“領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在天上飛，一些重要文件得不到及時(shí)批示，很多工作就沒法往下推進(jìn)，長(zhǎng)此以往，集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)效率就要被這一紙公文拖累。”談起過去一年來經(jīng)手的1100多份公文，重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)（集團(tuán)）（以下簡(jiǎn)稱：重慶外貿(mào)集團(tuán)）信息中心主任劉仕華感慨萬千，“以前用其他廠家的OA系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)不能進(jìn)行文檔修改，也無法直接做批示，一些重要文件經(jīng)常被耽擱。現(xiàn)在用的系統(tǒng)就能很好地解決這個(gè)難題。特級(jí)文件如果1小時(shí)內(nèi)不處理，系統(tǒng)會(huì)連續(xù)提醒兩次，同時(shí)通過短信和微信兩種方式提醒他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及集團(tuán)的督察室。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)督察室雙重督促下，文件都能在1小時(shí)內(nèi)得到處理。”
與致遠(yuǎn)互聯(lián)的機(jī)緣巧合
作為重慶市國(guó)資委直接管理的市屬重點(diǎn)國(guó)有企業(yè)，重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)是重慶市委、市政府定位的全市擴(kuò)大開放、實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略的綜合平臺(tái)。近年來，集團(tuán)大力實(shí)施船頭朝外戰(zhàn)略，著力調(diào)整結(jié)構(gòu)，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，初步形成國(guó)際貿(mào)易、國(guó)際工程、現(xiàn)代金融、跨國(guó)投資四大板塊融合發(fā)展的業(yè)務(wù)架構(gòu)，集團(tuán)擁有子（分）公司96家，共有從業(yè)人員3萬多人，在中南美洲、中東歐、東南亞、非洲設(shè)有四個(gè)區(qū)域總部，在39個(gè)國(guó)家和地區(qū)設(shè)有分支機(jī)構(gòu)，與122個(gè)國(guó)家和地區(qū)保持著長(zhǎng)期的經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)往來，多個(gè)項(xiàng)目成為所在國(guó)或地區(qū)行業(yè)標(biāo)桿。這幾年，集團(tuán)處于一種快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，年?duì)I收近300億，在中國(guó)服務(wù)業(yè)企業(yè)500強(qiáng)當(dāng)中排名185位。
談到與致遠(yuǎn)互聯(lián)的合作，劉仕華用“機(jī)緣巧合”來形容。早在2009年的時(shí)候，重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)把重慶市所有的外貿(mào)企業(yè)整合在一起。重組后的重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)旗下分、子公司多達(dá)96家，有的分、子公司有30多年的歷史，它們本身已經(jīng)使用了信息化的產(chǎn)品，包括OA產(chǎn)品。“2009年的時(shí)候，集團(tuán)選擇了某廠商的OA系統(tǒng)，2016年我接手工作以來，就涉及到系統(tǒng)升級(jí)的問題，之前合作廠商最大的問題是在移動(dòng)OA上，領(lǐng)導(dǎo)沒法做批示，沒法對(duì)文檔進(jìn)行修改，要修改還要借助致遠(yuǎn)互聯(lián)。為了解決這個(gè)問題，我就直接找到致遠(yuǎn)互聯(lián)談合作。從2016年年初，我們堅(jiān)定選擇了致遠(yuǎn)互聯(lián)來做PC端及移動(dòng)端的系統(tǒng)升級(jí)。”
重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)協(xié)同管理平臺(tái)PC端登錄界面
