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展望廣播電視局呼叫中心解決方案

2009/10/10

1. 系統(tǒng)介紹

  隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展,各種信息形式、信息傳播手段也不斷涌現(xiàn)出來(lái),各種傳媒機(jī)構(gòu)(包括報(bào)業(yè)機(jī)構(gòu)、雜志發(fā)行機(jī)構(gòu)、電臺(tái)、電視媒體等等)都在設(shè)法應(yīng)用更多、更為方便的手段與廣大受眾進(jìn)行信息交互,對(duì)于傳媒機(jī)構(gòu)而言,贏得受眾的信任和忠誠(chéng)是最為重要的,而在與受眾的各種互動(dòng)方式中,呼叫中心是最為行之有效,也是最容易被受眾所接受的。呼叫中心的建設(shè)可以幫助傳媒機(jī)構(gòu)建立一個(gè)全面、快捷、操作流程化的交互平臺(tái),并在廣大受眾心目中樹(shù)立一個(gè)很好的品牌形象,從而擴(kuò)大影響力和市場(chǎng)份額。
  
  展望軟件在多年呼叫中心建設(shè)中,積累了大量的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn),在深入分析傳媒機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)方式以及服務(wù)模式基礎(chǔ)上,結(jié)合其業(yè)務(wù)特點(diǎn),通過(guò)呼叫中心平臺(tái)將各種傳媒運(yùn)營(yíng)模式、媒體平臺(tái)有機(jī)的結(jié)合起來(lái),總結(jié)出一套行之有效的解決方案,來(lái)為傳媒機(jī)構(gòu)與受眾服務(wù)。

2. 系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)

  2.1 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D


  提供客戶服務(wù)中心系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能,工作人員通過(guò)瀏覽器登錄此服務(wù)器,進(jìn)行不同的業(yè)務(wù)操作,如業(yè)務(wù)查詢等;同時(shí)保存客戶服務(wù)中心系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)信息。


  提供呼叫中心功能,包括電話接入、呼出、IVR、座席話務(wù)控制等;同時(shí)保存錄音文件、IVR的語(yǔ)音文件和系統(tǒng)相關(guān)的其它文件。


  將用戶呼入的電話轉(zhuǎn)換為IP網(wǎng)絡(luò)上的語(yǔ)音數(shù)據(jù),再由軟交換軟件進(jìn)行處理;同樣,語(yǔ)音網(wǎng)關(guān)也可以將IP網(wǎng)絡(luò)上的語(yǔ)音數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為PSTN的電話呼叫,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的外撥功能。


  在不使用VOIP軟電話的清況下,使用語(yǔ)音接入設(shè)備將普通電話連接到語(yǔ)音接入設(shè)備,實(shí)現(xiàn)VOIP語(yǔ)音流與普通模擬語(yǔ)音信號(hào)轉(zhuǎn)換的功能。

  2.2 軟件結(jié)構(gòu)

  客戶服務(wù)中心系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)圖如圖所示:

  系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)主要分為5個(gè)層次:用戶層、應(yīng)用層、服務(wù)層、系統(tǒng)層和系統(tǒng)管理與系統(tǒng)安全層。


  用戶層是客戶服務(wù)中心系統(tǒng)與系統(tǒng)使用者之間的聯(lián)系層。工作人員可以通過(guò)瀏覽器進(jìn)入系統(tǒng)的業(yè)務(wù)部分進(jìn)行工作,處理相應(yīng)事務(wù);用戶可以通過(guò)電話打入系統(tǒng)的呼叫中心部分,獲得自動(dòng)或人工服務(wù);同時(shí),系統(tǒng)可以進(jìn)行電話外撥,聯(lián)系相關(guān)部門或?qū)τ脩暨M(jìn)行主動(dòng)服務(wù)。


  應(yīng)用層是客戶服務(wù)中心系統(tǒng)軟件架構(gòu)的中間層,是應(yīng)用軟件業(yè)務(wù)功能實(shí)現(xiàn)和業(yè)務(wù)邏輯處理集中的部分。應(yīng)用層采用J2EE平臺(tái)技術(shù),解耦、內(nèi)聚、性能、伸縮、擴(kuò)展、靈活、可用、可靠、安全是應(yīng)用層設(shè)計(jì)的原則。

