新東方教育科技集團(tuán)（NYSE:EDU）由1993年成立的北京新東方學(xué)校發(fā)展壯大而來，目前集團(tuán)以培訓(xùn)為核心，擁有新東方親子中心、泡泡少兒教育、優(yōu)能中學(xué)教育、基礎(chǔ)英語培訓(xùn)、大學(xué)英語及考研培訓(xùn)、出國考試培訓(xùn)、多語種培訓(xùn)等多個(gè)培訓(xùn)體系，同時(shí)在基礎(chǔ)教育、職業(yè)教育、教育研發(fā)、出國咨詢、文化產(chǎn)業(yè)等方面取得了驕人的成績。作為中國最大的著名私立教育機(jī)構(gòu)，新東方教育科技集團(tuán)于2006年在美國紐約證券交易所成功上市。
隨著新東方教育在中國的市場地位不斷增強(qiáng)，集團(tuán)內(nèi)部、外部來往郵件數(shù)據(jù)量不斷增加，無論是員工還是公司都需要對郵件進(jìn)行有效管理和運(yùn)用。而公司規(guī)模的迅速增長帶來了很多挑戰(zhàn)，尤其是在美上市后，面臨的是嚴(yán)格的法規(guī)遵從要求。如何管理海量郵件和應(yīng)對法規(guī)遵從成為新東方教育首先考慮的問題。
為應(yīng)對以上需求，新東方教育選擇了 MessageSolution EEA 企業(yè)郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)。經(jīng)過部署，MessageSolution EEA不僅正常執(zhí)行即時(shí)歸檔和定時(shí)歸檔全部郵件的任務(wù)，更實(shí)現(xiàn)了搜索、管理的便捷化和高效化，并為將來的恢復(fù)和擴(kuò)展奠定了基礎(chǔ)。
郵件數(shù)據(jù)暴漲，搜索管理更高效
當(dāng)今的教育產(chǎn)業(yè)正處在蓬勃發(fā)展的時(shí)期，對于新東方教育科技集團(tuán)這一行業(yè)領(lǐng)跑者而言，這意味著更大的機(jī)遇和更大的挑戰(zhàn)。毫無疑問，承載著公司大量機(jī)密、參與所有日常工作的郵件，其舉足輕重的地位是不言而喻的。而迅速增長的郵件數(shù)據(jù)使員工和管理員花在郵箱上的時(shí)間和精力都較以往大大增加，令人頭疼不已�？此坪唵蔚泥]件，居然成為了提高辦公效率的瓶頸。
新東方教育的郵件系統(tǒng)管理人員說：郵件數(shù)據(jù)的高速增長使我們IT部門要付出很大的精力來管理郵件數(shù)據(jù)和郵件服務(wù)器，還要應(yīng)對同事們恢復(fù)郵件等需求。從個(gè)人使用角度講，郵箱自帶搜索功能已經(jīng)滿足不了海量數(shù)據(jù)迅速查找的要求，而且也無法做到項(xiàng)目相關(guān)郵件的集中管理。所以我們需要的是一款能滿足以上所有需求的解決方案。我們評估測試了國內(nèi)外各具代表性的幾款產(chǎn)品，MessageSolution EEA最符合我們的要求。
滿足法規(guī)要求，便捷易用更勝一籌
據(jù)統(tǒng)計(jì)，僅在美國一地，聯(lián)邦和州政府就起草了約10,000條強(qiáng)調(diào)“文檔記錄”的法律或法規(guī)，這里面就包括電子郵件這種形式的文檔。法規(guī)中最著名的莫過于薩班斯?奧克利法案(Sarbanes-Oxley Act)：要求上市公司保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不少于5年。
電子郵件的合規(guī)保存不僅意味著要保留足夠長的時(shí)間，更需要全部、完整、一字不差地保留，同時(shí)要求在響應(yīng)審計(jì)訴訟等緊急情況時(shí)，郵件能迅速被提交。“在法規(guī)要求的有效時(shí)間內(nèi)，從龐大的陳年郵件備份中找出幾封郵件作為證據(jù)提交，這幾乎是不可能完成的”，新東方教育相關(guān)工作人員這樣解釋。于是，郵件歸檔是上市公司滿足法規(guī)要求的必然選擇。在咨詢了一些IT同行并對歸檔產(chǎn)品進(jìn)行了嚴(yán)格的評測后，新東方教育選擇了MessageSolution EEA。
部署MessageSolution EEA只花了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，IT管理員幾乎可以不用經(jīng)過培訓(xùn)就能完成系統(tǒng)配置。將所有郵件全部歸檔后，員工可以自行查找和恢復(fù)郵件，既方便了個(gè)人，也大大減輕了管理員的壓力。
新東方教育郵件系統(tǒng)管理人員說：使用了MessageSolution EEA，我們在郵件服務(wù)器上的工作壓力就減輕了很多。因?yàn)榇罅康泥]箱用戶，一旦出現(xiàn)郵件大量丟失的問題，可想而知我們的壓力是多么大。而現(xiàn)在這些操作都可以在用戶端自主完成，非常方便。
MessageSolution EEA的用戶端使用也非常容易，與郵箱桌面客戶端和網(wǎng)頁客戶端無縫集成，也支持獨(dú)立入口，這使員工使用起來無需改變原有操作習(xí)慣。“管理員在做配置的時(shí)候也不用到每個(gè)用戶端一一操作，只需在服務(wù)器管理中做統(tǒng)一配置就可以。”工作人員特別提到。
全面合理規(guī)劃，支持集團(tuán)發(fā)展
由于郵件中通常包含了公司的商業(yè)機(jī)密，所以歸檔務(wù)必要保證郵件的安全性。被歸檔郵件在壓縮、傳輸、使用等過程中，均進(jìn)行加密處理，這樣才能保障歸檔郵件的不可篡改。在保證安全性的基礎(chǔ)上，歸檔系統(tǒng)的部署和配置也符合新東方教育的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展規(guī)劃。“我們的員工分布于海內(nèi)外，MessageSolution EEA所提供的功能符合我們跨區(qū)域聯(lián)合搜索的要求”，工作人員強(qiáng)調(diào)。
同樣重要的是，郵件歸檔還要與企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng)。“MessageSolution EEA還有一個(gè)特別之處，就是具有良好的擴(kuò)展性，可以對接任意存儲(chǔ)，將來要添加存儲(chǔ)或進(jìn)行遷移都是非常簡便的事情”，新東方教育郵件系統(tǒng)管理人員說，“MessageSolution在郵件歸檔領(lǐng)域的專業(yè)化令我們非常信任他們，這是一次很愉快的合作。”
