近日，江蘇東洋之花化妝品股份有限公司（以下稱“東洋之花”）的ERP系統(tǒng)成功上線，通過實(shí)施Sage ERP X3 V6解決方案，東洋之花在統(tǒng)一產(chǎn)品和物料編碼的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)化采購(gòu)和數(shù)據(jù)分析；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的標(biāo)準(zhǔn)化和共享；物流、財(cái)務(wù)流和信息流的整合。
東洋之花于1992年成立，經(jīng)過20年的發(fā)展，現(xiàn)已發(fā)展成為民族化妝品行業(yè)的一面旗幟。早在1999年，東洋之花便在上海設(shè)立技術(shù)中心和市場(chǎng)研究中心，并在此基礎(chǔ)上，于2008年8月在上海張江高科技園區(qū)建立產(chǎn)供銷為一體的上海東洋之花公司張江基地。目前公司在上海、南通、蘇州設(shè)立了多處科研生產(chǎn)基地。上海原尚草化妝品有限公司（以下稱“原尚草”）的原尚草系列產(chǎn)品亦是東洋之花自主研發(fā)的品牌。
2008年，隨著公司集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的需要和日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，為了滿足集團(tuán)實(shí)際業(yè)務(wù)流程管理的需求，東洋之花開始信息化建設(shè)，積極進(jìn)行ERP選型和項(xiàng)目部署實(shí)施。經(jīng)過反復(fù)的選型評(píng)估，又經(jīng)過一系列的商務(wù)洽談和產(chǎn)品測(cè)試，Sage ERP X3 V6最終憑借其廣泛的應(yīng)用功能及緊密貼合行業(yè)需求的優(yōu)勢(shì)，成功和東洋之花簽約。
基于東洋之花三個(gè)公司三個(gè)地點(diǎn)的組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，如果在Sage ERP X3 V6系統(tǒng)內(nèi)都以單獨(dú)的公司形式設(shè)立，內(nèi)部管理的交易就會(huì)非常復(fù)雜，特別是在頻繁的退貨和翻箱的情況下。因此，考慮到業(yè)務(wù)的拓展性和交易的簡(jiǎn)化性，賽捷軟件將東洋之花的三個(gè)公司以三個(gè)職能形態(tài)的方式設(shè)立在同個(gè)公司之下，同時(shí)這三個(gè)公司都設(shè)立財(cái)務(wù)地點(diǎn)。即：讓江蘇東洋之花主導(dǎo)采購(gòu)、生產(chǎn)和物流職能；上海東洋之花主導(dǎo)銷售職能，而原尚草的職能則進(jìn)一步精簡(jiǎn)，只擁有銷售職能和部分的采購(gòu)職能，大部分的采購(gòu)職能和生產(chǎn)職能都交付給江蘇東洋之花。這樣的設(shè)置，既符合當(dāng)前人員的配置，也具有相當(dāng)?shù)耐卣剐�。如果以后有新的公司和新的品牌需要�?dú)立，都可以參照此項(xiàng)設(shè)置，與此同時(shí)，這樣的設(shè)置也極大的方便了以后進(jìn)行單獨(dú)設(shè)賬以及設(shè)置與內(nèi)部的關(guān)聯(lián)交易。
據(jù)了解，東洋之花在部署ERP系統(tǒng)之前，基本上都是采取傳統(tǒng)的手工作業(yè)，沒有規(guī)范的物料編碼，無法及時(shí)對(duì)報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。這就造成東洋之花倉(cāng)庫(kù)管理雜亂、不規(guī)范，經(jīng)過手工錄帳的倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存信息不準(zhǔn)確。從基礎(chǔ)編碼維護(hù)角度來講，當(dāng)時(shí)的東洋之花各種類別的編碼維護(hù)管理比較分散，申請(qǐng)時(shí)間、流程和標(biāo)準(zhǔn)不一，缺少專人負(fù)責(zé)管理，基本上是停留在“誰用誰申請(qǐng)，不用沒人管”的階段。
為了更好的管理基礎(chǔ)編碼，賽捷軟件結(jié)合化妝品生產(chǎn)制造業(yè)的特點(diǎn)，花費(fèi)了大量的時(shí)間進(jìn)行基礎(chǔ)資料的編碼設(shè)計(jì)。賽捷軟件建議東洋之花集中到某個(gè)部門某個(gè)角色去統(tǒng)一完成編碼管理，而后由東洋之花制定出符合編碼管理規(guī)范的統(tǒng)一的申請(qǐng)、啟用、信息修改、關(guān)閉等流程，以確保ERP編碼規(guī)范能夠切實(shí)被落實(shí)執(zhí)行，從而真正保證ERP系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)轉(zhuǎn)。
在ERP上線初期，為了最大程度的保證正常生產(chǎn)的進(jìn)行，減少系統(tǒng)切換時(shí)所帶來的不穩(wěn)定性，賽捷軟件建議東洋之花暫時(shí)不使用Sage ERP X3 V6系統(tǒng)中的MRP直接轉(zhuǎn)成工單方式，而是先使用人工方式錄入工單。待整體系統(tǒng)流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)一段時(shí)間之后，再逐步使用MRP功能來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的輔助處理。通過此種過渡方式，可以最大程度的減少系統(tǒng)切換給正常業(yè)務(wù)帶來的沖擊，降低員工對(duì)新信息系統(tǒng)應(yīng)用的抵觸情緒，最大限度的及時(shí)發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功用。
“ERP上線之后，極大的提高了公司的整體辦公效率。倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存和車間材料的記賬也愈發(fā)及時(shí)準(zhǔn)確，生產(chǎn)計(jì)劃功能不僅讓PMC徹底從excel中解脫出來，而且也大幅提高了計(jì)劃的正確性，很大程度上減少了浪費(fèi)，為公司節(jié)約了大量成本。有了Sage ERP平臺(tái)，員工的產(chǎn)值效益明顯提高。”東洋之花信息化主任史先生感嘆道。
Sage ERP X3的成功上線，讓東洋之花的各種業(yè)務(wù)（采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)、質(zhì)檢和銷售）都實(shí)現(xiàn)了流程控制，并實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的緊密集成，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)間的聯(lián)動(dòng)和共享，實(shí)現(xiàn)了公司流程的優(yōu)化和控制。與此同時(shí)，在改變?cè)瓉硪揽咳斯そy(tǒng)計(jì)和整理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，集團(tuán)內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性都得到了大幅提升，從而在提高員工工作效率的同時(shí)，也為公司的決策分析提供了信息支持。