  應(yīng)用層設(shè)計(jì)使用模型-視圖-控制器(Model-View-Controller,MVC)的設(shè)計(jì)模式。模型表示企業(yè)數(shù)據(jù)管理對(duì)該數(shù)據(jù)的訪問(wèn)和更新的業(yè)務(wù)規(guī)則。視圖處理模型的內(nèi)容,它通過(guò)模型訪問(wèn)企業(yè)數(shù)據(jù),并指定應(yīng)該如何表示該數(shù)據(jù)。控制器將和視圖之間的交互轉(zhuǎn)換為由模型執(zhí)行的操作。


  服務(wù)層通過(guò)Webservice、Socket、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、API等技術(shù)為應(yīng)用層提供各項(xiàng)服務(wù),保證應(yīng)用層能夠得到充分的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支持,并且保證應(yīng)用層各個(gè)模塊之間的良好銜接和整體性。


  系統(tǒng)層是客戶服務(wù)中心系統(tǒng)的支撐層,包括系統(tǒng)運(yùn)行所必須的系統(tǒng)軟件。


  由客戶服務(wù)中心系統(tǒng)安全保障機(jī)制和現(xiàn)有物理網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)平臺(tái)層、應(yīng)用數(shù)據(jù)層和管理規(guī)范層的安全管理體系組成。共同為服務(wù)熱線系統(tǒng)提供系統(tǒng)管理和安全保障。

3. 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

  3.1 呼叫中心系統(tǒng)

  3.1.1 用戶接入

  將用戶電話接入服務(wù)熱線,用戶接通后,系統(tǒng)自動(dòng)提取主叫號(hào)碼,識(shí)別用戶身份,并記錄用戶此次呼叫的相關(guān)信息;同時(shí),此部分提供來(lái)電防火墻功能,即根據(jù)提取的主叫號(hào)碼,來(lái)識(shí)別用戶身份,判別用戶是否為黑名單成員,并根據(jù)判斷結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。

  3.1.2 自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答

  用戶接入后,進(jìn)入IVR模塊,用戶可以根據(jù)語(yǔ)音提示,選擇指定的服務(wù)、或者進(jìn)行相關(guān)信息的查詢。

  由自動(dòng)語(yǔ)音播放各功能模塊的名稱及操作方式,用戶可以根據(jù)提示來(lái)選擇指定的信息模塊,并進(jìn)行相應(yīng)的查詢。

  當(dāng)用戶選擇需要查詢的相關(guān)信息后,由系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入并播放相關(guān)信息的語(yǔ)音,如新聞、簡(jiǎn)訊等等。

  3.1.3 呼叫排隊(duì)分配

  對(duì)于用戶的轉(zhuǎn)人工請(qǐng)求都通過(guò)統(tǒng)一的排隊(duì)路由分配給人工座席。在這里可以將用戶分為不同的優(yōu)先級(jí),然后通過(guò)ACD(自動(dòng)話務(wù)分配)根據(jù)優(yōu)先級(jí)和設(shè)定的排隊(duì)算法,自動(dòng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一智能的路由。這樣可以按照用戶的身份合理的分配給最為合適的座席;同時(shí),也使座席工作的分配更加條理化、智能化、并且使工作量達(dá)到平均分配。

  當(dāng)座席全忙的時(shí)候,用戶可以通過(guò)語(yǔ)音信箱自主進(jìn)行留言,用戶可以將投訴或者其他請(qǐng)求信息具體內(nèi)容錄制在語(yǔ)音信箱中,錄制完成后,留言自動(dòng)分配給座席,座席可以收聽(tīng)該留言內(nèi)容,并進(jìn)行相關(guān)處理。

  3.1.4 座席操作控制

  座席操作控制是指當(dāng)座席接聽(tīng)用戶電話時(shí),對(duì)接聽(tīng)方式、以及電話功能等相關(guān)操作。在整個(gè)轉(zhuǎn)人工操作過(guò)程中,是具有全程錄音功能的,實(shí)時(shí)記錄用戶與座席之間的通話,并且可以對(duì)通話錄音進(jìn)行查詢收聽(tīng)。

  座席操作控制功能分為兩個(gè)部分:

  3.1.4.1普通座席


  簽入操作使座席員進(jìn)入正常空閑狀態(tài),可處理電話業(yè)務(wù);簽出操作使座席員離開(kāi)工作狀態(tài),無(wú)法處理電話業(yè)務(wù)。


  當(dāng)座席員由于其他原因無(wú)法接聽(tīng)電話時(shí),可以進(jìn)行示忙操作。示忙操作讓座席員處于忙狀態(tài),電話不能接入;示閑操作讓座席員處于空閑狀態(tài),電話正常接入。


