著名的“木桶”理論這樣說：
一個木桶能裝多深的水，取決于這個木桶最短的那塊木板。
這用來形容我們的企業(yè)信息管理環(huán)境恐怕再合適不過了。對于企業(yè)來說，完整的信息管理環(huán)境就像是一個木桶，而企業(yè)的信息管理能力大小就取決于整個信息管理鏈中最弱的那一環(huán)。如何察覺信息管理鏈中的薄弱環(huán)節(jié)，審計就起到了重要作用。
作為全球化經(jīng)濟時代企業(yè)內(nèi)外重要而常用的溝通工具之一，E-mail無疑有著非同一般的地位。因此，對郵件的審計，關(guān)系著企業(yè)信息管理中的安全管理、內(nèi)容管理和協(xié)同管理。
針對內(nèi)容的審計通常包括郵件信息是否合規(guī)，是否涉密；針對行為的審計主要是指對授權(quán)人員的操作行為和系統(tǒng)進程的審計。審計的宗旨在于郵件的內(nèi)容和行為都要符合公司的制度要求、安全規(guī)范和利益需要，更要符合外部法規(guī)的嚴格要求。郵件的全部審計流程從事前防控、事中操作到事后報告都要滿足合理合法、全面精準，只有這樣的郵件審計才能達到實用高效的雙重標準。
在郵件審計方面，MessageSolution EEA開郵件歸檔領(lǐng)域之先河。審計模塊與EEA的高效搜索引擎相互配合，可以實現(xiàn)精確查詢、二次搜索以快速縮小審計范圍。既支持自動審計，又支持協(xié)同審計。對目標信息可執(zhí)行分類、鎖定、打標等操作，繼而跟蹤分析，輸出報告，完成全部審計流程。
MessageSolution發(fā)現(xiàn)，郵件歸檔和審計需求已不僅僅是在金融行業(yè)和上市企業(yè)中產(chǎn)生，目前，政府機關(guān)和事業(yè)單位的審計需求也呈遞增之勢。只是不同企業(yè)單位使用郵件歸檔審計的最初目的可能有所不同，有些企業(yè)是為了內(nèi)部信息安全和工作程序?qū)徲�，有些企業(yè)則是未雨綢繆，使之成為規(guī)避經(jīng)營風險、實現(xiàn)電子舉證的有效武器。
國內(nèi)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對國內(nèi)上市公司實行了嚴格而具體的約束，迫使已經(jīng)上市和即將上市的公司不得不提高郵件信息系統(tǒng)的整合，以保證郵件信息的歸檔和審計流程合規(guī)。而隨著中國企業(yè)的國際化發(fā)展，美國《薩班斯法案》對企業(yè)的影響也逐漸增大，對選擇國外上市的公司而言更是不可忽略的一道關(guān)卡。至此，郵件的歸檔和審計已變得尤其重要。
使用了郵件歸檔審計系統(tǒng)，確保了郵件信息的合規(guī)保存，也就保證了郵件不被篡改，這樣才能成為真實有效的證據(jù)，在訴訟中助企業(yè)一臂之力。在MessageSolution多年服務(wù)于客戶的經(jīng)驗中，類似案例不勝枚舉。
所以，郵件歸檔審計無論是對企業(yè)內(nèi)部信息管理還是對企業(yè)外部風險控制，其重要作用都是不言而喻的。在信息化發(fā)展一日千里的時代，MessageSolution郵件歸檔能夠幫助企業(yè)完善信息管理，使郵件信息參與到企業(yè)決策進程中，發(fā)揮更大的作用。
