縱觀整個(gè)人員出入管理發(fā)展歷程，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，這所有的行業(yè)其實(shí)都在解決一個(gè)問(wèn)題：讓正規(guī)來(lái)訪進(jìn)行，阻止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。但通道、門禁、梯控似乎只做了局部限制，當(dāng)他進(jìn)入場(chǎng)所以后我們就失去了對(duì)他的控制。正如一個(gè)人來(lái)敲了我們家的門，只要他敲了門，門就會(huì)開(kāi)，如果他擁有我家臥室房門的鑰匙，便可以進(jìn)入任何一個(gè)房間，沒(méi)辦法進(jìn)行管制，安全事故也因此發(fā)生。訪客管理系統(tǒng)的誕生有效緩解了系列問(wèn)題。
資料顯示，隨著公安部頒布的《公安機(jī)關(guān)監(jiān)督檢查企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部治安保衛(wèi)工作規(guī)定》在2007年10月1日正式實(shí)施，來(lái)訪賓客進(jìn)出安全管理問(wèn)題成為各級(jí)政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的頭等大事。特別社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及融合，各種外來(lái)人員流動(dòng)性的日益頻繁，更增加了安全隱患。為此專門研發(fā)了智能訪客登記管理系統(tǒng)，加強(qiáng)登記有序管理，防止安全事故發(fā)生。智能訪客管理系統(tǒng)的研發(fā)更是可以安全可靠地進(jìn)行來(lái)訪人員管理，不僅可以保障各個(gè)單位的安全，更可以提高企事業(yè)單位的電子化訪客登記水平和形象。
主動(dòng)式智能訪客管理將取代被動(dòng)
無(wú)論是上文的手工登記，還是計(jì)算機(jī)登記，其實(shí)都不是成熟的訪客管理，他們僅僅做了訪客管理的一個(gè)部分——身份確認(rèn)。目前市場(chǎng)需要的是能夠給用戶帶來(lái)良好體驗(yàn)，又可確保安全訪問(wèn)的訪客管理系統(tǒng)！這種訪客管理不僅要確保他進(jìn)入場(chǎng)所的身份安全，同時(shí)要確保他場(chǎng)所內(nèi)部的訪問(wèn)安全。
那么，在這個(gè)用戶體驗(yàn)為主的時(shí)代，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶體驗(yàn)、又做到高效安全的訪客管理呢？答案只有一個(gè)，化被動(dòng)為主動(dòng)！我們可以在入口處設(shè)置自助式的訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問(wèn)，自助訪客終端登記速度比被動(dòng)式的登記速度更快；且能夠與通道、梯控、門禁聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)訪客場(chǎng)內(nèi)軌跡的查看；同時(shí)，我們可以根據(jù)場(chǎng)所人流量配置多臺(tái)自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵。