  保持功能是在座席和用戶通話時(shí),座席需要查詢或處理一些問(wèn)題時(shí),進(jìn)行保持操作,進(jìn)入保持狀態(tài)。用戶將聽(tīng)到音樂(lè)聲而聽(tīng)不到座席的聲音,但座席能聽(tīng)到用戶的聲音,當(dāng)進(jìn)行取消保持操作后,座席和用戶恢復(fù)正常通話,座席重新進(jìn)入通話狀態(tài)。


  當(dāng)座席無(wú)法解答用戶的問(wèn)題時(shí),可通過(guò)轉(zhuǎn)移功能將用戶電話轉(zhuǎn)給任何一個(gè)目前空閑的能夠解答相關(guān)問(wèn)題的座席。


  三方通話可使座席在和用戶通話狀態(tài)下,邀請(qǐng)任一空閑座席加入會(huì)議,使三方能彼此通話。

  同時(shí),三方通話還可以呼叫的方式,呼叫局外其它管理部門或者物業(yè)單位,并將其加入到與用戶和座席之間的會(huì)議中來(lái)。這樣,在解決某些具體問(wèn)題的時(shí)候,就可以邀請(qǐng)其他相關(guān)人員加入,使用戶提出的問(wèn)題能夠更加及時(shí)、準(zhǔn)確的處理。
  
  當(dāng)座席得知用戶需要咨詢某些信息的時(shí)候,可以通過(guò)“返回IVR”功能讓用戶直接返回到自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)系統(tǒng)的指定位置,來(lái)收聽(tīng)相關(guān)信息。這樣,對(duì)于一些典型咨詢就可以由自動(dòng)語(yǔ)音來(lái)完成,減少了座席的工作量。


  當(dāng)需要向客戶進(jìn)行回訪的時(shí)候,座席可以通過(guò)呼出功能呼叫用戶來(lái)完成這項(xiàng)操作。在進(jìn)行呼出操作時(shí),座席可以通過(guò)界面的軟鍵盤、或者常用電話本輸入電話號(hào)碼。


  前面提到過(guò),用戶可以通過(guò)語(yǔ)音信箱給座席留言,當(dāng)用戶留言完畢時(shí),留言信息通過(guò)ACD分配給座席,座席可選擇聽(tīng)取留言,并且根據(jù)留言的內(nèi)容生成業(yè)務(wù)申請(qǐng)。

  3.1.4.2 班長(zhǎng)座席
  
  強(qiáng)制簽出可以讓簽入的座席強(qiáng)制進(jìn)入簽出狀態(tài),使其無(wú)法接聽(tīng)電話。


  強(qiáng)制示忙使空閑座席進(jìn)入示忙狀態(tài),使其無(wú)法接聽(tīng)電話;強(qiáng)制示閑使示忙座席進(jìn)入示閑狀態(tài),可以接聽(tīng)用戶電話,或處理留言。


  班長(zhǎng)座席在不打斷普通座席和用戶通話的情況下,可以監(jiān)聽(tīng)普通座席和用戶通話,而用戶和座席聽(tīng)不到班長(zhǎng)座席的聲音。


  耳語(yǔ)操作使班長(zhǎng)座席在不打斷普通座席和用戶通話的情況下,直接與普通座席講話,但用戶聽(tīng)不到班長(zhǎng)座席的話。


  班長(zhǎng)座席可以在用戶和普通座席通話的過(guò)程中,強(qiáng)行與其進(jìn)行三方通話。


  攔截功能可以強(qiáng)制將用戶的電話轉(zhuǎn)接到班長(zhǎng)座席,同時(shí)斷開(kāi)用戶與普通座席的通話。

  3.1.5 應(yīng)急座席

  對(duì)于呼叫中心系統(tǒng)是需要隨時(shí)向客戶提供及時(shí)、全面的服務(wù),然而當(dāng)人員配備無(wú)法滿足條件時(shí),則需要通過(guò)應(yīng)急座席機(jī)制進(jìn)行補(bǔ)充。

  當(dāng)非工作時(shí)間無(wú)座席人員在崗時(shí),如果有用戶接入到呼叫中心系統(tǒng),并需要轉(zhuǎn)接人工座席服務(wù)時(shí),可以將其轉(zhuǎn)接給預(yù)先設(shè)置的應(yīng)急座席。應(yīng)急座席的設(shè)置是通過(guò)通過(guò)外呼功能,呼叫應(yīng)急座席人員的手機(jī)號(hào)碼和固定電話,實(shí)現(xiàn)了對(duì)服務(wù)質(zhì)量的極大補(bǔ)充。