劉仕華進(jìn)而解釋，“機(jī)緣巧合只是一個(gè)契機(jī)，當(dāng)時(shí)我們針對(duì)國(guó)內(nèi)前幾名的協(xié)同廠商，從整個(gè)產(chǎn)品成熟度、系統(tǒng)穩(wěn)定性、未來發(fā)展方向進(jìn)行了綜合評(píng)估，真正打動(dòng)我們的還是致遠(yuǎn)互聯(lián)的品牌和實(shí)力。首先，致遠(yuǎn)互聯(lián)是協(xié)同管理軟件的領(lǐng)軍企業(yè)，有15年的自主研發(fā)經(jīng)驗(yàn)，產(chǎn)品、服務(wù)都有保障，我們信得過；其次，在全國(guó)服務(wù)的集團(tuán)用戶廣泛，在行業(yè)應(yīng)用、業(yè)務(wù)應(yīng)用上都有深厚的積淀；再者，致遠(yuǎn)協(xié)同產(chǎn)品簡(jiǎn)單、靈活、易用，尤其是零代碼即可應(yīng)用的業(yè)務(wù)生成器，滿足了重慶外貿(mào)集團(tuán)‘隨需定制’的業(yè)務(wù)管理需求，我們可以根據(jù)自身的行業(yè)特性和業(yè)務(wù)需求，快速搭建管理模塊，為管理提質(zhì)增效。”
二次開發(fā)快速響應(yīng)，公文處理1小時(shí)搞定
重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)在使用了致遠(yuǎn)互聯(lián)的協(xié)同管理平臺(tái)一個(gè)多月后，就發(fā)生了翻天覆地的變化：第一，以相對(duì)低的成本很快解決了領(lǐng)導(dǎo)不能修改文檔和批示文檔的難題；第二，作為一種集團(tuán)定制化的協(xié)同產(chǎn)品，致遠(yuǎn)互聯(lián)對(duì)流程的二次開發(fā)和應(yīng)用響應(yīng)很快；第三，系統(tǒng)具有很好的兼容性。“與致遠(yuǎn)互聯(lián)的合作中，對(duì)集團(tuán)信息發(fā)布、政令通達(dá)，對(duì)各項(xiàng)行政辦公事務(wù)的規(guī)范化管理與效率提升起到了顯著的作用。”
對(duì)于定制化的二次開發(fā)響應(yīng)速度，劉仕華記憶猶新。“基于致遠(yuǎn)互聯(lián)，我們做了兩次開發(fā)，第一次開發(fā)是今年年初，當(dāng)時(shí)我們建了一個(gè)微信企業(yè)號(hào)。我們把致遠(yuǎn)互聯(lián)的移動(dòng)端集成到微信企業(yè)號(hào)上，而且實(shí)現(xiàn)了很好的互聯(lián)互通。第二次開發(fā)是今年七月份，按照集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)的要求，我們做了一個(gè)基于協(xié)同的效能管理。”
集團(tuán)依托致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)將文件分為三種類型：緊急、特急、一般。特級(jí)文件要求在1個(gè)小時(shí)內(nèi)必須處理，如果1小時(shí)內(nèi)不處理，系統(tǒng)會(huì)連續(xù)提醒兩次，同時(shí)通過短信和微信兩種方式提醒他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及集團(tuán)的督察室。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)督察室雙管齊下，文件處理都在1小時(shí)內(nèi)搞定。
使用致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)這一年多來，集團(tuán)發(fā)生了兩個(gè)巨大變化：2016年，通過手機(jī)移動(dòng)端處理的公文就達(dá)到了1100多個(gè)。節(jié)約紙張只是小事，關(guān)鍵的是集團(tuán)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)績(jī)效得到大幅提高。“以前因?yàn)橄到y(tǒng)不能修改，領(lǐng)導(dǎo)就不好批，現(xiàn)在在移動(dòng)端也能夠做修改和批示，甚至可以做一些工作的安排和指示，這是非常有價(jià)值的。”第二大變化是，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入PC端和移動(dòng)端，能直接把集團(tuán)內(nèi)部以前的很多簡(jiǎn)報(bào)、專題資訊全部取消，一鍵搬到致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)上。“這就是一種協(xié)同方式，移動(dòng)應(yīng)用進(jìn)一步提高了各項(xiàng)工作的效率，同時(shí)也能讓所有的辦公和企業(yè)管理的痕跡都留在系統(tǒng)里。”
