采用‘辦公桌輪用制’來保持社交距離。”
而在回歸到更加移動化的辦公日常之后，Surface Pro 7 商用版長達(dá)10.5小時的電池續(xù)航時間，讓 NTT COMWARE 公司的銷售團(tuán)隊也無需再為設(shè)備充電而擔(dān)心。前置+后置攝像頭的配置，讓客戶會議可以隨時隨地進(jìn)行。員工在保證與客戶“面對面”溝通的同時，還可以利用后置攝像頭來拍攝文件或其他圖像，進(jìn)而通過高分辨率的12.3英寸 PixelSense? 顯示屏來獲得高質(zhì)量的共享體驗(yàn)。觸控屏的配置則讓員工用手指或 Surface 觸控筆就能夠輕松繪制圖表或記錄內(nèi)容。
而在線上會議依舊多于面對面溝通的當(dāng)下，Dolby Audio Premium 帶來的清晰音效也為線上會議帶來了更身臨其境的體驗(yàn)。
ParkLabo ParkLabo 創(chuàng)作者空間于2020年9月15日完工
結(jié)合 Microsoft 365，Surface Pro 商用版和 Surface Hub 2S 大幅度促進(jìn)了員工間的溝通與協(xié)作
04利用 Surface 創(chuàng)建一個靈活、安全的環(huán)境
NTT COMWARE 的網(wǎng)絡(luò)和云部門負(fù)責(zé)此次設(shè)備的部署，他們與信息安全部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，嚴(yán)格實(shí)施 NTT 制定的安全措施。作為網(wǎng)絡(luò)和云部門的 IT 業(yè)務(wù)支持主管，Masashi Yamashita 負(fù)責(zé)每臺設(shè)備的配套采購、定制和預(yù)封裝，以供員工使用。公司安全政策要求他們在員工便利與高安全級別之間取得平衡。Yamashita 表示：“盡管在受客戶機(jī)模式下，只有極少量數(shù)據(jù)存儲于在 Surface Pro 商用版設(shè)備上，我們?nèi)匀恍枰\(yùn)用安全策略來保證我們的關(guān)鍵安全原則。因此，我們采用了 Microsoft System Center Configuration Manager 來增強(qiáng)安全性和便利性，并在提高安全性和可用性方面取得了很好的平衡。”
05Surface Hub 2S重塑協(xié)同辦公
在全面“擁抱” Surface Pro 商用版和 Microsoft 365 之后，員工們開始要求一個會議系統(tǒng)，以完善現(xiàn)有 Surface 功能。Okamoto 說：“為了配合現(xiàn)有的微軟解決方案，我們還需要使用另一種微軟工具。因此，我們選擇 Surface Hub 2S 作為協(xié)同辦公方案。”
對于 NTT COMWARE 來說，這一舉措意味著可以與他們依賴的微軟解決方案（尤其是 Microsoft Teams）實(shí)現(xiàn)無縫互操作。通過無線投影分享屏幕，團(tuán)隊可以訪問他們的 OneDrive 文件或項(xiàng)目內(nèi)容，而這些都是 NTT COMWARE 日常運(yùn)營中的常用功能。Okamoto 表示：“Surface Hub 系列產(chǎn)品與 Microsoft 365 功能和 OneDrive 實(shí)現(xiàn)了無縫銜接，這也使得我們這一決策廣受好評。”
借助 Microsoft Whiteboard 提供的數(shù)字畫布，頭腦風(fēng)暴會議得以順暢進(jìn)行。憑借出色的 4K+ 顯示屏、4K 攝像頭、增強(qiáng)揚(yáng)聲器和麥克風(fēng)，Surface Hub 2S 提供了輕松的溝通方式。一開始，NTT COMWARE 部署了5臺 Surface Hub 設(shè)備，其帶來的協(xié)作提升讓 NTT COMWARE 留下了深刻印象，于是該公司又添置了15臺 Surface Hub 2S 設(shè)備。員工之間在保證物理距離的前提下，用白板功能分享想法。公司管理層則利用 Surface Hub 來提高管理戰(zhàn)略會議的效率，并對其便捷的內(nèi)容分享贊不絕口。Okamoto 說：“無論在難以聽清彼此的大型會議室，還是參與一個規(guī)模為10人的問答環(huán)節(jié)，Surface Hub 的麥克風(fēng)都能夠充分實(shí)現(xiàn)收聲，也帶來了更加清晰的視頻。”
公司戰(zhàn)略規(guī)劃部門經(jīng)理 Toru Usuda 認(rèn)為，部署 Surface Hub 的原因之一在于差旅的減少，Skype 使用量的相應(yīng)增加也印證了這一點(diǎn)。2020年6月的一項(xiàng)分析表明，即使將因疫情導(dǎo)致的差旅減少納入考量，企業(yè)總體的差旅成本也在下降。Usuda 表示：“部署 Surface 的一個顯著特點(diǎn)是，我們可以與居家、或在任何地方辦公的同事快速、輕松地溝通。我們的辦公模式更加敏捷�，F(xiàn)在，我們可以隨時組織會議；而在此之前，每開一次會，我們都要進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃和準(zhǔn)備。Surface 徹底改變了我們的工作環(huán)境。”
在位于東京總部的全新 ParkLabo 創(chuàng)作者空間中，NTT COMWARE 對創(chuàng)新的承諾體現(xiàn)得淋漓盡致。該空間于2020年9月開放，是客戶、業(yè)務(wù)合作伙伴和員工的交流中心，而 Surface Hub 2S 則是推進(jìn)這些交流的“畫布”，這也是 NTT COMWARE 持續(xù)轉(zhuǎn)型的一部分。Usuda 表示：“我們將保持 Surface 設(shè)備和 Microsoft 365 帶來的轉(zhuǎn)型勢頭，不斷提高生產(chǎn)力。我們也能夠利用自身在解決方案方面的經(jīng)驗(yàn)，為 NTT 集團(tuán)的其它子公司以及我們的客戶提供服務(wù)。”
