僅按容量計(jì)價(jià)的網(wǎng)擎SecuShare檔案分享云，功能上可限制使用者帳號(hào)的裝置存取，并禁用同步功能或App使用方式
CTI論壇（ctiforum）3月17日消息（記者 李文杰）：臺(tái)灣本土廠商網(wǎng)擎原本就有企業(yè)檔案同步分享系統(tǒng)SecuShare，2014年他們推出了公有云的版本SecuShare分享云（以下簡(jiǎn)稱分享云），它的最大特色在于，計(jì)費(fèi)方式是以檔案儲(chǔ)存容量為計(jì)算單位，每100 GB儲(chǔ)存空間的年費(fèi)為5,000元，對(duì)于使用者人數(shù)沒(méi)有限制，也就是用戶只買(mǎi)一份授權(quán)，就能建立多個(gè)使用者帳號(hào)，相較于多數(shù)同類(lèi)型服務(wù)以使用者數(shù)計(jì)費(fèi)的方式，若企業(yè)開(kāi)放使用的人多且儲(chǔ)存空間不需要太大，這個(gè)服務(wù)就相當(dāng)劃算。
在功能上，分享云提供PC端檔案同步機(jī)制，檔案分享時(shí)也提供密碼與期限的防護(hù)設(shè)定，并支持iOS與Android移動(dòng)平臺(tái)使用，整體而言，與一般檔案同步分享服務(wù)功能相當(dāng)。
它提供的企業(yè)管控能力算是相當(dāng)全面，管理者能鎖定使用者分享的檔案連結(jié)無(wú)法對(duì)外使用，并能限制各個(gè)使用者能否使用手機(jī)App、PC端同步程式與瀏覽器的使用，管控程度算是相當(dāng)細(xì)致，并提供公用區(qū)的應(yīng)用方式，讓內(nèi)部檔案的分享可以變得很容易。只是，SecuShare對(duì)于檔案的線上檢視能力較缺乏，較為可惜。網(wǎng)擎表示，目前一些企業(yè)應(yīng)用在于單純的檔案交換，平臺(tái)的檢視與縮圖預(yù)覽需求與重要性還不高。
當(dāng)管理者租用服務(wù)后，便可設(shè)定管理帳號(hào)與密碼。后續(xù)的管控設(shè)定項(xiàng)目便能建立使用者帳戶與等級(jí)的管控策略，并能夠設(shè)定郵件伺服器，或是額外選擇與網(wǎng)擎提供的Mail Cloud一同應(yīng)用也可行。目前登入時(shí)的介面語(yǔ)系，并支持正體中文、簡(jiǎn)體中文與英文切換。不過(guò)，想使用分享云，仍須洽詢網(wǎng)擎啟用服務(wù)，若網(wǎng)擎能在官網(wǎng)上提供這套公有云服務(wù)直接申請(qǐng)、付款、開(kāi)通的機(jī)制，將會(huì)讓這套公有云服務(wù)更完整云端化，將會(huì)更好。
可建立使用者權(quán)限管控政策，并限制App與同步功能的使用
在管控策略上，建立使用者等級(jí)是SecuShare分享云的一大特色，管理者可以建立管控等級(jí)，也就是使用者帳號(hào)權(quán)限管理政策，能夠?qū)κ褂谜咛子貌煌臋n案分享、裝置使用權(quán)限。
它提供的使用者權(quán)限管控很豐富，也讓管理者在制定政策時(shí)，很有彈性。
舉例來(lái)說(shuō)，在制定使用者等級(jí)時(shí)，包含使用者可用的儲(chǔ)存空間、上傳檔案大小、下載速度，更好用的是，可以細(xì)到針對(duì)使用者各種應(yīng)用方式做出限制，像是連上網(wǎng)頁(yè)介面的使用，以及PC同步、手機(jī)App與Outlook外掛等各功能。也就是說(shuō)，你可以設(shè)定部分帳號(hào)不能使用PC同步功能、不能使用手機(jī)App。另外，管理者也能禁止使用者操作檔案連結(jié)分享功能。
值得注意的是，管理者還能針對(duì)各使用者做到更進(jìn)一步的管控，像是在檢視此帳號(hào)目前使用的所有裝置時(shí)，可以禁止其中幾項(xiàng)裝置在SecuShare中的任何操作，甚至是遠(yuǎn)端刪除裝置內(nèi)檔案。像是當(dāng)我們針對(duì)使用者帳號(hào)的手機(jī)App執(zhí)行清除、封鎖功能時(shí)，對(duì)方將無(wú)法在手機(jī)App上以該帳號(hào)登入。
