協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)信息化的重要組成部分，在大型集團(tuán)企業(yè)信息化體系中扮演著重要角色。國內(nèi)協(xié)同辦公系統(tǒng)雖百花齊放，但水平和深度參差不齊，能夠滿足大型集團(tuán)企業(yè)協(xié)同管控需求的產(chǎn)品寥寥無幾。
這種情況下大型集團(tuán)企業(yè)在選擇協(xié)同辦公系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？中國軟件網(wǎng)記者就此對(duì)北京慧點(diǎn)科技有限公司企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)杜勝進(jìn)行了專訪。杜勝在集團(tuán)型企業(yè)管理信息化建設(shè)領(lǐng)域擁有14年專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，曾為中國五礦、中國鐵建、華潤集團(tuán)、中國南車、華僑城集團(tuán)等眾多大型集團(tuán)企業(yè)提供過管理業(yè)務(wù)咨詢規(guī)劃和IT落地建設(shè)服務(wù)，他為大型集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公軟件選型給出了三條建議：
慧點(diǎn)科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān) 杜勝
“產(chǎn)品+服務(wù)”的完整解決方案
不同于單體企業(yè)，大型集團(tuán)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、管理信息化和精細(xì)化程度各不相同，管控需求復(fù)雜，僅依靠產(chǎn)品本身能力很難滿足大型集團(tuán)企業(yè)的辦公和管理需求，需要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展階段和管理現(xiàn)狀進(jìn)行定制和調(diào)整，因此大型集團(tuán)企業(yè)在進(jìn)行選型時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇具備“產(chǎn)品+服務(wù)”完整解決方案交付能力的供應(yīng)商和產(chǎn)品。
企業(yè)除了關(guān)注產(chǎn)品功能深度、用戶體驗(yàn)外，還應(yīng)重點(diǎn)考量廠商對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)需求理解是否深刻，能否為企業(yè)投資發(fā)揮最大的綜合效益提供持續(xù)服務(wù)，在對(duì)廠商的資質(zhì)和能力進(jìn)行全面的考察和深入接觸的基礎(chǔ)上，作出理性的選擇。
產(chǎn)品技術(shù)能支撐集團(tuán)復(fù)雜的管控需求
大型集團(tuán)的各成員企業(yè)間業(yè)態(tài)差異大、信息化和國際化程度不同，因此對(duì)協(xié)同辦公的需求千差萬別、各具特點(diǎn)，大型集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公軟件選型時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮廠商和產(chǎn)品是否具有支撐其復(fù)雜應(yīng)用的技術(shù)能力。
以大型集團(tuán)普遍關(guān)注的公文管理為例。公文在大型集團(tuán)企業(yè)中扮演著重要且特殊的角色，其不僅是集團(tuán)上傳下達(dá)、戰(zhàn)略貫通的重要工具，而且在集團(tuán)信息化過程中發(fā)揮著天然的管道作用。因此，大型集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)中的公文管理，已不再局限于傳統(tǒng)的收發(fā)文管理工具，而是以公文管理為主干打通管理通道，同時(shí)串聯(lián)集成了周邊管理事務(wù)的相關(guān)系統(tǒng)，將集團(tuán)內(nèi)部各部門之間和集團(tuán)成員之間的管理與協(xié)作統(tǒng)一到公文管理之中，幫助企業(yè)達(dá)成“橫向管控、縱向協(xié)同”的管理目標(biāo)。
同樣重要的還有集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的流程管理能力。大型集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)中運(yùn)行著成千上萬個(gè)流程，流程遵循和執(zhí)行著企業(yè)的管理規(guī)則。當(dāng)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、人員、管理模式發(fā)生調(diào)整，就需要業(yè)務(wù)流程能快速響應(yīng)、匹配管理規(guī)則的變化，而慧點(diǎn)科技的流程引擎支持將管理規(guī)則自動(dòng)轉(zhuǎn)化為流程，當(dāng)管理規(guī)則發(fā)生改變時(shí)，只需修改規(guī)則配置即可迅速實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)調(diào)整，減小管理調(diào)整期帶來的波動(dòng)影響。
不僅如此，集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)還呈現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一運(yùn)維、統(tǒng)一管理”的發(fā)展趨勢。構(gòu)建全集團(tuán)統(tǒng)一的協(xié)同辦公系統(tǒng)除了要滿足總部規(guī)范統(tǒng)一的管理要求之外，還需要兼顧統(tǒng)一平臺(tái)之下集團(tuán)成員企業(yè)由于業(yè)務(wù)、管理差異帶來的個(gè)性化需求，最終實(shí)現(xiàn)集團(tuán)協(xié)同辦公管理平臺(tái)統(tǒng)一、共性應(yīng)用統(tǒng)一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享、私有數(shù)據(jù)分離。
足夠多的同類型企業(yè)成功案例
成功案例是供應(yīng)商能力的體現(xiàn)，折射出廠商是否具足夠的管理與信息化經(jīng)驗(yàn)。大型集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)程度高、復(fù)雜應(yīng)用場景多，系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施面臨的潛在問題也更多，在協(xié)同辦公系統(tǒng)選型時(shí)，選擇同類型企業(yè)成功案例多的供應(yīng)商，就意味著一定程度上為項(xiàng)目成功加上了一層防護(hù)衣。擁有足夠多成功案例的供應(yīng)商，其經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驇椭髽I(yè)預(yù)見和應(yīng)對(duì)系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用中的各種問題，同時(shí)可以為集團(tuán)企業(yè)提供先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)借鑒，從而幫助集團(tuán)對(duì)焦自我管理，找到最合適的解決方案。
杜勝介紹，慧點(diǎn)科技作為國內(nèi)領(lǐng)先的管理軟件與服務(wù)提供商，已在大型集團(tuán)企業(yè)為代表的高端OA市場深耕了16年，其集團(tuán)型協(xié)同辦公系統(tǒng)Indi.Office歷經(jīng)從V1.0到V5.0的版本優(yōu)化迭代，已成功應(yīng)用于近千家大型客戶。與國外大牌廠商相比，優(yōu)勢不容小覷，這也使得慧點(diǎn)科技在國內(nèi)大型集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公市場中擁有了驕人的市場占有率和良好口碑：首先，慧點(diǎn)科技對(duì)于中國大型企業(yè)的管理業(yè)務(wù)、管理需求有更深入的了解，也有著眾多大型企業(yè)的成功實(shí)施案例和經(jīng)驗(yàn)；其次，有別于國外廠商的地理優(yōu)勢，讓慧點(diǎn)科技的項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)和產(chǎn)品研發(fā)團(tuán)隊(duì)能夠緊密配合，在短時(shí)間內(nèi)迅速響應(yīng)客戶需求，提供最能滿足企業(yè)實(shí)際的專業(yè)服務(wù)。
以上三條建議，不僅適用于集團(tuán)型企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的選型，也將為企業(yè)其他管理系統(tǒng)的選型帶來參考，希望所有企業(yè)都能選擇到最適合的系統(tǒng)，杜勝總結(jié)道。