  3.2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)

  3.2.1 業(yè)務(wù)受理

  座席根據(jù)用戶電話,記錄用戶服務(wù)請(qǐng)求(主要業(yè)務(wù)類別包括維修受理、新聞線索和百姓生活),并形成工作單保存在系統(tǒng)中,并且將工作做單發(fā)送到相應(yīng)的部門。

  3.2.2 業(yè)務(wù)處理


  各部門或欄目組登錄系統(tǒng)后,能夠看到座席發(fā)送給他們需要處理的工作任務(wù)。處理完畢,將處理意見(jiàn)以及投訴人滿意情況錄入系統(tǒng)中,保存提交后,將處理結(jié)果反饋給座席人員。


  座席人員接收到處理反饋結(jié)果,如需回訪用戶,則主動(dòng)外撥電話給用戶,填寫(xiě)回訪工作記錄,記錄用戶的滿意情況并且保存到系統(tǒng)中,使整個(gè)工作過(guò)程形成一個(gè)閉環(huán)管理。


  在實(shí)際應(yīng)用中每個(gè)受理任務(wù)應(yīng)該關(guān)聯(lián)一個(gè)或者多個(gè)電話錄音,在業(yè)務(wù)語(yǔ)音管理模塊中可以對(duì)系統(tǒng)中的所有工作任務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)語(yǔ)音的維護(hù),維護(hù)界面可以查看工作單內(nèi)容,收聽(tīng)錄音,并且可以將受理任務(wù)與相關(guān)錄音進(jìn)行關(guān)聯(lián),或者取消關(guān)聯(lián)。

  3.2.3 業(yè)務(wù)查詢

  業(yè)務(wù)查詢功能可根據(jù)條件如受理時(shí)間、編號(hào)、用戶姓名、聯(lián)系電話、地址、受理人、處理狀態(tài)、內(nèi)容詳情等信息查詢到符合條件的受理任務(wù)并以列表的形式顯示。

  3.2.4 統(tǒng)計(jì)分析

  統(tǒng)計(jì)分析可以完成對(duì)業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)功能,并且以柱狀、餅狀和曲線圖的形式表現(xiàn)出來(lái)。呼叫中心信息的統(tǒng)計(jì)可以統(tǒng)計(jì)出一段時(shí)間內(nèi)打入系統(tǒng)的電話和轉(zhuǎn)座席的電話,以及每個(gè)座席的工作量等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)主要統(tǒng)計(jì)不同業(yè)務(wù)類型(包括維修受理、新聞線索、百姓生活等)業(yè)務(wù)的受理量等。

  3.2.5 電話管理

  電話管理模塊是一個(gè)小型的電子名片管理模塊,在這里可以查詢和維護(hù)客戶以及其他聯(lián)系人的基本信息,包括姓名、電話、地址等。

  3.2.6 系統(tǒng)監(jiān)控


  監(jiān)控系統(tǒng)資源的使用情況,系統(tǒng)中的每一個(gè)呼入或者呼出都需要一個(gè)語(yǔ)音通道,在系統(tǒng)資源監(jiān)控模塊中可以監(jiān)控每個(gè)通道使用情況,并且可以啟動(dòng)一個(gè)停止的通道或者停止一個(gè)已經(jīng)運(yùn)行著的通道。


  座席監(jiān)控模塊主要功能是監(jiān)控座席的電話操作,并且可以強(qiáng)制改變座席電話操作狀態(tài)。主要功能包括強(qiáng)制簽出,強(qiáng)制示忙,強(qiáng)制示閑,監(jiān)聽(tīng),結(jié)束監(jiān)聽(tīng),耳語(yǔ),強(qiáng)插,結(jié)束強(qiáng)插,攔截和強(qiáng)制掛斷。

  3.3 業(yè)務(wù)說(shuō)明

  3.3.1 維修受理

  用戶可以通過(guò)呼叫中心熱線服務(wù)進(jìn)行故障維修申報(bào),申報(bào)請(qǐng)求由座席人員受理,記錄用戶詳細(xì)信息,并轉(zhuǎn)交相關(guān)維修部門,當(dāng)維修部門完成維修任務(wù)后,將工作信息反饋給座席人員,并由座席人員通過(guò)呼叫用戶的方式進(jìn)行服務(wù)反饋。整個(gè)維修受理服務(wù)過(guò)程形成一個(gè)閉環(huán),在提高了工作效率的同時(shí)也提高了服務(wù)質(zhì)量。