所有存取與操作都有記錄可查詢，并提供防毒功能
至于其他管理功能，分享云也有幾個(gè)不錯(cuò)的地方，像是共同管理者的應(yīng)用，系統(tǒng)管理員能夠?qū)⑵渌麕ぬ?hào)設(shè)定為共同管理者，方便多人管理。在建立使用者帳號(hào)時(shí)，這款云端服務(wù)也支持整合Windows AD，可在管理介面中，通過(guò)認(rèn)證設(shè)定以同步帳號(hào)資訊。
由于分享云是以空間容量為基數(shù)來(lái)計(jì)算，對(duì)用戶而言，如何有效分配是一大重點(diǎn)。這里提供了公用空間的配置，只允許管理者在此空間建立資料夾，并設(shè)定存取權(quán)限，讓分享檔案可以更集中放置在公用資料夾中，同時(shí)也讓內(nèi)部檔案共享易于使用。
基本上，公用空間、各使用者的空間配額都可經(jīng)由管理者設(shè)定。此外，平臺(tái)本身也提供版本記錄功能，管理者將能可以自行設(shè)定此機(jī)制的最多保留版本數(shù)，以及版本記錄大小限制，像是設(shè)定100 MB時(shí)，超過(guò)檔案大小限制將不會(huì)保留舊有版本，算是容量管控下不得已的調(diào)整機(jī)制。
我們要檢視的統(tǒng)計(jì)報(bào)表也很便利，這里的呈現(xiàn)主要針對(duì)登入與存取提供排名、統(tǒng)計(jì)與記錄。尤其是存取記錄的查詢很重要，這里能夠記錄帳號(hào)、檔案、操作與日期，還可顯示IP位置，算是詳細(xì)，記錄并可匯出成CSV檔。對(duì)于使用者的操作記錄也能有完整的查詢，不論是使用者在系統(tǒng)上所有新增與刪除的動(dòng)作，都將留下記錄。
而且，分享云本身也提供防毒掃描的能力，在檔案上傳時(shí)就會(huì)進(jìn)行掃描，若發(fā)現(xiàn)可疑檔案，系統(tǒng)會(huì)郵件通知管理者，并在使用者介面上該檔案后面提示病毒檔案「無(wú)法下載」。
至于平臺(tái)服務(wù)的安全防護(hù)方面，原廠表示，目前分享云所在的機(jī)房放在中華電信，系統(tǒng)管理作業(yè)由網(wǎng)擎自己維護(hù)，全站的連線方式采SSL加密，而且除了本身主機(jī)的備援機(jī)制以外，也可依據(jù)提供額外的備援需求服務(wù)，算是提供一定的彈性。另外，系統(tǒng)也會(huì)在網(wǎng)路層封鎖惡意的IP位址，包括短期封鎖或是封鎖其存取特定帳號(hào)。
使用者和管理者的操作介面很簡(jiǎn)單易用，公用空間的各資料夾僅能由管理者設(shè)定存取權(quán)限
檔案同步分享功能的易用性，對(duì)于使用者是否接受來(lái)說(shuō)相當(dāng)重要。以SecuShare分享云的檔案分享管控來(lái)看，有其獨(dú)特之處。像是它預(yù)設(shè)具有管理者才可建立的公用空間，而個(gè)人資料夾共享僅能針對(duì)企業(yè)內(nèi)部使用，這些限制雖然減少分享彈性，但也讓使用者可以有基本的分享原則去遵循。
基本上，分享云的使用者網(wǎng)站介面相當(dāng)簡(jiǎn)潔，檔案管理對(duì)使用者來(lái)說(shuō)算是相當(dāng)簡(jiǎn)易，它分成個(gè)人檔案與個(gè)人分享兩大項(xiàng)目，其中的分享項(xiàng)目就包含了他人分享與自己分享的資料，使用者要找尋企業(yè)內(nèi)部分享的檔案資料，輕而易舉。
介面上也提供分享資料夾、產(chǎn)生檔案連結(jié)、或是加上標(biāo)簽或?qū)懴铝粞缘裙δ軋D示。其中的標(biāo)簽功能也很實(shí)用，使用者可以依據(jù)偏好制定不同標(biāo)簽，屆時(shí)標(biāo)簽將出現(xiàn)在左側(cè)欄位的個(gè)人檔案資料夾下方，增加管理便利性，這里也提供留言機(jī)制，讓使用者可以針對(duì)分享資料夾或檔案寫(xiě)下留言。