集成管理系統(tǒng)為全球化集團(tuán)管控打“底色”
作為全國(guó)地方性規(guī)模最大的對(duì)外貿(mào)易集團(tuán)，重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)下屬分、子公司多達(dá)96家，在業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)的背后，管理體制的創(chuàng)新往往起到重要的作用。由于集團(tuán)內(nèi)擁有上萬名員工，二級(jí)三級(jí)子公司數(shù)量也眾多，兼崗的管理難題較為突出。通過致遠(yuǎn)互聯(lián)的A8協(xié)同管理系統(tǒng)兼崗設(shè)置，自動(dòng)識(shí)別且解決了在流程審批、信息查閱、文檔查閱、會(huì)議、公文等應(yīng)用中的相關(guān)責(zé)權(quán)問題。
以合同審批為例，當(dāng)在系統(tǒng)上填寫完合同審批表，系統(tǒng)會(huì)一步步與所屬部門主管到總部部門簽字處理的專員進(jìn)行協(xié)同，再通過發(fā)起部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)事者級(jí)進(jìn)行協(xié)同簽字，最后再交由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)級(jí)審核，形成一套符合大集團(tuán)的定制化分管風(fēng)險(xiǎn)控制。致遠(yuǎn)互聯(lián)也給集團(tuán)設(shè)置了公共檔案和部門檔案、集團(tuán)文檔等專有的知識(shí)文檔中心，從不同年份、不同所屬子公司建檔，對(duì)表格、書籍、公文公示進(jìn)行分類，幫助企業(yè)員工和管理層查閱往年信息。而且致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)提供了個(gè)人工作桌面插件，員工在登錄系統(tǒng)后，會(huì)在右面的彈窗上，及時(shí)彈出領(lǐng)導(dǎo)和公司發(fā)布的通知以及公司新頒布的公告，杜絕了之前的OA系統(tǒng)中，員工看不到最新消息而耽誤文件處理的問題發(fā)生。
重慶外貿(mào)集團(tuán)-集團(tuán)門戶
對(duì)于未來，重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)希望更好的攜手致遠(yuǎn)互聯(lián)，打造全球“互聯(lián)網(wǎng)+”的運(yùn)營(yíng)管理模式。“希望其他IT系統(tǒng)都能集成在致遠(yuǎn)互聯(lián)的統(tǒng)一協(xié)同門戶上，實(shí)現(xiàn)一次登錄協(xié)同門戶就可以進(jìn)入所有的IT系統(tǒng)，建立集團(tuán)信息化管理統(tǒng)一平臺(tái)。人力資源部門的員工，登錄之后就自動(dòng)進(jìn)入人力資源系統(tǒng)；資產(chǎn)管理部門的員工，登錄之后就直接進(jìn)入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)。通過協(xié)同門戶把各種系統(tǒng)價(jià)值發(fā)揮的更大，讓整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，并通過協(xié)同和業(yè)務(wù)的結(jié)合促進(jìn)高效工作，實(shí)現(xiàn)組織的扁平和高效。”劉仕華認(rèn)為，信息化體系不僅能夠助推集團(tuán)的業(yè)務(wù)發(fā)展，甚至還能夠改變整個(gè)集團(tuán)的管控模式。比如利用云端做好數(shù)據(jù)備份和交互，利用信息化手段來控制貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)、工程風(fēng)險(xiǎn)、金融風(fēng)險(xiǎn)和投資人風(fēng)險(xiǎn)等。“依托致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)，為集團(tuán)信息化中長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)展奠定了管理基石與技術(shù)平臺(tái)，以后跟致遠(yuǎn)互聯(lián)還有很大的合作空間，希望從‘點(diǎn)’的支撐上升到‘面’的支撐。相信我們未來的合作前景會(huì)更美好。”
