中小企業(yè)信息化的路徑與策略
王永強
2003/10/21
信息化還是"白紙一張"的小企業(yè)怎樣才能走上數(shù)字化的快車道呢？本文將從企業(yè)管理的實際和信息技術(shù)的內(nèi)在邏輯上作一個探索和總結(jié)。
一個企業(yè)想導入信息化手段， 其過程如同拆遷或改造一座舊城市， 要按計劃地、 步步為營、反復多次地進行才能完成。所以企業(yè)在行動之前， 應胸有成竹，統(tǒng)觀全局， 不能走一步看一步。
一、 小企業(yè)初戀數(shù)字化的八個步驟
回顧一下大多數(shù)企業(yè)的電腦化過程吧。
1．電腦掃盲辦公
辦公室中開始使電腦，
企業(yè)文字與圖表處理電腦化，
撥號或?qū)拵�，上網(wǎng)收集信息， 收發(fā)E-MAIL
2．財務管理信息化
單機應用
聯(lián)網(wǎng)應用， 報賬與稅務申報。
3．部門管理電腦化，內(nèi)部數(shù)據(jù)共享
4．搭建企業(yè)局域網(wǎng)
5．開通 外 網(wǎng) 的 窗口網(wǎng)站
6． 開始業(yè)務的集成應用
7．升級硬/軟件系統(tǒng)
8．拋棄老系統(tǒng)，再投巨資，重新規(guī)劃應用
從以上看， 這種信息化過程是"第一次吃螃蟹"的原始方式， 是一個被動的過程， 企業(yè)投入大， 效果差，隱蔽的成本高， 信息化發(fā)展比較緩慢。
二、 為什么管理軟件應用是從財務會計開始的？
這個問題揭示了信息化與數(shù)字化的區(qū)別：
信息是泛指， 數(shù)字化也是電腦數(shù)據(jù)化。數(shù)字化的前提是具有"信息"的形式。
1． 信息的形式的多元化。
2． 信息作為獨特的表現(xiàn)形式，可以是一種管理方法。
3． 信息的載體可以承載任何內(nèi)容的質(zhì)量特征。
首先， 財務會計的方法， 其本身在企業(yè)管理中早先應用了"信息"方法和技術(shù)，只是在開始的時候沒有"數(shù)字化"的信息形式來支持。信息化， 首先就需要對管理對象（人/財/物/事件/無形資產(chǎn)等）的在各種情形下進行定義、分類、總括、檢索和計算。這些分別體現(xiàn)為會計的科目、記賬、立帳、核算與報表方法。 這些原始的業(yè)務模型， 可以被軟件完全模擬。
其次， 財會信息之間的規(guī)范對應與反映關系， 也是"數(shù)字化"之前提，被約定成俗的東西。所以無論是對管理當局，還是對企業(yè)管理者來說，最先規(guī)范化的管理領域便是-財務管理。
最后， 還因為，它與準確計算有天然的聯(lián)系，數(shù)字之間互相反射和對應，又要求一定的實時性， 固"財軟"在中外企業(yè)界和縱向管理應用上都排在了前位。
三、 中小企業(yè)成熟的信息化方法
而今， 企業(yè)管理已從"清冷的珠算時代"步入了"散熱式的計算機時代"，企業(yè)家們完全可以有"前車之鑒"，免去"趟河溺水之苦"。
信息化的工作可繁可簡，但卻是一項嚴肅的系統(tǒng)工程。
企業(yè)家們對自己的企業(yè)來說， 就是父母與之孩兒。大人對小孩從小到大，從吃飯穿衣到職業(yè)選擇都有一些計劃、預測和安排。換成信息化來說， 就是要使初始的和后續(xù)間斷性的投資， 互相兼容和促進，實現(xiàn)投資效益1+i > 2的目標。
信息化工作又如"寫文章"，不能想到哪就寫到哪， 必須要綱目清晰， 統(tǒng)籌安排。因為投資工作不是"軟件代碼"，可刪除、復制、插入、粘貼，失誤就要付出代價。
因此， 做信息化，就先要用"信息化"的方法來考慮問題。
1． 全息決策。 即從一開始就要考慮到一個比較長的周期，一個能覆蓋多業(yè)務領域，最好也能跨越經(jīng)營周期的一個"數(shù)字化計劃"。
2． 斷點決策。 由于企業(yè)發(fā)展的階段性特征決定的， 企業(yè)實力和外部環(huán)境都要幾經(jīng)更新和升級，這些軌跡并非是"連續(xù)的函數(shù)"，適應于不同階段的做法就是這類決策。減少一些"完成取代性"的決策內(nèi)容是考慮的重點。