與其他測(cè)試的企業(yè)檔案同步服務(wù)不同的是，分享云平臺(tái)還提供一個(gè)僅有管理者可以建立資料夾的公用空間。管理者將能建立專屬于A部門(mén)、B小組的資料夾，并設(shè)定資料夾的使用者成員，限制只有具權(quán)限的使用者能存取該資料的檔案。對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)，因此，固定的部門(mén)、小組檔案交換都可以通過(guò)在公用空間來(lái)分享，很方便。
較可惜的是，在分享云的網(wǎng)頁(yè)介面上無(wú)法線上檢視文件、圖檔或影片，線上編輯的應(yīng)用，不像這次其他測(cè)試服務(wù)更強(qiáng)調(diào)能做到如同本機(jī)操作的使用性。因此，使用者在檔案管理時(shí)，檔案名稱最好要能讓使用者能夠在直覺(jué)辨識(shí)。
可設(shè)定密碼保護(hù)、到期日與下載通知，以強(qiáng)化檔案共享的安全性
針對(duì)資料分享應(yīng)用，SecuShare本身已經(jīng)預(yù)先建立了許多使用原則，讓使用者只要照著介面上提供的項(xiàng)目去使用，就能遵循，管控較嚴(yán)謹(jǐn)。像是介面上主要提供「分享資料夾」或「檔案連結(jié)」兩種分享方式，兩者在應(yīng)用情境上有些差異，仍須了解一下，才不致于混淆。
其中檔案連結(jié)的分享應(yīng)用，是指企業(yè)內(nèi)外成員都可成為受邀對(duì)象，分享邀請(qǐng)通知能以電子郵件寄送，而分享資料夾功能的目標(biāo)對(duì)象，僅以企業(yè)內(nèi)部帳號(hào)成員為限，并能設(shè)定分享對(duì)象的資料夾管理權(quán)限，如新增、編輯與刪除。避免用戶不慎將大量檔案一次分享到外部。
而且，有分享權(quán)限的使用者，在資料夾共用與檔案連結(jié)分享上，都可以設(shè)定對(duì)象、密碼，以及期限等安全防護(hù)條件，如此一來(lái)，更強(qiáng)化了檔案分享的管控，因?yàn)槿魧?duì)方?jīng)]有密碼、或是分享連結(jié)超過(guò)存取期限，便無(wú)法檢視檔案。使用者還可以設(shè)定對(duì)方下載檔案時(shí)，以郵件通知自己，或是設(shè)定下載次數(shù)，超過(guò)下載次數(shù)后連結(jié)就會(huì)失效，這兩個(gè)功能在檔案分享時(shí)也很實(shí)用。
分享云對(duì)于檔案共享給外部使用者的流程也算開(kāi)放。擁有權(quán)限的使用者將檔案分享與企業(yè)外部成員時(shí)，當(dāng)受邀的對(duì)方點(diǎn)擊分享連結(jié)后，只要在平臺(tái)上直接注冊(cè)新帳號(hào)就可以使用，由于注冊(cè)不用經(jīng)過(guò)驗(yàn)證，過(guò)程算是簡(jiǎn)便。分享檔案者只要設(shè)定密碼等安全設(shè)定，便能讓檔案分享時(shí)有更多的防護(hù)。而管理者后續(xù)也能對(duì)這些外部成員做出管控，從管理介面上檢視「外部帳號(hào)列表」，便能決定這些帳號(hào)的啟用與關(guān)閉。偏向使用方便性，管控較為被動(dòng)。
基本移動(dòng)平臺(tái)使用與同步功能皆具備
在移動(dòng)平臺(tái)的使用上，分享云也提供iOS與Android系統(tǒng)平臺(tái)的App，兩者使用介面完全一致，這點(diǎn)相當(dāng)不錯(cuò)。功能上，基本的下載、分享功能，也都能在使用者端App直接操作，留言、標(biāo)簽與搜尋功能也能在App上獲得應(yīng)用。較可惜的是，無(wú)法縮圖預(yù)覽與線上檢視。
至于PC端的檔案同步功能方面，SecuShare僅支持Windows平臺(tái)，不像這次其他受測(cè)試服務(wù)還能支持Mac OS，較為可惜。同步時(shí)，基本功能使用上沒(méi)有太大問(wèn)題，使用者也可自訂同步選項(xiàng)，像是僅同步個(gè)人檔案，或是個(gè)人檔案與他人分享檔案，算是彈性。
但要注意的是，在Windows檔案總管的資料夾SecuShare Folder中，該資料夾的下一層才會(huì)顯示同步資料夾「Sync」、「Shared」，分別表示個(gè)人檔案與他人分享的資料夾。
