要。
會(huì)議文化不僅僅是氣氛熱烈的每周視頻溝通時(shí)間，或是通過消息數(shù)據(jù)流分享動(dòng)態(tài)圖片。對分散型組織來說，文化其實(shí)是一套用來明確成員之間如何互動(dòng)、協(xié)作并完成任務(wù)的操作系統(tǒng)。要確立適合自己的會(huì)議文化，需要資深領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的所有成員共同探討。雖然普適于所有組織的會(huì)議文化范本是不存在的，但在這里有幾點(diǎn)還是值得思考的 :
- 會(huì)議簽到的正確流程是什么？
- 應(yīng)使用哪些平臺(tái)或工具來實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？
- 同步通信（ 適合解決緊急問題 ）和非同步通信（適 合復(fù)雜度較高的分析和反思 ）之間的最佳平衡點(diǎn)是什么？
- 為方便大家尋找所需的資料，您會(huì)在哪里記錄并共享決策及數(shù)據(jù)資料？
改進(jìn)虛擬會(huì)議最簡單的方法即確保會(huì)議簡短。簡潔的語言能讓人們精力集中，而且那些重要的參會(huì)人員也可能更愿意拿出自己的寶貴時(shí)間去參會(huì)。據(jù)傳在阿爾伯特親王去世后，維多利亞女王希望盡可能減少自己的公共職務(wù)，為此她才強(qiáng)調(diào)開會(huì)時(shí)必須保持站姿。由于大臣們沒法舒舒服服地坐在椅子上開會(huì)，因此每個(gè)人都盡可能言簡意賅。直到今天，在英國樞密院召開的每一次會(huì)議上，所有與會(huì)者仍然必須全程保持站立。
開發(fā)人員為了確保思維活躍也愿意采用面對面站著開會(huì)的形式，但是在這個(gè)遠(yuǎn)程辦公日益普遍的新環(huán)境下，我們需要對這個(gè)概念進(jìn)行一些調(diào)整。比如在 Trello 平臺(tái)上，團(tuán)隊(duì)成員每天的簽到都是非同步的。由于所在的時(shí)區(qū)不同，因此他們會(huì)在一天工作開始時(shí)登錄平臺(tái)，分享他們昨天的工作內(nèi)容，今天計(jì)劃完成的事項(xiàng)，以及完成當(dāng)天事項(xiàng)可能會(huì)遇到的任何障礙。團(tuán)隊(duì)成員們把這種形式稱之為 “ 日常非同步 ” ，原因就在于它為其他團(tuán)隊(duì)成員和領(lǐng)導(dǎo)者提供了一種簡單的進(jìn)度管理機(jī)制，從而無需為一只分散在世界各地的團(tuán)隊(duì)尋求一個(gè)能讓大家都滿意的時(shí)間。
如果你發(fā)現(xiàn)虛擬會(huì)議的進(jìn)程不夠順利，這可能是會(huì)議文化不完善的征兆，而并非原因。至于如何協(xié)作，（ 我認(rèn)為 ）形式要服從功能。如果你采用透明化的會(huì)議文化，就需要依靠數(shù)據(jù)和事實(shí)來推進(jìn)決策，憑借算法來協(xié)調(diào)項(xiàng)目，通過小規(guī)模且擁有自主權(quán)的團(tuán)隊(duì)來落實(shí)工作，因此，會(huì)議的主要作用就變成解決問題和創(chuàng)意開發(fā)，而不再是遵從和控制。也就是說，你的辦公環(huán)境將更加舒服，更加理想。
簡要總結(jié)上文的主要觀點(diǎn)：
- 分散型組織要盡可能提升員工的工作效率和參與程度，會(huì)議文化設(shè)計(jì)將是一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。
- 在同步通信與非同步通信之間找到完美平衡點(diǎn)。
- 設(shè)計(jì)通用的會(huì)議模板、會(huì)議框架及會(huì)議語言，以改善遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作和溝通。
- 讓數(shù)據(jù)成為最重要的會(huì)議決策驅(qū)動(dòng)力。如果決策很復(fù)雜，那么不妨考慮拋棄傳統(tǒng)的幻燈片演示，而是共享一份長式備忘錄，讓與會(huì)者仔細(xì)閱讀并積極探討。
將員工劃分為小規(guī)模、高自主性、且責(zé)任明確的團(tuán)隊(duì)。這樣的團(tuán)隊(duì)只有一個(gè)目標(biāo)，那就是把事情做好，而不是讓每個(gè)人都說好。