  3.3.2 新聞線索

  目前,很多報(bào)刊、電臺(tái)、或者電視媒體都會(huì)設(shè)立新聞舉報(bào)機(jī)制,以獲得最為及時(shí)新聞線索,呼叫中心的建立也為新聞線索舉報(bào)提供了一個(gè)方便、快捷的平臺(tái),由用戶撥打傳媒呼叫中心的客服號(hào)碼,直接轉(zhuǎn)接到新聞線索舉報(bào)受理員,由受理員進(jìn)行相關(guān)信息的記錄,并同時(shí)將信息轉(zhuǎn)發(fā)給對(duì)應(yīng)的采訪人員。這樣,就形成了一個(gè)舉報(bào)、受理、采訪的閉環(huán)流程,大大縮短了反應(yīng)時(shí)間,保證了新聞的實(shí)效性。

  3.3.3 百姓生活

  用戶可以通過(guò)廣播電視局呼叫中心進(jìn)行關(guān)于日常生活中衣食住行的各種問(wèn)題的咨詢,并由呼叫中心座席人員進(jìn)行接聽(tīng)并解答,進(jìn)而將呼叫中心服務(wù)深入到百姓生活的方方面面。

  對(duì)于百姓社會(huì)的服務(wù)提供方式可以分為自動(dòng)語(yǔ)音服務(wù)和人工解答服務(wù)。用戶撥打服務(wù)號(hào)碼后,可以根據(jù)自動(dòng)語(yǔ)音菜單的分類自行查找相關(guān)信息;同時(shí),也可以轉(zhuǎn)接人工座席,由座席人員提供服務(wù)咨詢。

  對(duì)于百姓生活服務(wù)咨詢的相關(guān)信息,可以預(yù)先錄入并隨時(shí)維護(hù),座席人員也可以通過(guò)知識(shí)庫(kù)功能進(jìn)行相關(guān)信息的查詢。

4. 展望呼叫中心系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

  4.1 第四代呼叫中心技術(shù)

  呼叫中心的發(fā)展,從技術(shù)革新、應(yīng)用領(lǐng)域的角度可劃分為四代。展望呼叫中心平臺(tái)就是應(yīng)用了第四代呼叫中心技術(shù),融合了一些最新技術(shù);除了傳統(tǒng)的CTI、ACD、數(shù)據(jù)庫(kù)、IVR等,還有VoIP、TTS等新技術(shù)的加盟,使呼叫中心在性能、結(jié)構(gòu)和應(yīng)用等方面發(fā)生質(zhì)的飛躍。

  作為第四代呼叫中心的革命性技術(shù)――分布式IP技術(shù),在展望呼叫中心平臺(tái)中應(yīng)用的最為淋漓盡致。座席的分配不再受地域、服務(wù)器環(huán)境和通訊網(wǎng)絡(luò)的限制,只需要一臺(tái)連接在網(wǎng)絡(luò)上的計(jì)算機(jī)就可以處理客戶的服務(wù)請(qǐng)求;同時(shí)接入方式也更加廣泛,除了傳統(tǒng)的電話網(wǎng)絡(luò),還包括IP電話、即時(shí)消息、短信等媒體的接入,成為名副其實(shí)的多媒體呼叫中心。

  注:基于板卡方式的呼叫中心系統(tǒng)從技術(shù)和應(yīng)用的角度,是屬于第二代呼叫中心技術(shù),能夠完成簡(jiǎn)單的CTI應(yīng)用。但硬件依賴性較強(qiáng),呼叫方式也僅限于電話呼叫,無(wú)法實(shí)現(xiàn)多種媒體的接入;基于板塊方式的呼叫中心系統(tǒng)采用模擬信號(hào)作為支持,無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的IP技術(shù),這樣就無(wú)法實(shí)現(xiàn)座席的地域分布,座席人員只能設(shè)置在呼叫中心服務(wù)器本地,無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)端座席;同時(shí),由于其硬件依賴性較強(qiáng),系統(tǒng)的穩(wěn)定性大大降低,故障維修周期也較長(zhǎng)。

  4.2 展望呼叫中心系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)對(duì)比


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