被動(dòng)式訪客登記系統(tǒng)只是過(guò)渡產(chǎn)品，真正的訪客管理將是主動(dòng)式智能管理的天下。我不得不說(shuō)我佩服那些有著敏銳嗅覺(jué)并快速反應(yīng)的企業(yè)。就我所知，單做訪客機(jī)排隊(duì)機(jī)起家的中振以及在通道行業(yè)頗有影響力的杭州立方已經(jīng)將主動(dòng)式智能訪客管理系統(tǒng)推向了市場(chǎng)，并成功運(yùn)用在了法院、商務(wù)大樓等場(chǎng)所。其中中振推出了MR-H8電話-短信訪客登記一體機(jī)，該款機(jī)型支持來(lái)訪者自助登機(jī)和預(yù)約登記功能。來(lái)訪者到達(dá)場(chǎng)所后，可在登記設(shè)備上自助登記身份信息，設(shè)備將自動(dòng)撥通被訪人電話，確認(rèn)是否發(fā)卡；這張卡可通過(guò)通道閘機(jī)、電梯、門禁，帶領(lǐng)訪客暢通無(wú)阻的到達(dá)被訪人區(qū)域；同時(shí)這款機(jī)子還支持網(wǎng)絡(luò)預(yù)約功能，被訪人通過(guò)瀏覽器登記預(yù)約來(lái)訪人身份和手機(jī)號(hào)，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)給來(lái)訪人手機(jī)發(fā)送短信預(yù)約號(hào)，來(lái)訪人到達(dá)大廳后，直接輸入預(yù)約號(hào)即可吐卡。
智能訪客系統(tǒng)受關(guān)注
目前市面上的訪客系統(tǒng)主要分兩類，一類是登記式訪客系統(tǒng)，另一類是智能訪客系統(tǒng)。登記式訪客系統(tǒng)主要靠大樓的物業(yè)人員前臺(tái)等來(lái)操作登記來(lái)訪者信息，確定來(lái)訪者身份，發(fā)放來(lái)訪者通行權(quán)限，而智能訪客系統(tǒng)主要是由來(lái)訪者自助的進(jìn)行登記個(gè)人信息，由被訪者來(lái)確認(rèn)來(lái)訪者的身份以及發(fā)放來(lái)訪者的通行權(quán)限。智能訪客系統(tǒng)一般也可以分為兩類，一類是VOIP訪客系統(tǒng)，一類是自助語(yǔ)音訪客系統(tǒng)。
VOIP訪客系統(tǒng)是通過(guò)IP電話機(jī)與被訪者視頻通話（被訪者能看到來(lái)訪者，來(lái)訪者不能看到被訪者），由被訪者確認(rèn)來(lái)訪者身份，發(fā)放相應(yīng)的通行權(quán)限。這種系統(tǒng)的弊端有二，一是IP電話機(jī)的價(jià)格較昂貴，大樓內(nèi)的公司越多就意味著使用的IP電話機(jī)數(shù)量會(huì)越多，且IP電話機(jī)不能當(dāng)做普通的電話機(jī)使用，所以造價(jià)也就相對(duì)昂貴。二是物業(yè)管理者處所留有的信息只有一張照片信息和照片上的人訪問(wèn)了誰(shuí)，相對(duì)來(lái)說(shuō)信息量較少。
◇ 自助語(yǔ)音訪客系統(tǒng)
自助語(yǔ)音訪客系統(tǒng)是來(lái)訪者通過(guò)在自助終端機(jī)上登記自己的信息，自助終端撥打被訪者的電話或者手機(jī)，由被訪者確認(rèn)來(lái)訪者身份，發(fā)放相應(yīng)的通行權(quán)限。自助語(yǔ)音訪客系統(tǒng)由受訪者通過(guò)電話或視頻等親自確認(rèn)訪客，判斷訪客的權(quán)限，避免了由于物業(yè)和承租戶溝通不暢的問(wèn)題而可能導(dǎo)致的誤授權(quán)的可能。在來(lái)訪者請(qǐng)求受訪者發(fā)放拜訪權(quán)限時(shí)，受訪者可以拒絕拜訪，能有效避免上門推銷等打擾受訪者，不受歡迎的人員進(jìn)入等情況發(fā)生。
當(dāng)拜訪結(jié)束，刷卡通過(guò)通道設(shè)備后，卡片將注銷此次拜訪的所有授權(quán)，可以不再進(jìn)行任何操作便能下次使用，這樣能有效的節(jié)省管理者的人力成本，也能避免來(lái)訪者將卡帶走下次不重新登記進(jìn)入，有效的提高了大廈的安全性。
智能訪客系統(tǒng)由被訪者自己確認(rèn)來(lái)訪者信息，身份的真實(shí)性得到保障。發(fā)放的權(quán)限卡有相應(yīng)的限制，來(lái)訪者進(jìn)入大樓后不能隨意的到其他辦公區(qū)域走動(dòng)逗留。能有效的提高大樓的安全性。當(dāng)大廈的訪問(wèn)人流量較大時(shí)只要增加自助訪客終端即可，避免了人流量打造成大廈的大廳擁堵現(xiàn)象。