提供管理者專屬控制介面
SecuShare提供專屬的管理者介面，想要做到服務(wù)本身的網(wǎng)域、主機(jī)設(shè)定時(shí)，可由此操作，這里并能針對(duì)使用者帳號(hào)與公用空間進(jìn)行管理，并有統(tǒng)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目可以查詢。
可設(shè)定等級(jí)列表作為管控原則供套用
在管控策略上，SecuShare可依使用者帳號(hào)的等級(jí)，設(shè)定相對(duì)應(yīng)的權(quán)限，當(dāng)中最方便的地方，就是可以針對(duì)帳號(hào)的裝置使用做出限制，像是限制瀏覽器、桌面軟件、App與Outlook Add-in的使用。另外，管理者也能禁用使用者的檔案連結(jié)分享功能。
移動(dòng)平臺(tái)使用操作不難
在SecuShare移動(dòng)平臺(tái)上的功能與操作，與網(wǎng)頁(yè)介面相當(dāng)，使用者可以快速依據(jù)項(xiàng)目尋找資料，像是個(gè)人檔案與公用空間，要檢視他人的分享則是選則個(gè)人分享，App上的基本功能操作與網(wǎng)頁(yè)介面相當(dāng)，你可以留言、針對(duì)資料夾設(shè)定分享或產(chǎn)生連結(jié)，或針對(duì)檔案產(chǎn)生連結(jié)。
資料夾分享可對(duì)內(nèi)部成員設(shè)定存取權(quán)限
在SecuShare平臺(tái)上，分享資料夾的機(jī)制是為了對(duì)應(yīng)公司內(nèi)部使用者，這里的設(shè)定介面相當(dāng)易用且直覺(jué)，并能同時(shí)針對(duì)不同使用者，設(shè)定資料夾的新增、編輯與刪除權(quán)限。要停止對(duì)使用者的共用也很容易，可選擇暫時(shí)關(guān)閉，或是完全移除共用。
檔案分享提供密碼、期限與下載次數(shù)設(shè)定
在產(chǎn)生檔案連結(jié)的應(yīng)用時(shí)，使用者在設(shè)定分享對(duì)象給外部人員，還可以加入存取條件的設(shè)定，像是設(shè)定密碼、連結(jié)到期日，以及下載次數(shù)的限制，讓檔案分享能有更多防護(hù)。你還可以開(kāi)啟下載通知，一旦對(duì)方下載后，便能通過(guò)郵件通知自己。
提供檔案留言機(jī)制，增加溝通便利
使用者在SecuShare網(wǎng)頁(yè)介面上的操作時(shí)，在資料夾與檔案后方均有功能圖示，與內(nèi)部成員分享資料夾，或是對(duì)內(nèi)外成員傳送檔案連結(jié)都很容易，而且介面上還提供留言功能。平臺(tái)本身也具備病毒防護(hù)功能，可掃描上傳檔案，相當(dāng)特別。
檔案版本管控機(jī)制也支持，便于管理檔案
網(wǎng)頁(yè)介面上傳檔案時(shí)，這里有一項(xiàng)很貼心的設(shè)計(jì)，那就是若檔名相同時(shí)，會(huì)提示使用者，并且可以選擇覆寫(xiě)或自動(dòng)更名。在覆寫(xiě)檔案情況下，SecuShare平臺(tái)上其實(shí)也提供版本管控機(jī)制，使用者可以檢視版本記錄，執(zhí)行回復(fù)或刪除舊版。
可遠(yuǎn)端封鎖、清除使用者帳號(hào)的裝置使用
管理使用者帳號(hào)時(shí)，管理者可以通過(guò)等級(jí)設(shè)定，限制帳號(hào)在瀏覽器、App，以及PC端同步程式的使用。更特別的是，這里還提供封鎖與清除功能，像是對(duì)App裝置啟用清除或封鎖后，該使用帳號(hào)將無(wú)法登入App繼續(xù)使用。
提供詳細(xì)的檔案存取與使用者操作記錄
在統(tǒng)計(jì)報(bào)表中，SecuShare主要是針對(duì)登入與存取的行為，提供排名、統(tǒng)計(jì)與記錄，在管理者檢視存取記錄時(shí)，這里保存了帳號(hào)、檔案、操作與日期與IP位置等資訊，而操作記錄項(xiàng)目中，也能記錄使用者在系統(tǒng)上所有執(zhí)移動(dòng)作。