3． 柔性化。 在不同的發(fā)展期間， 預留"接口"， 保證在沒開通"電梯"時， 能走樓梯。
4． 定義好基礎信息。 企管中的實證、記錄、法律、交易、計量、過程、特征等信息都是構(gòu)成將來"服務器"處理、保存和重用的重要資源， 必須事先重視。
5． 分布性與組件化。 工作站點與應用領域， 都應從可獨立、可分拆、可組合的方式上進行設計。
四、 首推IT規(guī)劃
俗話說， 人是從小看大， 三歲看老。 這說明， 一些基因（包括性格）在起了長遠的作用。IT 規(guī)劃， 就是要找到你企業(yè)能夠長期發(fā)展的"基因"。
一個站在"信息化"彼岸的企業(yè)，如何涉足信息化呢？
一個成熟企業(yè)所遇到的問題， 后來的企業(yè)在開始前都應該規(guī)劃進去。
1． 環(huán)境認知（內(nèi)部與外部）
2． 企業(yè)憲法
3． 戰(zhàn)略構(gòu)思
4． 發(fā)展要素
5． 目標管理
6． 管理變革
7． 經(jīng)營變革
8． IT要素（網(wǎng)絡與融合、通訊、安全、技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、平臺與中間件、各種系統(tǒng)）
9． 系統(tǒng)匹配
10． 商業(yè)智能
上述基本的"十大綱要"，是一個企業(yè)信息的"基因工程"。無論如何， 基因的抽取工作是前期的， 全局性的， 決定性的。
五、 引入第三方咨詢
不管是實施成熟軟件系統(tǒng)，或是新開發(fā)自用系統(tǒng)，或是安排IT投資，都需要抽象需求、規(guī)范業(yè)務流程與控制，這時引入第三方的咨詢是必要的。
1． 中立的第三方既是參謀，也是醫(yī)生。他們與企業(yè)項目組一起對企業(yè)進行事先的診斷和分析，開出性價比 好的"藥方"，對今后的發(fā)展和實施是最為有利的。
2． 企業(yè)若是自己充當咨詢角色， 由于專業(yè)和資源的限制，對信息化的規(guī)律性缺乏深刻理解， 會出現(xiàn)知識、經(jīng)驗的盲點及失誤，常導致多次的"否定之否定"或是前后矛盾的需求，到頭來會得不償失。
3． 由"IT提供方"充當醫(yī)生， 他們常常由于利益驅(qū)動而做出有"傾向"的決定，誤導企業(yè)多花錢或是"貨不對路"， 以至于引出法律糾分。
4． 一些"IT與咨詢"聯(lián)盟的咨詢機構(gòu)也多暗藏玄機，會增加企業(yè)的信息化成本。
六、 導入數(shù)字化的時機
處于起步階段的小企業(yè)， 數(shù)字化可能對目前的經(jīng)營管理還不能有明顯的短期"療效"。因為主要是一些基礎性工作。但選擇了正確的"入口"，卻能有"特效"。
1． 優(yōu)先數(shù)字化對當前經(jīng)管有重大意義的業(yè)務。選擇標準是---數(shù)據(jù)量和實時性要求。
2． 產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)，并對今后經(jīng)營有基礎性影響的業(yè)務領域。這些資料需要準確和連續(xù)性。
3． 在導入一項新的計劃或運營一項新的業(yè)務時。這時可一步到位，以免事后返工。
4． 集成應用的項目， 應及早統(tǒng)籌。 防止"以新除舊"帶來的浪費。
5． 可以單點應用的業(yè)務環(huán)節(jié)，在可擴展和集成的條件下，亦可先行。
6． 信息化知識條件比較好的部門， 如市場信息、綜合辦公、財務和標準化銷售部門等都可先走一步。
小結(jié)
信息化的真正優(yōu)勢在于"集成效益"， 然而對小企業(yè)來說，這還是數(shù)字化遠期目標。隨著業(yè)務規(guī)模和運行規(guī)范化的發(fā)展，必然要過渡到"集成"階段。因此，信息化不能搞"一蹴而就"， 它是與企業(yè)一起成長的同步過程。
作者供稿 CTI論壇編輯