數(shù)字經(jīng)濟(jì)浪潮下，建筑產(chǎn)業(yè)的數(shù)字化變革之門悄然開啟，龐雜的建設(shè)項(xiàng)目、繁復(fù)的財(cái)務(wù)管理、靈活多變的管理體系能否通過數(shù)字化管理方式變得更加便捷、清晰、精準(zhǔn)、透明？近日，在由致遠(yuǎn)互聯(lián)主辦的“智慧協(xié)同‘筑’力數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)”暨中國(guó)首屆建筑行業(yè)協(xié)同管理峰會(huì)上，河南省工程咨詢中心分享了與致遠(yuǎn)互聯(lián)合作的經(jīng)驗(yàn)，通過打造以項(xiàng)目為主線、“資金管控+利潤(rùn)最大化”為核心的內(nèi)部控制體系，加深數(shù)字化進(jìn)程，向高績(jī)效組織轉(zhuǎn)型。
集政府社會(huì)建設(shè)工程項(xiàng)目投資咨詢、管理和發(fā)展規(guī)劃于一體的河南省工程咨詢中心，曾一度被信息化建設(shè)項(xiàng)目所困擾。其圍繞河南經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展以及城市建設(shè)中的全局性、綜合性、戰(zhàn)略性問題，面向各級(jí)政府和各類型企業(yè)提供規(guī)劃咨詢服務(wù)。大職能、寬領(lǐng)域、復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程讓企業(yè)在管理層面面臨著多重考驗(yàn)，加之企業(yè)決策亟需完善流程、監(jiān)測(cè)效果，外部環(huán)境也對(duì)企業(yè)資金管理提出了更高的要求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫。通過與致遠(yuǎn)互聯(lián)合作，河南省工程咨詢中心在資金與項(xiàng)目管理上轉(zhuǎn)變了思路，從四大方面入手，以“流程控制”代替“經(jīng)驗(yàn)管理”使得相關(guān)環(huán)節(jié)變得準(zhǔn)確而安全。
多重維度打造動(dòng)態(tài)預(yù)算管控
因?yàn)楹幽鲜」こ套稍冎行拿嫦虻目蛻艉w企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)，對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算審核、管理的透明度和準(zhǔn)確性有著較高要求。所以，致遠(yuǎn)互聯(lián)結(jié)合組織項(xiàng)目管理辦法及財(cái)務(wù)收支管理辦法，在預(yù)算管理中設(shè)置了動(dòng)態(tài)預(yù)算管控底表：自動(dòng)創(chuàng)建年末費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)流程系統(tǒng)，除了上年結(jié)轉(zhuǎn)以外，其他表均由外部寫入；涵蓋業(yè)務(wù)部門全部的收支項(xiàng)目，可以結(jié)合不同業(yè)務(wù)配比，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)管控。比如，2017年年底，某部門費(fèi)用結(jié)余50萬(wàn)，可以自動(dòng)轉(zhuǎn)入2018年，如果新一年預(yù)算中設(shè)定，辦公費(fèi)5%，交通費(fèi)5%，差旅費(fèi)8%，一旦超出標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)就會(huì)進(jìn)行提示，極大程度增加了預(yù)算管理的便捷性和準(zhǔn)確性。
而且針對(duì)河南省工程咨詢中心的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，致遠(yuǎn)互聯(lián)從三大費(fèi)用類型出發(fā)設(shè)定了多重控制：日常費(fèi)用等直接成本的報(bào)銷會(huì)經(jīng)過企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表管理中部門剩余直接成本預(yù)算、項(xiàng)目剩余預(yù)算、單項(xiàng)預(yù)算項(xiàng)目、合同四重控制。差旅費(fèi)報(bào)銷會(huì)結(jié)合部門剩余直接成本預(yù)算、項(xiàng)目剩余預(yù)算、單項(xiàng)預(yù)算項(xiàng)目、合同、出差目的地和職務(wù)級(jí)別進(jìn)行六重控制。而支付外部專家費(fèi)用時(shí)，則結(jié)合部門剩余勞務(wù)成本預(yù)算及項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行雙重控制。
項(xiàng)目合同管理數(shù)字化
立項(xiàng)初期，業(yè)務(wù)部門在承接項(xiàng)目時(shí)會(huì)在系統(tǒng)中錄入項(xiàng)目基本信息、項(xiàng)目的業(yè)主方、委托方和立項(xiàng)信息及項(xiàng)目成本預(yù)算等內(nèi)容，并提報(bào)進(jìn)入相關(guān)流程審批。流程結(jié)束后系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目綜合信息臺(tái)賬。此后經(jīng)歷合同審批、成果文件審批等環(huán)節(jié)針對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行數(shù)字化管理。
收入開票，自動(dòng)判斷
項(xiàng)目執(zhí)行到一定階段，業(yè)務(wù)部門會(huì)根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行情況發(fā)起開票申請(qǐng)，合同尾款不等于0時(shí)即為預(yù)開票，并執(zhí)行預(yù)開票審批流程，如果沒有合同則不能申請(qǐng)開票。通過已收款金額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷判斷是否預(yù)開票。并且開票信息要與客戶檔案實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)。
人事管理，智能管控
智能判斷與管控不僅體現(xiàn)在業(yè)務(wù)層面，還體現(xiàn)在人事管理方面。比如會(huì)議出差審批和休假控制。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)工作年限設(shè)置不同員工的年度休假并控制總天數(shù)。請(qǐng)假申請(qǐng)一經(jīng)發(fā)出，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)判斷當(dāng)前休假情況。
總體來看，致遠(yuǎn)互聯(lián)在河南省工程咨詢中心數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上主要做到了以下幾點(diǎn)：根據(jù)河南省工程咨詢中心的實(shí)際需求，對(duì)業(yè)務(wù)關(guān)鍵的控制點(diǎn)進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)了資源有效配置；通過收支結(jié)構(gòu)，建立費(fèi)用支出管控規(guī)則，幫助河南省工程咨詢中心實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化；通過設(shè)計(jì)審批權(quán)限及審批程序，實(shí)現(xiàn)財(cái)權(quán)與事權(quán)的有效匹配；通過完善預(yù)算控制程序，實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目為核心的預(yù)算執(zhí)行全過程管控；通過會(huì)計(jì)核算規(guī)范+項(xiàng)目管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門的決策支持。
在未來，致遠(yuǎn)互聯(lián)還將利用互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，基于協(xié)同平臺(tái)優(yōu)勢(shì)推出更多協(xié)同管理解決方案，助力更多企業(yè)開啟數(shù)字化之門。