由于智能訪客系統(tǒng)的是由來(lái)訪者與被訪者互動(dòng)操作，物業(yè)管理人員不直接參與，減少了管理成本和矛盾糾紛也減少了被訪者被騷擾的可能性。
IP浪潮席卷訪客管理
隨著安防IP化浪潮，安防產(chǎn)品IP化的大勢(shì)所趨，所以在選擇訪客系統(tǒng)時(shí)選用IP化的產(chǎn)品將會(huì)給布線安裝等帶來(lái)很大的便利。自助語(yǔ)音系統(tǒng)基本架構(gòu)采用TCP/IP組網(wǎng)結(jié)構(gòu)，保障了高速率的數(shù)據(jù)傳輸，各個(gè)子系統(tǒng)之間即保持了緊密的聯(lián)系，又符合模塊化設(shè)計(jì)的原理，可根據(jù)實(shí)際需要，自由的添加或減少子系統(tǒng)中的組件，不影響其他子系統(tǒng)功能。
若一棟大廈中有多家公司，為了方便管理需嚴(yán)格的控制來(lái)訪者的訪問(wèn)權(quán)限。例如，來(lái)訪者A獲得的是5樓501公司的訪問(wèn)權(quán)限，但是A卻乘電梯到了6樓，順手將602公司的電腦偷走。這種情況下602公司勢(shì)必要找大廈的管理者理論，因?yàn)槭枪芾碚吖芾聿粐?yán)造成他們的財(cái)產(chǎn)損失。那么如何避免類似的問(wèn)題出現(xiàn)呢？訪客系統(tǒng)應(yīng)該做到與其他系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，以上面的案例為例，在發(fā)放卡片進(jìn)行授權(quán)時(shí)就應(yīng)該只給來(lái)訪者A在5樓501的訪問(wèn)權(quán)限，與梯控系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，在乘電梯時(shí)只允許該授權(quán)拜訪5樓，其他樓層的按鍵不響應(yīng)其操作。與門禁系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，在5樓各個(gè)公司的門禁之間只有501有響應(yīng)其操作，502等其他門將不響應(yīng)其操作。在樓層與樓層之間安裝權(quán)限認(rèn)證，限制其通過(guò)消防通道進(jìn)入其他樓層。這樣嚴(yán)格的控制來(lái)訪者的訪問(wèn)區(qū)域能有效、安全、方便的管理客戶的來(lái)訪。
智能訪客管理普及需要成本的降低
2013年1月1日，一代身份證將不再有效，這就意味著二代身份證真正的全面普及。二代身份證普及給訪客管理帶來(lái)的好處就是在登記訪客信息時(shí)更加的方便快捷。更重要的是由于二代身份證難以仿制，避免了來(lái)訪者使用假證件而帶來(lái)的安全隱患。配合攝像頭抓拍來(lái)訪者的照片以供警衛(wèi)等對(duì)比，防止授權(quán)的卡片給他人使用，更能提高樓宇的安全性。
目前，由于智能訪客系統(tǒng)的造價(jià)相對(duì)較高，市場(chǎng)普及率不是很高，常見(jiàn)的還是以登記式訪客系統(tǒng)為主。智能訪客系統(tǒng)主要應(yīng)用于高端的寫字樓，對(duì)安全性，智能化要求較高的場(chǎng)所。典型的案例有上海越洋國(guó)際廣場(chǎng)的VOIP訪客系統(tǒng)、上海中信城的VOIP訪客系統(tǒng)、北京創(chuàng)新大廈移動(dòng)總部的自助語(yǔ)音訪客系統(tǒng)。
但在未來(lái)，隨著人們安全意識(shí)的提高，智能化的普及，以及用戶對(duì)人性化服務(wù)的追求，智能訪客系統(tǒng)將會(huì)逐步的普及，當(dāng)然隨著科技的發(fā)展和生產(chǎn)技術(shù)的提高，系統(tǒng)的造價(jià)成本也將逐漸降低。
